Al via l’indagine 2017 sulla diffusione del digitale per la gestione dei viaggi d’affari anche nella PA

Anche quest’anno l’Osservatorio Innovazione digitale nel Turismo della School of Management del Politecnico di Milano è impegnato ad analizzare il tema della diffusione digitale nel travel management, con l’obiettivo di comprendere costi e benefici dell’adozione di diversi strumenti e modelli organizzativi.
I risultati saranno condivisi al termine dell’analisi con tutti i partecipanti che avranno risposto, entro il 20 ottobre, al questionario collegandosi al seguente link.

“L’obiettivo principale di questa indagine – afferma Filippo Renga, Direttore dell’Osservatorio – è fornire ai responsabili della gestione dei viaggi d’affari nelle aziende e nelle Pubbliche Amministrazioni Italiane un supporto per gestire e sfruttare al meglio i nuovi strumenti digitali, attraverso una comprensione attenta del loro impatto nella gestione delle trasferte”.

La novità dell’indagine 2017 è l’allargamento della platea degli intervistati ai referenti degli enti ed organizzazioni della Pubblica Amministrazione italiana, caratterizzata da una notevole varietà di comportamenti d’acquisto, in quanto gli acquisti di viaggi e missioni non sono specificamente normati dal Codice Appalti e si applicano perciò le regole degli appalti/acquisti di servizi in base all’importo degli stessi (sopra o sotto soglia). Molto spesso si tratta di affidamenti diretti o di acquisti in economia a causa dei singoli importi molto limitati e della parcellizzazione delle funzioni che li gestiscono.

Per quanto attiene il tema viaggi e missioni per i dipendenti pubblici, non ci sono regolamenti generali o validi su base nazionale rispetto al processo di acquisto da parte delle PA o dal punto di vista organizzativo: ogni Amministrazione si comporta quindi come vuole e un singolo Ente può decidere se attivare al suo interno una funzione ad hoc per la gestione di viaggi e missioni oppure uno specifico regolamento interno; anche in Enti che hanno una funzione amministrativa o HR dedicata, le singole Direzioni possono comunque decidere di agire in autonomia nel rispetto delle norme contrattuali di comparto (quindi in base ai contratti dei dipendenti).

Per quanto riguarda i limiti di spesa degli enti, l’art. 6, comma 12 e 13 del DL 31/5/2010 n. 78 convertito in legge n122 del 30/7/2010 stabilisce che: “a decorrere dall’anno 2011 le amministrazioni pubbliche non possono effettuare spese per missioni, anche all’estero, per un ammontare superiore al 50% della spesa sostenuta nell’anno 2009”. Questo tetto è tuttora vigente.

Nel 2014 la Consip ha effettuato una gara per la stipula di un Accordo Quadro multifornitore, che è stato aggiudicato a 5 Travel Company: sulla base di questo accordo quadro diverse Amministrazioni hanno effettuato gare o dialoghi competitivi per la stipula di “Accordi Specifici” ritagliati sulle proprie esigenze particolari ma in base ad un tariffario predefinito. Altre Amministrazioni, anche di grandi dimensioni, hanno preferito comunque indire una gara e stipulare in autonomia il relativo contratto. Altre ancora non dispongono (a quanto ci risulta) di contratti specifici, ma acquistano via via ciò che occorre sul mercato.

In attesa dei dati sulle PA che saranno rilevati dall’indagine sul ruolo del digitale nel Business Travel, proponiamo alcune suggestioni e i relativi dati a supporto della tesi degli Osservatori, ossia il fatto che il digitale può costituire un valido supporto non solo per le aziende private, ma anche per le Pubbliche Amministrazioni che manifestano una sempre maggiore attenzione alla trasparenza, alla governance e all’ottimizzazione degli acquisti e dei relativi processi.

L’Osservatorio Innovazione Digitale nel Turismo, ha rilevato che il volume dei viaggi d’affari delle imprese italiane è in continua crescita ormai da alcuni anni. Nel 2016 si è registrato un incremento del 2,3% rispetto all’anno precedente in termini di spesa complessiva ed essa ha ormai raggiunto quota 18,7 miliardi di euro, considerando solo le imprese private.

Accanto a questa costante crescita del business travel un altro fenomeno ha preso sempre maggiore importanza: la diffusione del digitale nella gestione delle missioni aziendali. Aumenta l’uso e la richiesta di strumenti digitali online per affiancare – e in alcuni casi sostituire – le agenzie di viaggio.

Dalla ricerca del 2016 sulle Aziende private emerge che – su 150 Travel Manager di aziende di medio-grandi dimensioni – i vantaggi ricercati da coloro che hanno introdotto o vogliono introdurre strumenti digitali di prenotazione, pagamento o rendicontazione nel processo di gestione delle missioni aziendali sono soprattutto: un migliore controllo della spesa (52%), una contabilizzazione più chiara e trasparente (48%) e per evitare anticipi di cassa/esborsi personali dei dipendenti in trasferta (40%). Il beneficio atteso varia anche in relazione alla funzione aziendale che ha in carico la gestione del business travel: se si tratta dell’ufficio acquisti, ad esempio, la percentuale di coloro che hanno adottato il digitale per ottenere un beneficio sul controllo dei costi sale di 10 punti percentuali, arrivando in tal modo fino al 62%.

L’analisi evidenzia che le tipologie di strumenti digitali che possono supportare il processo di gestione delle missioni aziendali sono fondamentalmente tre:

• strumenti per la prenotazione online, come i self booking tool;
• soluzioni di pagamento elettronico come carte di credito e carte virtuali;
• strumenti digitali per il monitoraggio, la reportistica e la rendicontazione delle spese.

Nella fase di prenotazione ben il 70% delle aziende intervistate usa strumenti digitali e il 43% li utilizza in modo esclusivo. Il ricorso ad Agenzie e TMC (Travel Management Company) rimane molto alto, ma anch’esse hanno adeguato la loro offerta alle nuove esigenze del mercato. Mentre, infatti, il 50% delle aziende contatta direttamente l’agente usando metodi tradizionali (telefono, mail), il 28% si avvale di agenzie che mettono a loro disposizione strumenti online, come i self booking tool. Questi sono tra gli strumenti il cui utilizzo è cresciuto di più negli ultimi anni, soprattutto grazie al fatto che consentono di velocizzare notevolmente la procedura di prenotazione. Si assiste, inoltre, a una crescente “consumerizzazione” dei viaggi d’affari: tra il 2015 e il 2016 è cresciuta di 9 punti percentuali la richiesta dei dipendenti di poter utilizzare servizi consumer.

Per quanto riguarda la fase di pagamento (sia prima che durante il viaggio), la quasi totalità delle aziende usano oggi strumenti di pagamento elettronico e in particolare la carta di credito intestata ai singoli dipendenti/ funzionari (48%) o all’azienda/ente (35%), con una progressiva diffusione anche di strumenti più recenti come carte virtuali (13%). Le motivazioni che spingono a utilizzare soluzioni di pagamento elettronico, per oltre il 50% degli intervistati, sono che consentono un maggior controllo e presidio delle spese, la trasparenza e l’eliminazione dell’anticipo delle spese di viaggio. Nonostante i chiari i benefici rilevati, un’altra indagine, condotta l’anno precedente dall’Osservatorio Innovazione Digitale nel Turismo, mostrava un utilizzo estremamente limitato degli strumenti digitali di pagamento per le spese delle missioni da parte dei dipendenti delle PA.

Infine, gli strumenti digitali di rendicontazione sono quelli su cui il potenziale di adozione è ancora alto, anche tra le aziende di grandi dimensioni. Il 67% delle aziende/enti dichiara di utilizzare strumenti digitali per la rendicontazione di spese di viaggio/missioni che permettano il monitoraggio e le analisi delle spese. I benefici riscontrati da coloro che già usano queste soluzioni sono, oltre all’ovvio miglioramento nella rendicontazione delle spese, il risparmio sulle spese di viaggio (per il 42%) e l’individuazione di fornitori chiave per i viaggi di lavoro (17%). Anche questi strumenti potrebbero esser introdotti parimenti nella PA con risultati certamente significativi.

I risultati aggregati dell’indagine saranno fatti pervenire a tutti i partecipanti all’indagine e saranno inoltre diffusi attraverso i canali di FPA e dell’Osservatorio Innovazione Digitale nel Turismo.