La conservazione digitale e la gestione documentale sono materia complessa, per qualsiasi realtà produttiva, e ancora di più quando l’impresa in questione è il risultato di un’aggregazione tra soggetti pubblici e privati, di piccole e medie dimensioni, con storie diverse e soprattutto differenti modus operandi. È il caso di CTT Nord, azienda di trasporti in Toscana, che, tra i tanti temi organizzativi legati al nuovo assetto societario post-aggregazione, aveva anche quello della gestione documentale. Il progetto di transizione al digitale, di riordino e archiviazione, nonché di gestione documentale è andato però a buon fine grazie a una partnership efficace e a un software dalle grandi potenzialità.

La somma di mille esperienze

“Dopo l’aggregazione tra soggetti locali pubblici e privati, avvenuta nel 2012, ora CTT Nord è tra le prime 10-15 realtà nazionali, per dimensioni e fatturato – spiega Riccardo Franchi, Direttore Corporate -. Conta circa 2.500 dipendenti e svolge la propria attività nei territori di Livorno, Pisa, Lucca e Massa-Carrara”.

Pur condividendo la politica dell’alta qualità dei servizi, le aziende che sono entrate a far parte della galassia CTT Nord avevano organizzazioni e operatività molto diverse tra loro. I soci sono circa 80 comuni delle province di Pisa, Livorno e Lucca e la Cooperativa Autotrasporti Pratese CAP di Prato, quale socio privato. CTT Nord, quindi, fonde l’anima imprenditoriale privata e la “filosofia” del trasporto pubblico, ma certo, 9 anni fa, non poteva dirsi un organismo unico, operativamente parlando.

Ad aggravare lo “scontro di culture”, c’era il fatto che molte di queste piccole realtà locali erano ben poco digitalizzate. “Assumere la mole documentale degli archivi di tutte queste aziende e digitalizzare il sistema sembrava una sfida insormontabile – racconta Franchi -.

La spinta decisiva è arrivata dalla normativa sulla fatturazione elettronica, che dal 2014 ha obbligato la PA a organizzarsi in tal senso”. Il percorso di transizione digitale e di riorganizzazione comune a tutte le realtà del Gruppo è cominciato così. “Oggi, con il partner Dgroove, che ci ha accompagnato in questi quasi 10 anni, gestiamo non solo le attività di protocollo, ma anche moltissime altre attività: processi di firma, validazione documentale, archivio documentale, conservazione sostitutiva, processi di fatturazione, ecc. I processi di digitalizzazione sono ormai un passaggio obbligato e noi siamo già a buon punto – afferma con orgoglio il direttore – e siamo già pronti ad affrontare le sfide future”.

Riccardo Franchi immagina già un fascicolo personale che raccolga i dati dell’intera vita aziendale e professionale dei dipendenti. Un progetto ambizioso, che si svilupperà per gradi a partire dai nuovi assunti, e che, in qualche modo, chiude idealmente un cerchio. Il primo intervento di digitalizzazione e unificazione delle procedure delle varie aziende del gruppo ha riguardato proprio il personale: “In primis, abbiamo affrontato la digitalizzazione dei processi di gestione delle risorse umane, con i cedolini elettronici e il fascicolo personale in cui archiviare i dati relativi a disciplina, avanzamenti, carriera, ecc. Solo successivamente siamo passati al lato contrattualistico, con gli archivi digitali”. Tanti i benefici ottenuti da questo intenso lavoro: dalla liberazione dei siti di archiviazione alla condivisione del documento in tempo reale tra realtà geograficamente distanti. Sono state superate anche le “resistenza” del personale, che anni fa guardava alla tecnologia con sospetto mentre oggi, come spiega Franchi, “il lavoro agile a cui la pandemia ci ha costretto, ha permesso di superare questa resistenza culturale, costringendo anche i più restii a uscire dalla propria zona di comfort”.

Lo strumento giusto… e un buon direttore d’orchestra

“Tre mesi fa abbiamo completato il progetto relativo alla firma digitale: adesso chiunque abbia potere di firma, può utilizzare la firma digitale, anche con delega”, racconta il manager. CTT Nord corre veloce grazie al software di gestione documentale DocSuite PA (soluzione in riuso, disponibile quindi per le pubbliche amministrazioni sul catalogo di Developers Italia) e, soprattutto, grazie alla regia del partner tecnologico: “In Dgroove hanno colto che la nostra realtà non è un’unica legal entity – evidenzia Franchi -. Al contrario, formalmente noi operiamo attraverso compartimenti, spesso consortili o con partecipazioni societarie incrociate. Questa, all’inizio, era una difficoltà, perché ognuno di noi può trovarsi a lavorare con interlocutori che possono avere un rapporto con una o più società del gruppo. Quindi lavorare sull’uniformità di processo è stata una sfida, perché anche i processi di conservazione seguono la legal entity”.

Risolvere il rebus non era facile. Tuttavia la soluzione è stata trovata. “Dgroove ha compreso la nostra architettura estremamente complessa e ha sviluppato lo strumento adeguato. Con l’ausilio di contratti di service e patti intercompany, poi, siamo arrivati a un meccanismo giuridicamente legittimo, che ci consente di fare conservazione digitale per tutte le realtà del Gruppo”, spiega Franchi.

Governance, sicurezza dei dati e privacy

In CTT Nord, la transizione digitale non rappresenta più una preoccupazione. Il sistema informatico adottato permette di essere perfettamente conformi alle normative di sicurezza del dato e privacy. “Inoltre, con la recente introduzione della normativa privacy a livello di regolamento europeo, abbiamo nominato un DPO di gruppo. Ciò semplifica e testimonia la nostra volontà di avere una visione unitaria in termini di gestione dei rischi e ricerca di soluzioni condivise. Anche in questo ambito la DocSuite PA, con gli archivi dedicati alla conduzione del sistema di gestione della protezione dei dati personali, si è rivelato un ottimo strumento per coadiuvare e raccogliere le informazioni relative alla protezione dei dati personali nei diversi trattamenti aziendali”, conclude il direttore Corporate, Riccardo Franchi.

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20 Aprile 2024