di 

TelePAT 2.0, azione strategica per la valorizzazione del capitale umano

Nel 2015 Telelavoro e Smart Working sono stati inseriti nel “Piano strategico per la pianificazione e lo sviluppo del capitale umano della Provincia autonoma di Trento”. Da misura prettamente conciliativa la modalità di lavoro a distanza si è evoluta ed è diventata una nuova misura organizzativa: TelePAT 2.0. Oggi la Provincia ha superato il 10% di lavoratori a distanza: 99 presso tele centri, 183 con postazione di lavoro a distanza domiciliare, 82 dirigenti/direttori e 54 lavoratori agili

Photo by Andrew Neel on Unsplash

L’esperienza di smart working della Provincia autonoma di Trento si inserisce in uno spettro di azioni strategiche volte all’innovazione organizzativa dell’amministrazione provinciale, al contenimento dei costi di funzionamento, fino ad arrivare all’innovazione dei "servizi" al cittadino. Tutte azioni che non possono prescindere dalla necessaria valorizzazione del capitale umano.

In tale contesto lo smart working, modalità di lavoro ormai sistematizzata, è l’azione che più di altre ha saputo coniugare valorizzazione del capitale umano, innovazione organizzativa e digitale.

Già nel 2002 la Provincia aveva introdotto forme di lavoro a distanza, ma intendendole esclusivamente come strumento di conciliazione lavoro-esigenze di cura personale e familiare. Nel 2011 invece si formalizza, con una delibera, questa nuova modalità di lavoro e l’anno dopo si avvia la sperimentazione per cento lavoratori. Nasce il progetto TelePAT.

Nel 2015 il progetto fa il salto di qualità. Forti dei risultati della sperimentazione e soprattutto del forte commitment da parte del Presidente della Provincia, Telelavoro e Smart Working sono stati inseriti nel “Piano strategico per la pianificazione e lo sviluppo del capitale umano della Provincia autonoma di Trento”, approvato dalla Giunta provinciale ad aprile 2015. Da misura prettamente conciliativa la modalità di lavoro a distanza si è evoluta ed è diventata una nuova misura organizzativa: TelePAT 2.0.

TelePAT 2.0 ad oggi coinvolge 418 lavoratori che prestano la loro attività lavorativa con modalità di lavoro a distanza strutturato (presso tele centri e domiciliare) o con modalità di lavoro a distanza organizzativo (lavoro mobile e lavoro agile).

La Provincia autonoma di Trento ha infatti attivato sul proprio territorio tele centri (strutture proprie o spazi condivisi con altre amministrazioni pubbliche) e postazioni di lavoro a distanza domiciliare. Le postazioni sono attribuite sulla base di una graduatoria biennale che tiene conto della tele lavorabilità dell’attività, della sua funzionalità rispetto agli aspetti organizzativi, quindi delle esigenze personali e familiari del lavoratore e della distanza tra il suo domicilio e la sede di lavoro. Il responsabile del lavoratore ha un ruolo chiave nel processo poiché autorizza il lavoro a distanza, valutando se questo rappresenta un valido strumento di miglioramento organizzativo, individua la modalità di prestazione dell’attività, assegna la categoria oraria, nell’ambito di una flessibilità ampia (7:30 – 21:00), e stabilisce le giornate di rientro in sede.

Per le figure apicali dell’organizzazione (dirigenti e direttori), è previsto il lavoro a distanza mobile che risponde ad esigenze di flessibilità organizzativa e personale senza essere vincolato a una definizione rigida dei tempi, dei luoghi e dei modi di prestazione dell’attività. Il tutto avviene entro il limite massimo di trentasei ore mensili previa formazione obbligatoria in materia di sicurezza sui luoghi di lavoro e sulla base di precise policy aziendali.

Introdotto poco più di un anno fa, ad oggi ancora in fase sperimentale, il lavoro agile, analogo al lavoro mobile, è riservato a figure professionali apicali del sistema di classificazione del personale non dirigenziale, con attività non routinarie ed esigenze di flessibilità organizzativa. Previsto per un massimo mensile di ventuno ore, il lavoro agile è caratterizzato da flessibilità rispetto al luogo di lavoro e dalla possibilità di prestazione di lavoro straordinario, non possibile per il lavoro a distanza strutturato.

La sperimentazione è stata avviata nel 2012 e monitorata costantemente mediante somministrazione di questionari ai lavoratori a distanza e ai loro responsabili, focus group con i lavoratori, i loro responsabili e i loro colleghi, analisi di dati ricavati dalle banche dati e, infine, supporto ai responsabili nella predisposizione delle schede obiettivi assegnati ai lavoratori a distanza.

Dopo tre anni di sperimentazione, rispetto alle sei aree nelle quali l’amministrazione provinciale si era prefissata di raggiungere obiettivi nella fase sperimentale, si rilevano questi risultati:

  • il miglioramento organizzativo è stato raggiunto con la creazione di soluzioni organizzative innovative nelle strutture coinvolte nel progetto, con l’inizio di un processo di passaggio dalla cultura della presenza alla cultura del risultato.
  • Per quanto concerne lo sviluppo ICT è stato evidenziato lo sviluppo di nuove competenze informatiche e tecnologiche da parte dei lavoratori a distanza.
  • Il raggiungimento dell’obiettivo di conciliazione dei tempi lavoro/famiglia è emerso dalla diminuzione delle assenze brevi e di quelle legate alla cura, dai minori costi e tempi di spostamento e dall’aumento della prestazione lavorativa per il personale a tempo parziale.
  • Il dato relativo all’ obiettivo comunità e ambiente, ha evidenziato una diminuzione delle emissioni anidride carbonica (solo i primi cento telelavoratori il primo anno di sperimentazione hanno evitato emissioni pari a 500 alberi), una maggiore permanenza sul proprio territorio e un conseguente maggior tempo libero per attività di volontariato e di partecipazione alla vita della comunità di appartenenza.
  • L’obiettivo del risparmio si è concretizzato nell’azzeramento del lavoro straordinario, nella diminuzione dei costi per buono pasto, nella razionalizzazione degli spazi nella sede di lavoro mediante condivisione delle postazioni lavorative.
  • Sotto il profilo dell’age management, infine, i lavoratori e le lavoratrici con un rapporto di lavoro a distanza sono risultati i più soddisfatti nell’ambito di una ricerca sulla “Qualità dell’invecchiamento dei dipendenti della Provincia”, condotta con il supporto dell’Università Cattolica di Milano nell’ambito del Progetto europeo Active Ageing Lab Net.

Il percorso non è stato privo di criticità. Tra i punti di attenzione per l’amministrazione si segnala il cambiamento organizzativo connesso all’introduzione della modalità di lavoro a distanza e la necessità di adeguarsi alla disciplina contrattuale e alla normativa in materia di sicurezza sul lavoro e di riservatezza dei dati.
Per il primo punto è emersa la difficoltà a pensare ad una gestione a distanza del collaboratore e a misurarne la produttività. Sul versante lavoratori si è invece rilevata la difficoltà a pianificare, all’interno di obiettivi prefissati, il proprio spazio e tempo di lavoro. Per la soluzione delle criticità emerse, la Provincia ha investito sulla formazione di tutti gli attori coinvolti nel lavoro a distanza.

Nel secondo caso, coinvolte le figure competenti, si è siglato un nuovo accordo con le organizzazioni sindacali sottoscritto nel dicembre 2015 che ha sistematizzato il lavoro a distanza nell’amministrazione provinciale e lo ha caratterizzato come modalità lavorativa condivisa e ordinaria.

Oggi la Provincia autonoma di Trento, che nelle sue strutture conta circa 4200 dipendenti di cui circa 3000 con attività telelavorabile, ha ampiamente superato la percentuale del 10% di lavoratori a distanza: 99 presso tele centri, 183 con postazione di lavoro a distanza domiciliare, 82 dirigenti/direttori (pari al 23% delle complessive figure apicali) e 54 lavoratori agili. Numeri e risultati decisamente incoraggianti, ma l’amministrazione si considera ancora work in progress nella radicata convinzione che lo smart working costituisce occasione per elevare autonomia, partecipazione consapevole e livello professionale di tutti coloro che sono coinvolti nel “processo produttivo”. Allo stesso tempo è una modalità organizzativa che, contemperando aspettative organizzative, personali e relazionali, apporta benefici all’amministrazione