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Documenti digitali

ParER, il modello archivistico che ha superato i confini emiliani

Il Polo Archivistico dell'Emilia-Romagna nasce nel 2009 per svolgere la funzione di conservazione dei documenti informatici prodotti dalla Regione Emilia-Romagna e dagli altri enti del territorio regionale che volessero convenzionarsi. Nel corso degli anni la richiesta di convenzionarsi si è estesa a tutto il territorio nazionale dimostrando l'interesse verso soluzioni pubbliche per la conservazione digitale

Foto di K_rho rilasciata sotto licenza cc - https://www.flickr.com/photos/27892629@N04/15772811618

La conservazione dei documenti informatici è un processo complesso ed impegnativo che richiede organizzazione, tecnologia avanzata ed adeguate risorse sia in termini economici che di professionalità dedicate.

E' un elemento essenziale per la sostenibilità del passaggio da un sistema documentale tradizionalmente basato su documenti analogici e cartacei ad uno interamente fondato su sistemi e documenti informatici adeguato alla evoluzione delle presenti necessità e sempre più definito dalla normativa italiana ed europea.

L'articolo 43 del CAD stabilisce che i documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, sono conservati in modo permanente con modalità digitali nel rispetto delle regole tecniche.

La conservazione permanente dei documenti informatici deriva, oltre che dalla necessità di mantenere i documenti per tutto il tempo in cui esercitano un valore giuridico-amministrativo, che in certi casi può essere molto lungo, anche da quanto stabilito dal Codice dei Beni Culturali (D.lgs. 42/2004) che considera “ gli archivi e i singoli documenti” di ogni P.A. un bene culturale dalla fase corrente a quella storica (art. 10, comma 2 lettera b), e sanziona l’eventuale violazione dell’obbligo di conservare correttamente l’archivio nella sua integrità e organicità (art. 30 commi 1, 2 e 4 e art. 170).

Le regole tecniche attualmente vigenti ci ricordano infine la necessità di un sistema di conservazione che assicuri, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie, il mantenimento, nel tempo delle caratteristiche iniziali di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità dei documenti informatici e delle loro aggregazioni documentali, con i rispettivi metadati.

La sfida è garantire che in un futuro anche lontano i documenti informatici prodotti oggi possono continuare ad essere letti e utilizzati assicurando il loro valore giuridico e la loro corretta collocazione nell'ambito dell'archivio dei soggetti produttori. Un sistema di conservazione deve garantire l’accesso agli oggetti conservati, indipendentemente dall’evolversi del contesto tecnologico. E' quindi necessario attuare politiche attive di conservazione tese a ridurre i rischi di obsolescenza tecnologica finalizzate a mantenere le caratteristiche che assicurano un valore giuridico-amministrativo ai documenti che potranno in futuro essere testimonianza affidabile delle nostre attività e della nostra vita.

La conservazione digitale dovrà quindi giungere a costituire per la pubblica amministrazione gli archivi del presente e gli archivi storici del futuro e garantire la piena fruizione e valorizzazione del patrimonio documentale conservato.

Sulla base dell'idea che il complesso delle attività da svolgere, i requisiti giuridici da soddisfare e le competenze professionali necessarie per la corretta conservazione degli archivi informatici non fossero alla portata della maggior parte delle pubbliche amministrazioni, richiedendo risorse – finanziarie, umane e strumentali – troppo elevate per ogni singola organizzazione si è sviluppata ormai quasi 10 anni fa, la concezione di un Polo di conservazione digitale, concepito come archivio unico di concentrazione servente più enti produttori, che si proponesse di offrire una soluzione condivisa, affidabile e tempestiva al problema della conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni.

Da tale analisi, come descritto in un articolo pubblicato nella rivista Digitalia, è nato il Polo archivistico dell'Emilia-Romagna (ParER), costituito nel 2009 come Servizio all'interno dell'Istituto per i Beni Artistici Culturali e Naturali della Regione Emilia-Romagna (IBC).

La Regione Emilia-Romagna infatti con la L.R. 17/2008 ha attribuito all'Istituto la funzione di archiviazione e conservazione dei documenti informatici prodotti dalla Regione e, mediante apposita convenzione, dei documenti prodotti da Province, Comuni e altri soggetti pubblici.

L'impegno della Regione Emilia-Romagna per sviluppare un modello conservativo digitale e riflettere sulle funzioni pubbliche in tale campo è stato ribadito e rafforzato con la L.R. 17/2013 di aggiornamento della L.R. 11/2004 sulla società dell'informazione, in cui al comma 4 dell'articolo 2 si afferma che la Regione, anche in collaborazione con le altre pubbliche amministrazioni interessate, favorisce lo sviluppo integrato della conservazione digitale dei documenti informatici e, nel rispetto dei principi di efficacia, efficienza ed economicità, svolge le funzioni di archiviazione e conservazione digitale per il tramite dell'IBC.

Un polo di conservazione può infatti fornire risorse professionali altamente specializzate, garantendo un presidio archivistico e tecnologico, e nel contempo una forte economia di scala, contenendo complessivamente i costi.

Dal gennaio 2010 l'IBC, tramite ParER ha attivato i servizi di conservazione iniziando con conservare i documenti informatici prodotti dalla Regione Emilia-Romagna ed ha iniziato ad estendere via via i rapporti con altri enti del territorio regionale, in particolare con le aziende sanitarie e i diversi enti del sistema sanitario.

Parallelamente ha sviluppato e continua ad evolvere un proprio sistema software di conservazione, denominato SACER e ha rafforzato le sue capacità di storage. Inoltre nel dicembre 2014 è stato accreditato come conservatore da AgID.

Ad oggi tutte le aziende sanitarie regionali utilizzano per la conservazione ParER e si sono convenzionati quasi il 90% degli enti locali del territorio regionale, oltre alla Università di Bologna e a più di cento istituti scolastici. ParER conserva, aggregata in rapporto ad ogni produttore: documentazione amministrativa, contabile e fiscale, documentazione sanitaria (referti, prescrizioni, immagini diagnostiche) e documentazione scolastica e universitaria, tra cui verbali di esame, registri delle lezioni e tesi di laurea per un numero complessivo a fine giugno 2016 di 250 milioni di documenti, organizzati in oltre 100 milioni di unità documentarie.

La dimostrazione che il modello impiantato ha intercettato e cercato di dare risposta ad una esigenza sempre più diffusa si è avuta dalla notevole crescita nell'ultimo anno e dalle sempre maggiori richieste provenienti anche da fuori regione.


In tal senso si possono ricordare gli accordi con le Province Autonome di Trento e Bolzano ed ora anche la Regione Val d'Aosta in base ai quali, utilizzando il sistema di conservazione di ParER, viene fornita una soluzione integrata tra sistemi di gestione documentale e la conservazione per tutti gli enti territoriali e gli accordi di collaborazione e di conservazione con il MIBACT.

ParER cerca inoltre di svolgere una funzione di diffusione di cultura ed informazione sul tema della conservazione, degli archivi e dello sviluppo dei sistemi informatici in abito documentale in Italia e nel mondo, partecipando a progetti internazionali di ricerca e tramite il proprio sito in cui vengono riportate notizie ed informazioni aggiornate su normativa, standard e iniziative nel mondo del digitale.