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Procurement Paperless Emilia Romagna

Intercent-ER ha ideato il sistema centrale regionale NoTIER, un'infrastruttura tecnologica basata su standard europei e messa gratuitamente a disposizione degli Enti dell’Emilia-Romagna per gestire la dematerializzazione di tutti i documenti del ciclo passivo degli acquisti. Il progetto è vincitore del Premio Agenda Digitale 2017, categoria "Attuazione dell’Agenda Digitale a livello regionale”

Photo by timothy muza on Unsplash

La Regione Emilia Romagna da tempo ha puntato sulla dematerializzazione dell’intero ciclo degli acquisti pubblici, passando per la ricognizione dei fabbisogni, la realizzazione di procedure di gara in modalità telematica, fino alla gestione elettronica di ordini, documenti di trasporto (DDT) e fatture.
L’Agenzia per lo sviluppo dei mercati telematici regionale - Intercent-ER -, impegnata nel raggiungere questo obiettivo, ha ideato una soluzione tecnologica che fosse in grado di ricomprendere tutte le casistiche degli approvvigionamenti e che facesse riferimento a un unico standard, il più condiviso possibile: il Nodo Telematico di Interscambio (NoTI-ER), un'infrastruttura tecnologica basata su standard europei e messa gratuitamente a disposizione degli Enti dell’Emilia-Romagna per gestire la dematerializzazione, la trasmissione e l'invio di tutti i documenti del ciclo passivo degli acquisti.
In quest’ottica, già nel 2008 IntercentER ha aderito al progetto europeo PEPPOL (Pan European Public Procurement On Line), che coinvolgeva stazioni appaltanti di 12 diversi Paesi al fine di individuare soluzioni e standard tecnologici comuni in materia di e-procurement, con particolare riferimento a fatture, ordini e DDT. Il buon esito del progetto e delle sperimentazioni successive ha fatto sì che la Regione adottasse lo standard PEPPOL.
In particolare, con la legge regionale n. 17 del 2013, l’Emilia-Romagna ha istituito il Sistema regionale per la dematerializzazione del ciclo passivo (SiCiPa-ER), finalizzato a semplificare i processi di acquisizione della Pubblica Amministrazione e ridurne i costi di gestione, nonché a garantire il monitoraggio della spesa pubblica, la trasparenza e la tracciabilità dei processi di acquisto. È nell’ambito del SiCiPa-ER che Intercent-ER ha sviluppato e implementato il Nodo Telematico di Interscambio (NoTI-ER).
Con Delibera di Giunta Regionale n. 287/2015 la Regione Emilia Romagna ha imposto che dal 30 giugno 2016 le Aziende sanitarie emettessero e ricevessero in formato elettronico, su standard PEPPOL, non solo le fatture, ma anche ordini e DDT.

Destinatari della soluzione
I principali destinatari del progetto sono le 14 Aziende Sanitarie regionali, la Regione, le aziende e gli istituti partecipati in misura maggioritaria o totalitaria a diretto controllo regionale. Inoltre, hanno la facoltà di aderire tutti i Comuni, Enti Locali del territorio regionale, i loro enti ed organismi, le loro associazioni, unioni e consorzi (quali le aziende e gli istituti anche autonomi), le istituzioni, gli organismi di diritto pubblico e le società strumentali partecipate in misura totalitaria o maggioritaria da tali soggetti, nonché gli istituti di istruzione scolastica e universitaria presenti nel territorio regionale. Sono, inoltre, destinatari della soluzione gli operatori economici che ricevono ordini in modalità elettronica strutturata.

Descrizione della soluzione e delle principali funzionalità implementate
È stato costituito un team di progetto nell'ambito del servizio ICT di IntercentER che fa da coordinamento sia degli sviluppi del sistema centrale NoTIER che delle modalità di adozione e cambiamento organizzativo delle PA aderenti. Per la realizzazione degli adeguamenti software presso tutte le aziende sanitarie regionali l’Agenzia si avvale della società in house CUP 2000 che effettua i collaudi delle integrazioni e fornisce il supporto tecnico ai fornitori dei software gestionali installati. Lo sviluppo, la manutenzione e l’assistenza del Nodo Telematico di Interscambio NoTIER, che rappresenta l’infrastruttura centrale, è gestito da IntercentER attraverso un affidamento ad un soggetto esterno individuato tramite gara europea.
Il progetto implementa una soluzione interoperabile di scambio in xml UBL-PEPPOL attraverso la rete europea di Access Point PEPPOL, ovvero una soluzione open e completamente riusabile, che consente di superare i singoli canali di filiera e di gestire gli ordini di tutte le tipologie di acquisti effettuate dalle Pubbliche Amministrazioni (farmaci, dispositivi medici, beni economali e servizi immateriali).
Dunque, anche i software gestionali delle aziende sanitarie sono stati adattati affinché possano emettere fatture e ordini in formato XML Peppol e ricevere fatture e DDT elettronici nella stessa modalità. Tutti i documenti del ciclo passivo scambiati dalle PA attraverso NoTI-ER sono inviati in conservazione presso il Polo Archivistico dell’Emilia-Romagna (PARER).

L’Agenzia per l’Italia Digitale (AGID) ha inserito Peppol come standard di riferimento nella propria Circolare n. 3 del 6 dicembre 2016 “Regole Tecniche aggiuntive per garantire il colloquio e la condivisione dei dati tra sistemi telematici di acquisto e di negoziazione” per l’Italia. Inoltre, AGID è divenuta Peppol Autority Nazionale con il supporto della Regione Emilia-Romagna. Tramite il nodo di interscambio NoTI-ER, sono stati trasmessi complessivamente 257.500 ordini, ricevuti 633.000 Documenti di trasporto, gestite 2,4 milioni fatture elettroniche, dati aggiornati ad oggi.

Entità dell’investimento realizzato
I costi per la realizzazione del sistema centrale NoTIER, delle integrazioni software di tutte le 14 aziende sanitarie regionali, nonché del coordinamento del progetto e supporto ai fornitori ammontano complessivamente ad un investimento di circa 750mila di euro.

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