Incontri, focus, eventi

FPA promuove ed organizza eventi (pubblici o a porte chiuse) su tutto il territorio nazionale, realizzati per conto di o in partnership con Amministrazioni e Aziende.

Perché

L'incontro in presenza è uno tra gli strumenti migliori per garantire l’incontro e il confronto tra pubbliche amministrazioni, imprese e cittadini sui temi chiave dell’innovazione. Sia che si voglia presentare una nuova soluzione, sia che si punti alla disseminazione sul territorio (nazionale o locale) di buone prassi o progetti innovativi, sia che si punti a trovare nuovi canali e contatti per allargare la propria rete, sia che si voglia dare la giusta rilevanza ad occasioni di carattere istituzionale o celebrativo, l'evento in sé rappresenta, però, solo una parte delle azioni necessarie a raggiungere l'obiettivo. L'esperienza accumulata negli anni e i nostri asset ci permettono di offrire servizi di altissimo livello integrati in veri e propri progetti di comunicazione che si possono strutturare in diverse fasi.


Cosa offre FPA

FASE 1: PROGETTAZIONE STRATEGICA

Alla luce del concept proposto dal cliente, vengono definiti nel dettaglio gli obiettivi e le caratteristiche dell’evento in modo da massimizzarne l’efficacia comunicativa. Vengono affinati e dettagliati i target di comunicazione e si procede alla costruzione dell’agenda dei lavori, alla selezione degli speaker/relatori e all’eventuale integrazione con personalità indicate dal cliente. A seconda del progetto è possibile prevedere eventuali partnership ad hoc con soggetti istituzionali e non, da coinvolgere e da attivare per garantire la migliore visibilità dell’evento.

FASE 2: PROGETTAZIONE OPERATIVA e REALIZZAZIONE DELL’EVENTO

Questa fase consiste nella formulazione di una proposta operativa di dettaglio conforme alle indicazioni strategiche contenute nel brief e ulteriormente approfondite con il cliente. Questo momento è fondamentale per inquadrare l’insieme dei servizi messi in campo per l’organizzazione dell’evento nel complesso, in modo da darne immediata attuazione nella fase di realizzazione, agevolando e semplificando i flussi e i processi di lavoro e garantendo la buona riuscita dell’appuntamento e la capacità di gestione di eventuali emergenze. In questa fase si provvede a definire i dettagli:

  • della LOCATION;
  • delle DOTAZIONI TECNICHE e degli ALLESTIMENTI;
  • del PROCESSO DI COORDINAMENTO LOGISTICO (sopralluoghi e presidio dell’evento da parte del personale incaricato e competente);
  • del PROCESSO DI COINVOLGIMENTO DEL TARGET con la conseguente costruzione di un database dedicato;
  • delle FUNZIONI DELLA SEGRETERIA ORGANIZZATIVA per la gestione degli inviti, delle iscrizioni e per il presidio dell’help desk informativo;
  • delle eventuali PROCEDURE DI ACCOGLIENZA DI OSPITI E RELATORI mediante l’attivazione del servizio CERIMONIALE;
  • delle AZIONI DI COMUNICAZIONE E PROMOZIONE DELL’EVENTO.

FASE 3: FOLLOW UP

Questa fase consente di comunicare i risultati raggiunti con l’evento e di estenderne la visibilità anche in seguito alla chiusura dello stesso. Si inseriscono qui:

  • follow-up sui partecipanti: attraverso azioni di disseminazione e veicolazione dei materiali raccolti durante l’evento (atti);
  • follow-up sui relatori: attraverso l’invio di comunicazioni post-evento di ringraziamento per la partecipazione e per il contributo di pensiero e di esperienza apportati, nonché di condivisione degli atti dell’evento;
  • follow-up sul cliente: attraverso la trasmissione di report di sintesi contenenti i risultati raggiunti (in linea con gli indicatori individuati in fase di definizione strategica e la profilazione dei partecipanti).


Format innovativi

Oltre agli eventi istituzionali e di scenario che da sempre hanno contraddistinto FPA per autorevolezza e competenza, sempre più negli ultimi anni i nostri format di lavoro sono ispirati al principio della un-conference (non-conferenza o conferenza destrutturata) scelti a seconda dell’obiettivo dei lavori e dell’output da produrre. Ecco i principali:

  • Creativity Room: uno spazio dedicato al lavoro e allo scambio tra pari sui temi in agenda. Lo spazio è allestito in tavoli circolari e corredato da strumenti che facilitano il lavoro di gruppo e il confronto tra partecipanti. L’obiettivo del lavoro in Creativity è la contaminazione, la messa in rete e il rafforzamento delle reti e delle community attive sui temi proposti. L’output di ogni sessione di lavoro in Creativity è un documento condiviso di divulgazione, approfondimento e/o advocacy a seconda degli obiettivi concordati con i partner e/o le community di riferimento. I lavori nella Creativity sono coordinati da uno o più facilitatori;
  • Civic Café: un momento di conversazione per cittadini attivi, che parte dalle esperienze di cittadinanza attiva e si allarga al contributo di tutti i presenti. Il Civic Cafè identifica nell’essere cittadino il minimo comun denominatore: i temi e le azioni di cui si discute riguardano tutti e tutti possono dire la loro, nessun cittadino è fuori luogo in una conversazione civica. La conversazione è facilitata da una o più persone, si svolge in tavoli tematici, fa riferimento ad esperienze concrete raccontate in sala e produce un documento collettivo finale;
  • DataLab: uno spazio fisico di confronto, apprendimento e relazione creato a partire da un preciso data set o gruppi di data set, rilasciati in formato aperto ove si incontrano i produttori di dati pubblici, le comunità di utilizzatori attuali e potenziali, gli stakeholder e i policy maker. Con il contributo di esperti, tecnici e visionari il DataLab è disegnato per offrire a tutti i partecipanti l’opportunità di: apprendere attraverso keynote e workshop; applicare attraverso esercitazioni e laboratori; condividere e proporre attraverso momenti di confronto e networking;
  • Tavolo di confronto: occasione di confronto e brainstorming su un tema, aperto a un numero ristretto di partecipanti competenti per esperienza e/o studio. Il tavolo prevede un moderatore, un’agenda dei lavori e un “ospite” (singolo o gruppo) che raccolga “ufficialmente” gli spunti emersi. L’output del Tavolo è un documento esplorativo sul tema, base di approfondimento per futuri lavori.