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Documenti digitali

Ecco come il Mise ha digitalizzato 17 km di faldoni: il caso

Il sistema Gedoc, realizzato da Invitalia per la DGIAI, ha consentito di passare in un biennio da una gestione totalmente cartacea ad un’infrastruttura interamente digitale per la gestione delle pratiche per le agevolazioni alle imprese. La piattaforma è personalizzata per consentire l’interoperabilità applicativa verso il protocollo e i sistemi gestionali

Foto di K_rho rilasciata sotto licenza cc - https://www.flickr.com/photos/27892629@N04/15958221221

Nell’arco di 3 settimane nel mese giugno 2015, tutto il personale della Direzione generale per gli incentivi alle imprese del Ministero dello sviluppo economico, compreso quello dell’assistenza tecnica di Invitalia, collaboratori e consulenti vari, per un totale di circa 400 persone, si è trasferito dalla “storica” sede di via Giorgione 2b in quella di proprietà demaniale di viale America 201, all’EUR, senza che ci fossero significativi impatti sulla continuità operativa degli uffici.

Il trasferimento in continuità operativa non si sarebbe potuto effettuare se non si fosse alla completa dematerializzazione e ricollocazione degli archivi della sede precedente, operazione di grande complessità logistica, organizzativa, tecnologica nonché di interesse archivistico, visto il patrimonio di valore anche storico conservato nella sede. Di seguito, i passi salienti di un’esperienza progettuale in ambito pubblico, andata a buon fine e che può essere un utile riferimento per analoghe iniziative.

Inizio 2013, la sede della Direzione Generale per gli incentivi alle imprese (DGIAI) di via Giorgione occupa tutti i nove livelli fuori terra oltre a tre interrati, di uno dei palazzoni a vetri del Centro Direzionale del Caravaggio a Roma. Un polo di modernità negli anni ’70, utilizzato anche come location per le riprese di vari film fra cui “Indagine su un cittadino al di sopra di ogni sospetto”, con uno straordinario Gian Maria Volonté, capo della omicidi, che arringava i suoi in questura, proprio nei locali già adibiti ad archivio e centro elaborazione dati della Cassa del Mezzogiorno, che aveva sede nel Centro, con ben in vista i potenti elaboratori a nastri IBM, gioielli tecnologici dell’epoca.

Nel 2013, gli archivi cartacei presenti nella sede consistevano in circa 15-20 km di faldoni di pratiche amministrative dislocati nei vasti locali al piano terra e nei piani interrati oltre che nei piani degli uffici, con archivi prodotti prima a partire dal 1950 dalla Cassa per il Mezzogiorno, poi dal 1986 dall’Agenzia per la promozione e lo sviluppo del Mezzogiorno (Agensud) e infine negli anni più recenti dal Ministero delle Attività Produttive prima e poi dalla DGIAI. In sostanza gli archivi di riferimento per i finanziamenti pubblici nazionali alle imprese dal dopoguerra.

Il progetto per la dematerializzazione e la destinazione in altra sede della documentazione degli archivi della DGIAI è stata avviato ad inizio 2013, con l’obiettivo ambizioso e vincolante di svuotare in pochi mesi tutti i locali a partire da quelli nei piani interrati, le cui condizioni microclimatiche, fra l’altro, richiedevano un inderogabile intervento di urgenza e comunque in tempo utile per consentire il previsto trasloco dell’operatività della Direzione nella sede di viale America, sede peraltro priva di locali destinati ad ospitare archivi cartacei.

Cantiere della sicurezza sul lavoro

Le avverse condizioni microclimatiche dei locali sono state il primo grosso imprevisto ma anche il bandolo da cui partire per dipanare e gestire tutti i vincoli di progetto ed avere una conduzione delle attività senza eccessive variazioni e sorprese. Per poter lavorare nei locali ai piani interrati, che nei decenni hanno visto depositata non solo documentazione perfettamente ordinata e catalogata in faldoni ben chiusi ma anche apparecchiature elettriche ed elettroniche in disuso, mobilio e materiale vario, occorreva in primo luogo mettere in sicurezza i lavori e disporre di un DUVRI - Documento unico di valutazione dei rischi interferenti; nel nostro caso sono state formalizzate ed adottate una serie di raccomandazioni per i lavoratori in ordine all’abbigliamento, all’individuazione e marcatura di aree con maggiore rischio in relazione alla presenza di ripiani pericolanti o materiale di risulta ed anche la disponibilità in loco di una squadra di pronto intervento automunita con personale con specifiche qualifiche in materia di sicurezza sul lavoro. La presenza di una camionetta con i vigilantes a presidio dell’accesso agli archivi, gli elmetti protettivi e gli anfibi degli addetti al recupero della documentazione hanno dato subito evidenza del profilo battagliero delle attività. La sicurezza su lavoro è stata gestita con un solido e razionale presidio degli adempimenti amministrativi e con lo schieramento di personale adeguato e sempre pronto a superare i controlli in corso d’opera delle autorità competenti, fra cui ASL e Vigili del Fuoco. Gli oneri per la sicurezza devono essere previsti nei costi di progetti di questo tipo. Vanno anche previste forniture per lo smaltimento di materiale diverso dal cartaceo, nel nostro caso vecchie apparecchiature elettroniche e materiale vario accumulato in alcune aree nei decenni.

Cantiere giuridico-amministrativo

Messo in sicurezza operativa il cantiere, si è affrontato il percorso non semplice del governo degli specifici adempimenti amministrativi che attengono alla tenuta degli archivi che, in quanto appartenenti ad una Pubblica Amministrazione, prevedono il vaglio di un’apposita commissione di sorveglianza e scarto, composta da due funzionari dell'Amministrazione di appartenenza, uno dell'Archivio Centrale di Stato e uno del Ministero dell'Interno (Prefettura), i quali dispongono in merito agli atti destinati alla conservazione e a quelli che possono essere portati al macero. Occorre disporre di accurati elenchi, accompagnati da una relazione illustrativa contenente la descrizione, la data iniziale e finale di ciascuna serie.

Altro passaggio amministrativo chiave è stata la revisione e messa a punto di tutta la filiera di responsabilità che attiene al trattamento e alla conservazione della documentazione in archivi dislocati al di fuori dell’Amministrazione; per tale attività si è fatto ricorso ad uno studio esperto in materia di privacy e data compliance, che ha provveduto a definire il quadro delle norme e degli adempimenti e redigere gli atti utili e necessari per poter disporre delle documentazione, dall’individuazione dei responsabili del trattamento sino a quelle per gli incaricati, di tutti quanti variamenti coinvolti nella manipolazione della documentazione, in coerenza con le norme di ordine generale e particolari dell’Amministrazione.

Cantiere di governo di progetto

Messe in sicurezza operativa le attività e avviati i passaggi amministrativi per disporre degli archivi, ci si è concentrati sulla definizione degli scenari operativi del percorso progetto: l’immenso archivio cartaceo delle pratiche agevolative della sede di via Giorgione 2b, andava avviato verso 4 possibili destinazioni: una nuova sede fisica dell’archivio cartaceo, un archivio digitale, il macero o l’Archivio Centrale dello Stato. E con queste chiavi di lettura doveva essere valutata la singola pratica: se viva andava dematerializzata e portata nell’archivio digitale, se chiusa e aveva superato i vincoli temporali di conservazione stabiliti dalle norme, andava o al macero o in Archivio Centrale dello Stato se di interesse storico, se chiusa ma entro i vincoli temporali di conservazione previsti dalle norme, tenuta in archivio per eventuale presa di ufficio.

Si è delineato quindi il quadro di insieme per stimare costi e tempi del progetto, qualificare e quantificare la consistenza degli archivi, le pratiche vive, le chiuse, il modello organizzativo, amministrativo e tecnologico da impostare e seguire. Poiché il progetto ha riguardato gli archivi relativi alle pratiche delle agevolazioni concesse alle imprese sono state valorizzate le logiche di classificazione e tenuta degli archivi già adottate dall’Amministrazione nonché quelle messe a disposizione da Invitalia in virtù del proprio ruolo istituzionale di partner della DGIAI e gestore di misure di agevolazione. E’ stato adottato pertanto adottato, come base di partenza, il modello organizzativo già alle alla base degli impianti documentali strumentali alla gestione delle agevolazioni di Invitalia, ivi compresa la recente attività di dematerializzazione avviata a seguito della chiusura delle proprie sedi regionali.

Le grandezze stimate per il dimensionamento del progetto in termini di ingombri erano le seguenti:

  • 17 km lineari di faldoni di pratiche in archivio di deposito da trasferire
  • 4 milioni di pagine di pratiche in archivio corrente da dematerializzare

Si è proceduto quindi ad organizzare i cantieri operativi, con l’apporto di fornitori specialisti del settore, in modo che da quantificare l’impegno complessivo per rispettare le scadenza stabilite per lo svuotamento degli archivi di deposito nei locali al piano terra e interrati da marzo a ottobre 2013 e del completamento delle attività di dematerializzazione dell’archivio corrente entro dicembre 2014. Il tutto garantendo la massima attenzione alla continuità operativa degli uffici.

Cantiere per la dematerializzazione e creazione dell’archivio digitale

Per le pratiche cartacee vive e da dematerializzare è stato messo in piedi uno specifico cantiere con l’obiettivo di ricostruire, catalogare e marcare i documenti nelle pratiche affinché potessero essere sottoposti a scansione con un alto livello di automazione, da parte di operatori specializzati. Le attività di classificazione delle pratiche sono state condotte con l’apporto di personale competente ed esperto nel riconoscere e classificare la documentazione, quindi con conoscenza della tipologia di documentazione amministrativa presente nei fascicoli, con i quali, con il supporto di archivisti, è stato rivisto e definito il titolario da adottare per classificare i documenti afferenti alle pratiche di agevolazioni alle imprese. Le pratiche ricostruite e classificate dai team di dematerializzazione, sono state acquisite dal fornitore dei servizi di scansione che ha provveduto al trasferimento presso l’archivio di deposito e alla ricostruzione digitale dei fascicoli che sono stati quindi resi nuovamente disponibili agli uffici in formato digitale, con un tempo medio di servizio programmato in 5 giorni lavorativi.

La scansione e archiviazione è avvenuta con un processo coerente con le disposizioni in materia di conservazione sostitutiva e controllo di qualità delle scansioni, effettuate con la funzionalità di riconoscimento dei caratteri per offrire anche le funzionalità di ricerca libera nel testo. I fascicoli digitalizzati sono quindi stati resi disponibili tramite la piattaforma di consultazione del nuovo archivio digitale, cosiddetto Gedoc, realizzato da Invitalia per la DGIAI.

La dematerializzazione delle pratiche è stata l’attività più complessa e articolata per la necessità di armonizzarla con la continuità dell’azione amministrativa ed ha richiesto un grosso sforzo di raccordo operativo e relazionale con gli uffici, la cui buona gestione è un fattore critico di successo.

Cantiere per il trasferimento ed esercizio dell’archivio di deposito

Per il trasferimento dell’archivio di deposito ci si è avvalsi di un partner già esperto e attivo nel settore con altre importanti istituzioni pubbliche e private, che ha fornito i tutti i servizi dalla presa in carico della documentazione agli spazi attrezzati per la conservazione, noleggiati a consumo. Per tutta la documentazione cartacea da conservare è stata avviata una procedura di sanificazione propedeutica ai successivi trattamenti. I volumi gestiti sono stimati in oltre 18 km lineari.

La soluzione della conservazione degli archivi presso un fornitore specializzato ha consentito di perseguire importanti obiettivi di recupero del patrimonio documentale. Nella fase di presa in carico dei faldoni si è proceduto a reinventariare la consistenza degli archivi, creando un nuovo indice informatizzato dei faldoni organizzato per legge di agevolazione, anno e riferimento alle pratiche contenute. Tale indice è stato utilizzato anche per le successive valutazioni di natura archivistica in ordine al mantenimento in capo alla DGIAI, ovvero il conferimento all’Archivio Centrale dello stato dei faldoni. Inoltre grazie all’indice si è realizzata una procedura web per la gestione delle “prese” dall’archivio, un servizio che consente agli uffici di richiamare pratiche dall’archivio di deposito e disporne in 24 ore. Importante notare che il passaggio da locali adibiti ad archivio presso la propria sede a locali specializzati noleggiati a metro lineare di spazio occupato, ha posto in essere in prospettiva di contenimento dei costi, le attività periodiche della commissione di vigilanza e scarto che ogni anno può fa conseguire risparmi di spazio noleggiato, inviando al macero o all’archivio centrale di stato, documentazione che non occorre più conservare nel proprio perimetro.

Da segnalare l’importanza del monitoraggio continuo dell’articolato processo operativo delle attività di trasferimento della documentazione che hanno seguito l’accurata pianificazione di natura logistica, con il rispetto di una velocità in termini di faldoni/scatole per giorno, bilanciata e compatibile con i tempi imposti per lo svuotamento degli archivi, la capienza dei mezzi di trasporto, i flussi sostenibili dagli spazi fisici interni al palazzo e dalle vie di accessi e dei mezzi di trasporto, la conduzione in sicurezza delle attività, i tempi di marcatura con codice a barre e classificazione a computer dei faldoni da prendere in carico. Il processo ha trovato un’importante chiave nell’ampia sala di lavorazione individuata al piano terra della sede dove sono stati appoggiati i faldoni recuperati dagli archivi per le attività di classificazione, inscatolamento e predisposizione in pallet dei blocchi di documentazione da trasferire. All’arrivo al magazzino remoto specializzato, i faldoni sono sati sanificati e presi in carico nella gestione robotizzata del magazzino, per tramite della filiera dei codici a barre, che in ultima analisi consente agli uffici attraverso una procedura web di recuperare il faldone di interesse, attivando un robot che acquisisce dal magazzino il box contenente il faldone e lo mette a disposizione degli operatori per la spedizione tramite corriere all’ufficio richiedente.

A trasferimento avvenuto il progetto ha registrato la presa in carico di documentazione amministrativa ricondotta a 165 diverse misure di agevolazione di cui 26 considerate di interesse storico e conferite all’Archivio Centrale dello Stato, come da indicazioni della commissione sorveglianza e scarto. Il quadro complessivo relativo all’archivio di deposito è il seguente:

Cantiere per le infrastrutture tecnologiche

Dal punto di viste delle tecnologie ICT il progetto ha sfruttato e reso sinergiche le potenzialità delle diverse logiche di rappresentazione di dati e informazioni: indicizzazione gerarchica e prettamente documentale di natura archivistica che consente la ricerca dei documenti per tipologia di agevolazione e titolario, indicizzazione dei testi all’interno dei documenti dei fascicoli dematerializzati per consentire la ricerca a testo libero, registrazione e reportistica degli accessi per comprendere i carichi di lavoro e migliorare il servizio, reportistica sulle diverse consistenze delle misure agevolative per valutare anche le diverse modalità operative di comporre la filiera degli atti amministrativa necessari per la gestione delle pratiche.

Il sistema documentale Gedoc realizzato da Invitalia per la DGIAI, ha consentito all’Amministrazione di passare in un biennio da una gestione totalmente cartacea ad un’infrastruttura interamente digitale per la gestione delle pratiche per le agevolazioni alle imprese. La piattaforma è personalizzata per consentire l’interoperabilità applicativa verso il protocollo e i sistemi gestionali delle misure di agevolazione.

Alla data, l’archivio digitale consta di oltre 60.000 pratiche amministrative per un totale di oltre 425.000 documenti, relativi a 26 misure di agevolazione, classificati in 13 chiavi di indicizzazione primaria in funzione della tipologia documentale, domande, revoche, erogazioni, decreti, contenzioso, controlli etc.