Il futuro della gestione documentale nella PA: tra sovranità del dato, agenti proattivi e nuovo ruolo dell’operatore

Istanze, comunicazioni interne, PEC, documenti amministrativi, fatture elettroniche: un carico di informazioni, alimentato dalla digitalizzazione dei procedimenti, che cresce a dismisura e che le amministrazioni devono imparare a governare in modo strutturato, sicuro e tracciabile, seguendo la rotta dettata da un perimetro normativo ben preciso.

Gli enti ricorrono sempre più a soluzioni di intelligenza artificiale e nella corsa verso l’automazione si ritrovano in particolare a seguire due direttrici previste dall’AI Act (Regolamento UE 2024/1689) e dalla Legge italiana 132/2025 sull’intelligenza artificiale:

1. Trasparenza amministrativa: nel caso in cui la PA impieghi modelli algoritmici per analizzare o elaborare le comunicazioni e i reclami inviati dai cittadini, ha l’obbligo di dichiararlo esplicitamente.
2. Supervisione umana (human in the loop): la macchina non assume la veste di decisore autonomo, ma agisce da assistente istruttorio, lasciando al funzionario l’onere e la responsabilità della validazione finale.

Il governo del dato rappresenta un punto nodale per qualunque organizzazione, a cominciare dalla PA, che a lungo ha fatto affidamento su processi rigidi e su infrastrutture monolitiche destinate a durare dai 3 ai 10 anni (un esempio è dettato dal timore di dover cambiare l’intero protocollo informatico).

L’adozione di soluzioni tecnologiche ha incontrato una marcata resistenza culturale e procedurale.  Attorno all’uso dell’IA si registra un paradosso di natura psicologica e reputazionale: nonostante alcune amministrazioni stiano sperimentando questi strumenti, prevale il timore di esporre i procedimenti amministrativi all’incertezza della fase iniziale di apprendimento della macchina e alla perdita di fiducia.

Oggi, però, si assiste a una progressiva apertura determinata dalla tangibilità dei risultati: la tecnologia dimostra nei fatti di saper sollevare il personale da incombenti ripetitivi e gravosi, traducendosi in un risparmio di ore lavorative e restituendo nuove opportunità alle competenze umane.

Per comprendere in quale veste si sta manifestando la spinta verso la modernizzazione abbiamo incontrato Andrea Bologni, Arxeia & Software Development BU Manager, e Alessandro Lolini, Senior Consultant, di Alterna.

Dalla curiosità applicativa alla sovranità del dato: il modello PaaS

L’evoluzione dell’approccio della PA verso le tecnologie emergenti rivela un salto di maturità digitale. Andrea Bologni delinea questo cambio di paradigma confrontando le sensibilità emerse nelle amministrazioni tra il 2025 e il 2026. Se fino a poco tempo fa prevaleva la semplice curiosità verso le funzionalità dell’IA, oggi il dibattito si è insediato sul terreno della sovranità del dato. Le amministrazioni non si domandano soltanto cosa possa fare la macchina, ma esigono garanzie precise su dove vengano elaborate le informazioni e con quali presidi di sicurezza.

Bologni evidenzia una scelta architetturale necessaria: il superamento dei tradizionali modelli Software as a Service (SaaS) a favore delle soluzioni Platform as a Service (PaaS). A differenza del modello SaaS, in cui dati e applicativo risiedono presso infrastrutture esterne del fornitore, l’architettura PaaS prevede l’installazione del sistema direttamente all’interno del tenant cloud di proprietà dell’amministrazione. L’ente mantiene così la titolarità e il controllo esclusivo sui propri archivi, garantendo che le informazioni rimangano blindate nel perimetro di sicurezza desiderato.

L’innovazione non deve imporsi come una rottura traumatica, ma agire come un agente facilitatore intelligente integrato nell’ecosistema esistente dell’ente, valorizzando le infrastrutture già consolidate.

Agenti proattivi e metriche sul campo

Proiettandosi oltre l’attuale percorso evolutivo dell’amministrazione digitale, emergono scenari d’innovazione destinati a ridefinire le relazioni tra utenti e sistemi gestionali nei prossimi due anni.

Alessandro Lolini prefigura una svolta verso la completa automazione della gestione documentale e l’introduzione di metriche di sorveglianza continua sugli SLA (Service Level Agreement). La corrispondenza non richiederà più una ricerca passiva da parte degli operatori: saranno i sistemi ad avvisare proattivamente gli utenti sui procedimenti in carico e sui tempi di evasione, rincorrendo costantemente l’ottimizzazione dei tempi amministrativi.

Andrea Bologni, invece, traccia tre tendenze per i prossimi mesi:

1. Funzionalità out-of-the-box: l’introduzione nativa nel software di strumenti di ricerca intelligente e di sintesi automatica.
2. Paradigma bidirezionale e proattivo: il superamento del modello passivo “input-utente”, a favore di un ciclo continuo in cui agenti intelligenti elaborano dati, notificano scadenze e inviano riassunti contestualizzati direttamente al funzionario.
3. Evoluzione normativa continua: il costante adeguamento dei prodotti alle direttive AgID, eIDAS2 e all’AI Act per garantire la piena conformità legale dell’atto.

Le metriche riscontrate nell’utilizzo di Arxeia 365 – la soluzione di Alterna che alimenta in un unico ambiente operativo dati e informazioni, installata e gestita direttamente sul tenant del cliente in modalità PaaS – testimoniano l’efficacia di questo approccio integrato:

• Classificazione e smistamento delle PEC: nei processi di gestione delle comunicazioni e dei reclami dei cittadini (come nell’esperienza condotta per il settore di regolazione dei servizi), l’IA raggiunge un’accuratezza del 90% nella categorizzazione del documento e nello smistamento per cartelle o inoltri, arrivando al 100% nell’individuazione dei metadati espliciti.
• Elaborazione generativa di fascicoli complessi: la tecnologia generativa è in grado di analizzare il corpo di una PEC unito fino a 5 allegati complessi, restituendo al funzionario una sintesi organica dell’intero fascicolo.
• Popolazione automatica dei campi e punteggio di attendibilità: l’IA legge il documento, identifica la tipologia di atto, compila da 5 a 10 metadati e fornisce per ciascun campo una percentuale di attendibilità che l’operatore si limita a validare.
• Contabilità e fatturazione elettronica: l’estrazione automatica di dati non strutturati all’interno delle descrizioni delle fatture (come codici CIG, numeri di commessa o riferimenti a ordini) e il raccordo immediato con le anagrafiche gestionali consentono di dimezzare (50%) i tempi di registrazione manuale da parte degli uffici finanziari.

Inoltre, Arxeia 365 è integrata completamente nell’ambito Microsoft. Questa scelta è voluta proprio per andare incontro a quelle organizzazioni presenti nel panorama tecnologico, consentendo un’integrazione nativa a livello di autenticazione e di security compliance, così da evitare la creazione di “silos” applicativi separati e rispondere pienamente alle esigenze operative della gestione documentale.

Change e knowledge management: da operai del dato ad architetti dell’informazione

L’impatto dell’IA sui processi della PA non si misura soltanto sulla tecnologia impiegata, ma sulla maturità organizzativa degli enti. Questo sposta il baricentro dell’analisi su due fattori abilitanti: il change management e il knowledge management.

Il change management impone una mutazione nel ruolo del dipendente pubblico. Bologni fa notare come l’operatore passi dalla posizione di semplice “autore” di atti meccanici a quella di controllore e validatore del processo. Questo passaggio, sebbene talvolta percepito con l’apprensione di veder sminuito il proprio apporto, rappresenta al contrario un’elevazione professionale. Come sintetizza efficacemente Lolini con un’immagine suggestiva:

“Si tratta di andare a trasformare gli operai del dato in architetti dell’informazione”.

Accanto al cambio di mentalità, il knowledge management presiede al trasferimento delle competenze dall’umano alla macchina. L’algoritmo non possiede una comprensione nativa dei regolamenti amministrativi: occorre fornirgli contesti e dati istruendolo come “un bambino che deve imparare”. È il funzionario esperto a guidare l’addestramento iniziale, insegnando alla macchina a distinguere tra diverse casistiche, ad esempio tra un semplice sollecito e un reclamo formale.