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Neanche l'Ufficio Anagrafe è esonerato dalla PEC

“Con la Circolare n. 9 del 27.4.2012 del Ministero dell’Interno si fa un grande passo in avanti nei rapporti tra privati e amminsitrazioni comunali nel segno dell’innovazione, richiamando correttamente l'art. 65 del CAD (e non più solo l'art. 38 del TUDA) e imponendo concretamente la trasmissione di documenti attraverso la posta elettronica certificata. Contestualmente, però, la stessa circolare avrebbe dovuto osare di più impedendo, finalmente, alle Pubbliche amministrazioni di utilizzare strumenti obsoleti quale il fax.” In questo dettagliato commento alla Circolare, l’avv. Francesca Giannuzzi, dello Studio Legale Lisi ci aiuta a coglierne le conseguenze pratiche in termini di innovazione nei rapporti tra comune e cittadini.

“Con la Circolare n. 9 del 27.4.2012 del Ministero dell’Interno si fa un grande passo in avanti nei rapporti tra privati e amminsitrazioni comunali nel segno dell’innovazione, richiamando correttamente l'art. 65 del CAD (e non più solo l'art. 38 del TUDA) e imponendo concretamente la trasmissione di documenti attraverso la posta elettronica certificata. Contestualmente, però, la stessa circolare avrebbe dovuto osare di più impedendo, finalmente, alle Pubbliche amministrazioni di utilizzare strumenti obsoleti quale il fax.” In questo dettagliato commento alla Circolare, l’avv. Francesca Giannuzzi, dello Studio Legale Lisi ci aiuta a coglierne le conseguenze pratiche in termini di innovazione nei rapporti tra comune e cittadini.

Il Decreto Legge 9 febbraio 2012 n. 5 convertito, con modificazioni, nella legge n. 35 del 4 aprile 2012 (Disposizioni urgenti in materia di semplificazione e di sviluppo) ha semplificato, all’art. 5, la procedura relativa all’invio delle dichiarazioni anagrafiche di cambio di residenza disciplinate dall’articolo 13, comma 1, lett. a), b) e c) del regolamento di cui al Decreto del Presidente della Repubblica 30.5.1989, n. 223, prevedendo che queste possano essere rese e sottoscritte di fronte all’Ufficiale di anagrafe ovvero inviate con le modalità di cui all’art. 38 del TUDA (Testo Unico sulla Documentazione Amministrativa, D.P.R. n. 445 /2000).

Il Ministero dell’Interno, poi, con Circolare n. 9 del 27.4.2012, è intervenuto per chiarire le modalità con cui dovranno essere inoltrate le dichiarazioni anagrafiche summenzionate e, in particolare, la dichiarazione di residenza e la dichiarazione di trasferimento per l’estero. La Circolare, infatti, parte dal combinato disposto dell’art. 38 del TUDA con l’art. 65 del CAD (D. Lgs. N. 82/2005) per spiegare le modalità con cui i cittadini possono presentare le dichiarazioni anagrafiche. Alla luce, dunque, dell’art. 38 del TUDA (che statuisce che “Tutte le istanze e le dichiarazioni da presentare alla pubblica amministrazione o ai gestori o esercenti di pubblici servizi possono essere inviate anche per fax e via telematica”, subordinando la validità delle stesse alle condizioni poste dall'articolo 65 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82), le dichiarazioni di cui sopra possono essere inviate non solo attraverso l’apposito sportello comunale, la raccomandata, o il fax ma altresì per via telematica. Quest’ultima modalità di invio è ammissibile purché si ricada in una delle ipotesi previste dalle lettere a), b), c) o c-bis) dell’art. 65 del CAD, ossia:

  • la dichiarazione sia sottoscritta con firma digitale;
  • l’autore sia identificato dal sistema informatico attraverso l’uso della carta d'identità elettronica o della carta nazionale dei servizi, o comunque con strumenti che permettano l’individuazione del soggetto che effettua la dichiarazione;
  • la dichiarazione sia trasmessa dalla casella di posta elettronica certificata del dichiarante;
  • la copia della dichiarazione sottoscritta dal dichiarante e la copia del documento d’identità di quest’ultimo siano acquisite mediante scanner e trasmesse tramite posta elettronica semplice.
     

La Circolare richiama l’attenzione sulla necessità che il sito istituzionale di ciascun comune pubblichi in maniera chiara ed esatta gli indirizzi ai quali inoltrare le dichiarazioni, con particolare riferimento all’indirizzo postale, di posta elettronica (ribadendo così quanto previsto dal D. Lgs. n. 150 del 2009 e dalle “Linee guida per i siti web della PA”) e al numero di fax, in quanto il comune destinatario dovrà provvedere entro 2 giorni dal ricevimento della dichiarazione alla sua registrazione.

L’uso della PEC nei rapporti cittadino-PA, dunque, non può più rimanere lettera morta ma acquista una legittimazione propria se ancora non fosse bastata la sua previsione nel CAD. L’esplicito riferimento a tale strumento anche da parte del Ministero dell’Interno con una Circolare è la conferma di come anche i comuni italiani nella gestione degli uffici demografici e anagrafici debbano tenere il passo con l’innovazione, non trincerandosi più dietro la peculiarità dell’attività svolta per giustificare una ritrosia all’applicazione degli strumenti previsti dal CAD. Nel CAD, infatti, non vi è solo il dovere delle Pubbliche Amministrazioni di accettare la modalità telematica, a determinate condizioni, nei rapporti con i privati, ma vi è anche il riconoscimento del diritto di questi ultimi e delle imprese (in base al combinato disposto degli artt. 2, 3,e 6) a comunicare con la PA attraverso strumenti informatici e telematici.

La Circolare n. 9 ritiene addirittura sufficiente l’invio a mezzo posta elettronica semplice della copia per immagine su supporto informatico della dichiarazione sottoscritta a mano, unitamente a quella della carta di identità, spiegando in questo modo in cosa consista la traduzione in termini pratico-informatici di quanto previsto dal comma 3 dell’art. 38 del TUDA, allorquando statuisce che, nel caso di istanze e dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà da produrre a una PA, è possibile che la copia dell'istanza sottoscritta dall'interessato e la copia del documento di identità “possono essere inviate per via telematica”.

La posta elettronica semplice, dunque, assurge a strumento valido per garantire la provenienza della certificazione, fine ultimo previsto dal TUDA con l’art. 38, quando a essere inviata è l’immagine scannerizzata dell’autocertificazione e della carta di identità del dichiarante.

La Circolare n. 9 statuisce come sia preferenziale l’uso della modalità telematica anche per l’invio delle comunicazioni tra il comune di provenienza e il comune di iscrizione nel caso di trasferimento di cittadini italiani allorquando afferma che l’invio del documento debba avvenire a mezzo:

a) posta elettronica certificata;
b) posta elettronica semplice, purché il documento sia firmato digitalmente;
c) posta elettronica semplice, purché il documento, non sottoscritto digitalmente, sia dotato di segnatura di protocollo;
d) fax, in casi eccezionali
 

Quello che, fino a poco tempo fa, era considerato lo strumento privilegiato per garantire la provenienza di un documento, oggi sembra essere pretermesso (non eliminato) a favore delle modalità telematiche innanzi spiegate. In realtà, la Circolare n. 9, prevedendo l’utilizzo del fax seppure in ipotesi residuali, ammette ciò che il CAD, all’art. 47 non prevede più: in questo articolo, disciplinante le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni, non è infatti previsto il fax fra gli strumenti messi a disposizione delle PPAA per comunicare o trasmettere documenti ad altre PPAA.

Con la Circolare in commento, dunque, si fa un grande passo in avanti nei rapporti tra privati e PA (in questo caso i comuni) nel segno dell’innovazione, richiamando correttamente l'art. 65 del CAD (e non più solo l'art. 38 del TUDA) e imponendo concretamente la trasmissione di documenti attraverso la posta elettronica certificata. Contestualmente, però, la stessa circolare avrebbe dovuto osare di più impedendo, finalmente, alle Pubbliche amministrazioni di utilizzare strumenti obsoleti quale il fax, seppure il suo utilizzo è ammesso solo in casi eccezionali. Speriamo solo che l'eccezione non resti la regola.


*Francesca Giannuzzi, avvocato Studio Legale Lisi - Digital&Law Department - www.studiolegalelisi.it