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Workflow,
un nuovo mattone per informatizzare la Provincia Ne
parliamo con
Dario
Donati - Direttore dell'Ufficio Informatica Tecnica Economica della
Provincia di Bolzano |
| Il
sistema di wokflow della Provincia ha una storia articolata. Le prime esperienze
risalgono infatti al 1997. Fu una scelta notevolmente in anticipo rispetto alla
normativa e allo stato di innovazione tecnologica delle altre pubbliche amministrazioni? | |
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Sicuramente
si trattava di un'esperienza all'avanguardia. All'epoca, infatti, si iniziava
appena a parlare di sistemi di workflow e di gestione documentale e se esisteva
il sentore di qualche esperienza, di certo non si trattava di casi realizzati
da Pubbliche Amministrazioni. La scelta di avviare un progetto così sperimentale
nel 1997 fu data da una combinazione fortunata tra la proposta di una piccola
ditta locale, che cercava il suo spazio offrendo siatemi innovativi, ed una dirigenza
disposta a rischiare puntando su qualche cosa di nuovo, anche se il primo progetto,
ovviamente, era basato su tecnologie ancora grezze. Basti dire che nel nostro
Paese internet non aveva ancora esplicitato le sue potenzialità e di cooperazione
applicativa si parlava appena. Questo sistema, comunque è andato avanti
fino al 2002, anno in cui, a causa di alcune difficoltà di compatibilità
con il nuovo sistema operativo, abbiamo scelto di utilizzare lo stesso ufficio,
come caso pilota per l'introduzione di un nuovo sistema di workflow standard per
tutta la Provincia. In questa maniera da un lato si risolveva il problema dell'Agenzia
Provinciale per l'Ambiente che era rimasta senza strumento per gestire le procedure
di valutazione di impatto ambientale e dall'altro si creava l'opportunità
di sperimentare il nuovo sistema in una situazione molto favorevole, perché
la struttura era già abituata a lavorare all'intreno di processi rigidi.
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| Come
si è evoluto da allora il sistema? | |
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| Attualmente,
oltre all'installazione sulla valutazione di impatto ambientale, che è
in produzione già da un anno e di cui siamo molto soddisfatti, c'è
una seconda applicazione in back-ground all'interno del sistema di cooperazione
applicativa tra il prodotto Oracle per la gestione dei contributi e quello SAP
di gestione della contabilità e del patrimonio.
Altre due attivazioni
di workflow sono poi in corso per la Ripartizione Tutela del Paesaggio, e per
la nostra Ripartizione Informatica, per la gestione della modulistica delle richieste
da parte delle altre strutture provinciali.
Per quanto riguarda l'estensione
del progetto ad altri uffici, la Provincia di Bolzano ha intrapreso una strategia
di standardizzazione dei procedimenti e-Gov, avviando numerosi gruppi di lavoro
sia di stampo politico che tecnico.Tutte le prossime attività di automazione
del workflow, quindi, dipenderanno dal lavoro di questi gruppi. |
| Ad
un anno dalla messa a regime quale è il bilancio? | |
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| Il
risultato è stato assolutamente positivo. L'ufficio che si occupa del monitoraggio
sull'impatto ambientale è soddisfatto della soluzione ed anche i collaboratori
che all'inizio erano molto scettici e che avevano sollevato perplessità,
sono diventati dei sostenitori della soluzione. Mi sembra molto importante sottolineare
questo aspetto perché la collaborazione di quanti si trovano ad utilizzare
in maniera operativa un sistema innovativo è importantissima per il successo
del progetto stesso.
Senza
contare, poi, i vantaggi classici di questo tipo di soluzione: innanzitutto abbiamo
avuto una forte riduzione del traffico cartaceo e quindi una riduzione del lavoro
amministrativo grazie all'eliminazione della protocollazione interna tra uffici
provinciali; in secondo luogo gli uffici coinvolti hanno raggiunto una notevole
trasparenza a vantaggio dei cittadini che ricevono immediatamente informazioni
chiare sullo stato di avanzamento delle pratiche.
Qualche problema c'è
stato, invece, per quanto riguarda gli uffici periferici. In particolare si tratta
di difficoltà legate alla richiesta di estensione del progetto e di integrazione
del sistema di workflow con altri sistemi. |
| Quale
è stata la motivazione che ha spinto l'amministrazione a testare il sistema
proprio sull'area relativa all'impatto ambientale? | |
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| Come
le dicevo c'era un problema concreto dipendente dal fatto che il sistema utilizzato
dall'ufficio era bloccato. Ovviamente al tempo realizzammo un sistema di gestione
provvisorio e poco elegante per permettere al vecchio sistema di sopravvivere,
ma contestualmente qualla situazione venne considerata favorevole per l'avvio
un progetto pilota, grazie all'esperienza accumulata e alla forte partecipazione
da parte di tutto l'ufficio. |
| Perché
la prima soluzione non fu estesa ad altre aree? | |
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Non
pensammo allora di allargare il progetto di workflow perché si trattava
di una soluzione abbastanza macchinosa. Ci fu, per la verità, un tentativo
effettuato per il settore dei lavori pubblici, ma si rivelò fallimentare,
sia per problemi tecnologici, che per problemi legati all'organizzazione stessa
del settore. Processi che si ritenevano stabili e ben definiti, in realtà
alla prova dei fatti e della realizzazione concreta si rivelarono troppo variabili.
Per questo si decise di abbandonare il progetto di allargamento lasciando l'Agenzia
Provinciale, di fatto, come sistema isolato. |
| Potrebbe
brevemente chiarirci in cosa consiste il nuovo processo? Cosa si intende per "passi"
nell'applicazione? | | |
| | Il
sistema funziona via web, il che ci permette di aggirare il problema che avevamo
con il vecchio fornitore.
Per passi intendiamo quell'attività elementare
che il sistema gestisce all'interno di un'attività globale amministrativa.
In un processo più o meno complesso esistono diversi momenti puntuali,
come ad esempio quello in cui deve essere presa una decisione, quello in cui si
produce un documento o quello in cui occorre informare una persona del fatto che
il procedimento è pronto. Il sistema viene tarato su queste attività
elementari, in modo da renderlo capace di gestirle in automatico.
Chiaramente
dato che ogni "passo" viene registrato dal sistema, su questo insieme
di informazioni è possibile sviluppare una serie di analisi statistiche
grazie alle quali è possibile individuare i colli di bottiglia nei processi
e riconoscere, così, i punti dove è importante intervenire per migliorare
il processo ed accelerarlo. |
| C'è
stata, quindi, anche una ristrutturazione organizzativa? | |
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Ovviamente.
A nostro avviso, infatti, è fondamentale, prima di informatizzare un processo
di gestione documentale in un sistema rigido, razionalizzare al massimo il provvedimento
stesso. Il fatto di passare da una gestione cartacea e basata su singole applicazioni
che gestiscono alcuni elementi, ad una gestione integrata basata sul documento
elettronico o sulla composizione automatica dei documenti, influisce, poi, notevolmente
sul modo di lavoro delle persone. Per questo abbiamo intrapreso un percorso formativo
massiccio, che coinvolge 18 strutture tra cui molte periferiche e distanti geograficamente.
Anche se così esteso, però, il percorso formativo è stato
abbastanza rapido e semplice perché il sistema, dal punto di vista dell'utente,
è strutturato in modo molto intuitivo. |
| Come
è stato gestito il rapporto con i partner tecnologici? Avevate delle richieste
specifiche o avete lavorato in sinergia con studi di fattibilità? | |
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| Tutte
le imprese coinvolte sono state dei veri e propri partner di progetto, nel senso
che hanno lavorato a stretto contatto con l'amministrazione provinciale. Sia la
fase di analisi, che quella della realizzazione concreta, portate avanti da Dexea
e da Oracle, infatti, sono state costantemente coordinate dalla struttura informatica
della Provincia di Bolzano. Anche per noi della ripartizione informatica questo
è stato un'esperienza fondamentale, perché ci ha permesso di acquisire
conoscenze e know how importanti sia dal punto di vista tecnico che organizzativo.
Questa esperienza, sicuramente, potrà essere utilizzata all'interno
dei gruppi di lavoro tecnici che, come dicevo poco fa, la Provincia di Bolzano
sta organizzando per definire le componenti fondamentali necessarie per una standardizzazione
delle procedure e-Gov. Il nostro progetto potrà essere proprio uno dei
mattoni utilizzati per la realizzazione delle soluzioni per la gestione documentale.
La nostra giunta ha un obiettivo strategico, per la fine della legislatura
molto ambizioso: raggiungere l'80% di procedimenti che interessino il cittadino,
portati in soluzione e-Gov. Un impegno importante che comporterà un lavoro
faticoso che, avviato all'inizio di quest'anno, ci sta già impegnando molto.
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