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Libro Bianco, Guercio: "Perché queste raccomandazioni sui documenti sono importanti"

Il capitolo che il Libro Bianco sull'innovazone della PA, pubblicato da FPA, dedica alla gestione documentale affronta i due ambiti tecnici di riferimento, la formazione dei documenti digitali e la loro tenuta nel tempo, concentrando l’attenzione quasi esclusivamente sui nodi organizzativi e richiamando l’attenzione sulla necessità di garantire coerenza e forza alle attività di coordinamento e collaborazione

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Si è molto scritto in queste settimane sui modi per affrontare con efficacia il passaggio al digitale. I commentatori sono tutti d’accordo nel rilevare che senza personale preparato in numero sufficiente e in posizione chiave, e senza il supporto convinto dei gruppi dirigenti, non si vada molto lontano. Qualcuno ritiene che ci sia un problema di governance, ma le soluzioni adottate in questi anni (e ancora oggi in parte sostenute da illustri commentatori) si sono affidate alla moltiplicazione dei centri di decisione senza che fosse definita con chiarezza la catena del processo decisionale e senza assicurare forme efficaci di coordinamento. Eppure non ci manca l’esperienza sulle conseguenze negative che scaturiscono dalla debolezza dei modelli e delle scelte organizzative quando si richiedono, come nel caso della trasformazione digitale, interventi complessi e la capacità di gestire e collegare iniziative diverse nelle forme e negli obiettivi, al fine di assicurare la convergenza e l’efficacia di risultati.

I nodi, insomma, sono molto più complessi rispetto al destino delle ottime risorse informatiche che il Team per la trasformazione digitale ha consentito di impiegare in questi anni. Peraltro, non è chiaro perché tali risorse debbano essere affidate a una struttura della Presidenza del Consiglio, che ha inevitabilmente compiti politici e non tecnici, invece che dotare di analoghi strumenti l’Agenzia per l’Italia digitale.

Coerentemente con le riflessioni ora sottolineate, il capitolo che il Libro Bianco sull'innovazone della PA, pubblicato da FPA, dedica alla gestione documentale affronta i due ambiti tecnici di riferimento, la formazione dei documenti digitali e la loro tenuta nel tempo, concentrando l’attenzione quasi esclusivamente sui nodi organizzativi e richiamando l’attenzione sulla necessità di garantire coerenza e forza alle attività di coordinamento e collaborazione. Mettere intorno a un tavolo operativo le istituzioni competenti è senza dubbio il primo passo da compiere (raccomandazione 2.5c), a partire da un quadro normativo che deve al più presto stabilizzarsi (raccomandazione2.5d). E’ ad esempio auspicabile che le linee guida che, in base al dlgs 217/2017 correttivo del CAD, devono a breve sostituire le regole tecniche, si limitino a intervenire solo sugli aspetti che richiedono aggiornamenti, lasciando le iniziative più impegnative di ridefinizione dei modelli e delle responsabilità al confronto istituzionale di cui si è detto.

E’ evidente che i ritardi nel raggiungimento di obiettivi strategici definiti più di vent’anni fa siano riconducibili anche alla mancanza di personale tecnico da dedicare alla trasformazione digitale nelle diverse componenti (raccomandazione 2.5e), su cui il legislatore è peraltro intervenuto da tempo e a più riprese. Si pensi all’obbligo di affidare la funzione di gestione documentale a personale dotato di adeguate competenze archivistiche stabilito dall’articolo 61 del dpr 445/2000 e richiamato dalle regole tecniche sul protocollo informatico approvate con dpcm 3 dicembre 2013. In quante amministrazioni tale indicazione non è stata applicata, senza che gli organi di tutela e vigilanza abbiano sentito il bisogno di intervenire, non solo in termini di inutili richiami, quanto in relazione alla individuazione di modelli sostenibili? Anche le indicazioni di AgID sulla necessità di disporre di responsabili archivistici della conservazione presso i conservatori accreditati, non sembra siano state oggetto di un’applicazione generale e di una verifica oculata in sede di ispezione e verifica.

Senza figure di elevata professionalità la dimensione digitale degli archivi continuerà a essere carente, sia all’interno degli enti, sia nelle soluzioni informatiche proposte dalle aziende, in assenza di utenti pubblici preparati e in grado, quindi, di richiedere livelli di qualità delle piattaforme e degli applicativi, coerenti con le esigenze delle organizzazioni e con gli obiettivi definiti dal legislatore (raccomandazione 2.5b). Ancora più evidente è il ruolo dei professionisti e dei profili di competenza tecnica per la conservazione digitale. In questo settore la normativa si è evoluta (migliorando in modo rilevante rispetto alle prime disposizioni degli anni Novanta), ma non ha ancora raggiunto un livello adeguato rispetto alle criticità, ai costi e ai bisogni di memoria delle istituzioni pubbliche. Si tratta, del resto, di nodi che solo ora, dopo anni di incerta sperimentazione, sono giunti al pettine, non a caso in una fase in cui l’uso di dispositivi per la produzione di documenti digitali si è largamente diffuso e i rischi di perdita, di ridondanza e di frammentazione delle memorie appaiono sempre più evidenti e pericolosi. Il modello definito negli anni passati (2007-2013) costituisce un punto di partenza e non di arrivo, come riconosciuto recentemente dallo stesso legislatore. Lo confermano del resto i continui interventi sugli articoli 43 e 44 del CAD, ad esempio nei decreti correttivi del CAD del 2016 e del 2017, ma anche le iniziative sostenute nel Piano triennale in materia di poli di conservazione. E’ a questo proposito necessario, anzi urgente, ripensare i modelli organizzativi che guidano le attività di archiviazione (raccomandazione 2.5a) al fine di evitare che l’enorme quantità di informazioni, dati e documenti prodotti finiscano per costituire solo un peso per la comunità nazionale, che - in assenza di quadro chiaro e coordinato di responsabilità per la vigilanza e di regole per la gestione degli archivi ibridi e per la selezione e scarto - si ritroverà molto presto con grandi quantità di risorse digitali irrilevanti conservate, avendo contemporaneamente perso il controllo sulla gestione conservativa dei propri archivi e delle memorie degne di essere trasmesse alle generazioni future.