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Data management

Data analytics su acquisti PA: i primi esempi, in Emilia Romagna e Lombardia

Il ruolo rivoluzionario della tecnologia nei processi di acquisto della Pubblica Amministrazione è stato riconosciuto da tempo; prova ne sia che lo sviluppo di piattaforme tecnologiche ha rappresentato la principale linea evolutiva di riforma del settore del procurement pubblico (insieme a quella della centralizzazione degli acquisti).

Un ambito nel quale il ruolo della tecnologia è ancora sottovalutato è quello del data analytics riferito agli acquisti effettuati dalle amministrazioni. Se il monitoraggio degli acquisti è condizione essenziale per realizzare la spending review degli enti locali, occorre sviluppare tecniche di analisi adeguate che, in taluni casi, possano trarre vantaggio dalla digitalizzazione del processo. È questo il caso della possibilità di analizzare, mediante fonti secondarie, gli open data sugli acquisti effettuati dai Comuni. La legislazione sulla trasparenza (Legge 190/2012) impone a tutte le Amministrazioni Pubbliche di includere nei propri siti web (sezione “Amministrazione trasparente”), in formato 'aperto' (XML), tutti i dati sugli acquisti di beni e servizi effettuati in un certo anno solare. In questo modo, al netto delle difficoltà e delle specifiche tecniche, tutti i cittadini possono accedere a tali dati per analizzare nel dettaglio alcune informazioni sugli acquisti effettuati dai propri Comuni, quali numero di acquisti, importi unitari, fornitori, ecc. – il tutto, potendo navigare un file che consente l’analisi per singolo acquisto.

L’opportunità di un’analisi di questo tipo, comunque, è particolarmente rilevante per quei manager pubblici che, utilizzando adeguatemene tali informazioni – e loro elaborazioni – possono così avere un benchmarking dei propri processi di acquisto, e dei relativi risultati. Un primo passo in tale direzione é stato realizzato, a partire da un Project Work presso il MIP Politecnico di Milano Graduate School of Business; in particolare, si è sviluppato un modello che consente di analizzare nel dettaglio tutti gli acquisti effettuati dalle amministrazioni che pubblicano i propri dati nel formato richiesto. Tale modello è stato dapprima applicato al caso delle università statali, e poi gradualmente esteso ad altri comparti dell’Amministrazione. In questa breve nota, si riportano i risultati di analisi effettuata sui 20 comuni capoluogo di provincia di Lombardia ed Emilia Romagna, per l’appunto negli anni 2013 e 2014.

Concentrando l’attenzione sui dati più recenti, per il 2014 sono stati analizzati 26.652 acquisti per un importo complessivo di 1.653.247.628 €. Dall’analisi degli acquisti effettuati, emerge una rilevante concentrazione della spesa dei comuni in pochi acquisti di importo molto rilevante. Il 49% dell’importo aggiudicato deriva, infatti, da procedure di valore superiore a 5.225.000 € (valore soglia per lavori di rilevanza europea dal 2016), il 70% da acquisti sopra il milione di € e solo il 7% ha importo inferiore ai 40.000 €, valore massimo previsto dalla normativa che regola gli affidamenti diretti.

Come numero, tuttavia, gli acquisti inferiori ai 40.000€ costituiscono il 91% del totale e il 53% sono addirittura di valore inferiore ai 2.000€, denotando comunque una persistente tendenza alla frammentazione degli acquisti di determinate categorie di bene – in questo senso, risollecitando una riflessione sui margini per continuare a stimolare processi di aggregazione della domanda. Complessivamente, sono stati effettuati 7,25 acquisti ogni 1.000 abitanti, con una spesa pari a 449,62€ per abitante. Nel 2014, i 20 comuni analizzati hanno aggiudicato appalti a 10.548 fornitori diversi, il 50% dei quali ha ricevuto dai comuni analizzati un solo acquisto per un valore inferiore a 3.330€, il 75% uno o due acquisti per un valore complessivo inferiore ad 18.211€, mentre i primi 5 fornitori da soli hanno concentrato il 23% del valore complessivo. Con riferimento al valore totale degli acquisti, le procedure di gara più utilizzate sono le procedure aperte (32%), seguite dall’adesione a convenzioni stipulate da centrali di acquisto (23%). Gli affidamenti diretti rappresentano solo il 10% del valore acquistato, sebbene siano comunque il 64% del numero totale di acquisti effettuati. Nel 2014 il 15%, sia per valore che per numero, degli acquisti di importo inferiore a 40.000€ sono stati effettuati con procedure di cottimo fiduciario; a titolo di confronto, nel 2013 erano il 9% per numero e l’11% per valore. Tale dato permette di apprezzare come la diffusione dell’utilizzo di MEPA, o di altri mercati elettronici regionali, favorisca l’utilizzo di procedure comparative formalizzate anche per acquisti di modico valore. Si evidenzia così una tendenza ad un sempre maggiore uso di tali strumenti – in questo senso, si rivela il beneficio derivante dall’utilizzo di strumenti digitali (e-procurement) per gli acquisti delle PA. Anche i micro acquisti fanno osservare lo stesso trend: il 12% degli acquisti sotto i 2.000€ nel 2014 sono stati effettuati con procedura di cottimo fiduciario (mentre erano il 9% nel 2013). Il confronto tra le due regioni mostra nel 2014 un numero di acquisti superiore per i comuni dell’Emilia Romagna (9,36 acquisti per 1000 abitanti, contro i 5,44 della Lombardia), con una corrispondente maggiore spesa pro-capite (560,73€ per abitante, contro i 354,45€ della Lombardia).

Al termine di questa sintetica illustrazione dei risultati principali dell’indagine, possono essere tratte due indicazioni principali relative al ruolo innovativo che la digitalizzazione dei processi di acquisto può implicare per i management pubblici:

  • la digitalizzazione di diverse fasi del processo (ed in particolare delle fasi di ordine e pagamento) consente di avere a disposizione una massa rilevante di dati, su cui applicare tecniche di analisi dalle più semplici (come quelle presentate in questa nota) alle più complesse applicazioni di data analytics. Un’analisi di dettaglio di tali dati è condizione indispensabile per disegnare interventi migliorativi degli acquisti effettuati dalle organizzazioni che si ha la responsabilità di amministrare;
  • i responsabili delle diverse organizzazioni pubbliche hanno a disposizione i dati di altre amministrazioni simili, e possono utilizzare tali informazioni per processi di benchmarking finalizzati al perseguimento di una sempre maggiore efficienza del procurement – in questo senso, l’approccio open data a questo ambito consente opportunità di confronto che sono state impossibili fino a quando non vi è stato un ruolo rilevante della digitalizzazione.