La gestione informatica dei documenti come strumento di qualità e di trasparenza: il caso della Sapienza

Si analizzano le modalità con cui la Sapienza ha avviato i processi di accreditamento della qualità della propria offerta formativa rivedendo e migliorando la gestione informatica dei propri flussi documentari, allargando l’uso del sistema di registrazione, classificazione e fascicolazione, realizzando corsi di formazione per il personale sia nell’ottica di formare figure competenti di alto profilo sia con l’obiettivo di allargare le conoscenze di base di tutti gli utenti del sistema di gestione documentale. Si concentrerà l’attenzione sulla rilevanza del fascicolo digitale inteso non solo come fascicolo informatico ai sensi dell’articolo 41 del Codice dell’amministrazione digitale, ma anche come strumento di organizzazione e ordinamento della documentazione amministrativa e di lavoro per le strutture e i responsabili del procedimento. La fascicolazione digitale costituisce infatti lo strumento cruciale per affrontare gli obblighi sulla formazione di archivi digitali che le regole tecniche approvate con dm 3 dicembre 2013 impongono a partire dal luglio 2015. La corretta applicazione di un sistema di classificazione e della conseguente fascicolazione dei documenti richiede tuttavia lo sviluppo di linee guida che tengano conto della natura specifica della produzione documentaria di ciascun ente e struttura.