L’orchestrazione dei processi in sanità. Cosa è emerso durante l’Innovation Lab di FORUM Sanità 2025

Il sistema sanitario nazionale si trova a un bivio cruciale, dove la crescente pressione per l’efficientamento dei costi si deve conciliare con l’aumento della spesa sanitaria pro capite per far fronte alla complessità delle cure, soprattutto dettata da ragioni demografiche e di aumento dell’incidenza di patologie croniche/oncologiche, riducendo la capacità di offerta e quindi l’accessibilità alle cure. Le strutture sanitarie sono infatti chiamate a erogare servizi di prevenzione e cura con budget limitati, pur dovendo garantire un livello qualitativo alto nonostante le carenze strutturali di risorse.

Dal punto di vista della tecnologia, la digitalizzazione dei servizi in Sanità, grazie alla spinta del PNRR (digitalizzazione DEA, FSE 2.0, ecc.), fornisce le fondamenta per la rilevazione dei dati in digitale, al fine di raggiungere logiche decisionali “Data Driven”. La sfida è però ancora aperta, in quanto, per un monitoraggio dei processi end-to-end, bisogna, non solo mettere in campo azioni organizzative di revisioni dei processi e completarne la digitalizzazione, ma anche utilizzare strumenti che aiutino nel ridurre la dispersione o mancanza di accesso ai dati in tempo reale e nel momento del processo in cui servono all’utente, valorizzando il patrimonio informativo contenuto nei sistemi esistenti/da realizzare con la vista aggregata del percorso clinico o sanitario.

In questo contesto, l’orchestrazione dei processi diviene la nuova “missione” per le strutture sanitarie che mirano alla sostenibilità e alla Value-Based Health Care.

L’orchestrazione dei processi in sanità

Ma cosa significa orchestrare un processo? Orchestrare un processo significa coordinare e gestire un complesso workflow di attività (es. PDTA) che coinvolge diversi ruoli e servizi aziendali, con l’obiettivo di farli interagire in maniera integrata, osservandone i dati in tempo reale, per trasformarli in decisioni operative e strategiche.

Attraverso l’orchestrazione dei processi, le strutture sanitarie possono migliorare in modo importante efficienza operativa ed efficacia degli interventi su tre fronti:

• la standardizzazione dei processi e l’automazione dei compiti manuali e ripetitivi, permettono al personale sanitario di liberare tempo prezioso, da dedicare al paziente;
• la sincronizzazione delle informazioni disponibili tra i diversi sistemi informativi verticali, assicurando la visibilità in tempo reale delle informazioni lungo un processo e riducendo il rischio di errori, duplicazioni o perdite di dati;
• un cambio di paradigma dalla logica del “costo del singolo servizio” al valore lungo tutto il processo assistenziale, in ottica Value Based Healthcare (VBHC).

L’orchestratore si integra ai sistemi informativi esistenti, fornendo nuove informazioni ad un livello di gestione superiore rispetto al singolo sistema. Di conseguenza, l’esistenza di un’adeguata architettura dei sistemi informativi, la disponibilità dei dati e una solida interoperabilità tra essi costituisce prerequisito essenziale per il conseguimento degli obiettivi di efficientamento delle attività, ricercato dalle strutture sanitarie.

Le evidenze emerse durante l’Innovation Lab di Forum Sanità

Nell’ambito delle iniziative promosse da Forum Sanità 2025, durante l’Innovation Lab “L’orchestrazione dei processi in Sanità” del 23 ottobre, si è tenuta un’apposita sessione di approfondimento sui temi precedentemente discussi, che ha visto la partecipazione di numerosi rappresentanti istituzionali e accademici del settore sanitario, che abbiamo affiancato in qualità di moderatori, al fine di raccogliere i contributi emersi nel corso dell’evento.

L’analisi si è concentrata su come l’orchestratore possa supportare l’integrazione dei servizi sanitari tra ospedale e territorio, prevista dal DM 77/2022, declinata nelle seguenti tre possibili aree di applicazione:

1. Supporto ai Case Manager nella gestione del percorso di cura e delle transizioni tra diversi setting assistenziali.
   La frammentazione dell’offerta di servizi sanitari sul territorio introduce un rischio di discontinuità delle cure, legato alla difficoltà di governo unitario su molteplici livelli di gestione, sia interna, in considerazione delle diverse articolazioni territoriali di una struttura sanitaria, sia esterna, in considerazione del coinvolgimento di ulteriori figure coinvolte a vario titolo e in vari momenti nel percorso di cura del paziente, come ad esempio i MMG e gli erogatori accreditati e privati. L’orchestratore, attraverso la configurazione di un workflow di attività condiviso (cfr. PDTA), con ruoli e responsabilità ben definiti, assicura che ciascun professionista intervenga nel percorso di cura del paziente in base alle proprie competenze, visualizzando le informazioni necessarie. In questo modo, i case manager sono in grado di governare il percorso del paziente in ogni “fase/momento” del percorso in cui si trova, le figure/strutture coinvolte, le decisioni in ottica di continuità assistenziale verso il paziente e di collaborazione verso gli altri professionisti coinvolti e, infine, di migliorare la programmazione delle attività nel setting assistenziale più indicato.
2. Supporto ai professionisti sanitari nella valorizzazione delle prestazioni infermieristiche.
   L’orchestratore può contribuire alla valorizzazione delle prestazioni di assistenza infermieristica, quali l’infermiere di famiglia e l’infermiere di comunità (IFeC), come ad esempio il monitoraggio dei parametri vitali, la somministrazione di farmaci e l’aderenza della terapia farmacologica seguita dal paziente.Tali prestazioni, anche in relazione alla recente riorganizzazione dell’assistenza territoriale, promossa dal DM 77/2022 ancora in corso di attuazione, non trovando evidenza in alcun flusso informativo ministeriale, non sono né tracciate dai sistemi informativi né adeguatamente valorizzate, poiché impropriamente attribuite ad altre figure professionali specialistiche. Inoltre, per tali attività, oltre il tracciamento ai fini di rendicontazione, diventa essenziale rilevarle per garantire che tutti gli step di un processo siano previsti e resi noti ai diversi attori, per evitare buchi informativi.
3. Supporto ai Risk Manager nel monitoraggio degli eventi sentinella.
   L’orchestratore esprime le proprie potenzialità anche nel campo del management del rischio clinico, dove potrebbe essere utilizzato per il tracciamento e il monitoraggio degli eventi sentinella, attraverso la configurazione di un workflow, che ricalca le procedure definite a livello nazionale e/o regionale, assicurando la compliance delle attività e il coinvolgimento dei diversi livelli organizzativi interessati.

Per le applicazioni individuate, in riferimento all’adozione degli strumenti di orchestrazione, sono stati poi declinati l’approccio metodologico abilitante, gli eventuali vincoli e/o criticità e i benefici attesi.

Approccio metodologico abilitante

Durante la sessione, è stato sottolineato più volte che non è possibile affidarsi esclusivamente alla tecnologia per abilitare un cambio di paradigma. La tecnologia deve adattarsi al contesto organizzativo ed operativo, per cui il cambiamento deve essere sempre accompagnato e facilitato dalla promozione e adozione di adeguate misure organizzative come:

• la definizione di un modello di governance per la trasformazione digitale e la gestione del cambiamento, con ruoli e responsabilità chiare, che favorisca l’implementazione delle iniziative di innovazione in ottica di program management;
• la progettazione/adeguamento di soluzioni tecnologiche secondo l’approccio di service design, che prevede il coinvolgimento attivo degli utenti, con i quali vengono definiti i requisiti di funzionamento dei sistemi;
• la revisione dei processi operativi esistenti, in ottica di semplificazione degli input e degli output di ciascuna azione;
• la razionalizzazione dei dati e delle relative fonti, in ottica di persistenza del dato once-only, promuovendo l’interoperabilità dei sistemi;
• l’adozione delle soluzioni disegnate secondo una logica incrementale, ovvero individuare il bisogno, stratificare la popolazione utente, raccogliere i requisiti, costruire un pilota per testarne il funzionamento e successivamente estenderlo a processi più ampi e complessi all’interno dell’organizzazione.

Eventuali criticità e/o vincoli

La piena adozione di strumenti di orchestrazione dei processi sanitari può essere influenzata da una serie di vincoli che serve considerare per la realizzazione di un progetto di successo. Tra i più comuni vanno annoverati sicuramente quelli: di carattere tecnologico, rappresentati dalla complessità architetturale, dal grado di interoperabilità dei sistemi e dei dati in esso contenuti, dal livello di obsolescenza; di carattere normativo, rappresentati dalle normative europee e nazionali in materia di trattamento e protezione dei dati personali (GDPR); di carattere organizzativo, come ad esempio la mancanza di comunicazione tra gli attori coinvolti nel medesimo processo, l’engagement del paziente, il commitment del personale e la partecipazione alle iniziative di formazione e comunicazione, l’affidamento esclusivo agli strumenti di automazione per decisioni complesse; di carattere gestionale, come ad esempio l’assenza di un modello di governance delle iniziative di trasformazione digitale, l’applicazione asettica delle nuove tecnologie ai processi esistenti; di carattere finanziario, come ad esempio le barriere d’ingresso agli investimenti in nuove tecnologie, rappresentate dai costi iniziali elevati.

I benefici attesi

Gli strumenti di orchestrazione costituiscono un supporto strategico per la generazione di valore sia nell’ambito dei processi clinico-sanitari sia nell’ambito dei processi di gestione e coordinamento di attività operative, creando correlazioni utili, ai fini della conoscenza condivisa, tra dati provenienti da diversi sistemi e/o aree di attività. Tra i benefici più comunemente percepiti, occorre menzionare:

• la piena integrazione tra la dimensione clinica e la dimensione operativa, attraverso una vista integrata dei dati raccolti durante l’esecuzione dei processi;
• la regolamentazione dei rapporti, dei ruoli e delle responsabilità degli attori coinvolti nei percorsi di cura dei pazienti, intesi sia come attori interni, sia attori esterni;
• la condivisione diffusa di dati clinici relativi ai pazienti, in maniera sicura, evitando il rischio di errori, duplicazioni e mancato aggiornamento delle informazioni, superando la frammentazione organizzativa;
• la partecipazione e la valorizzazione delle attività di cura verso il paziente per tutte le professioni coinvolte, anche professioni sanitarie, come ad esempio infermieri, OSS, questi ultimi spesso coinvolti anche in attività ancillari all’erogazione delle cure;
• l’introduzione di strumenti di automazione delle attività amministrative o ripetitive, a supporto dei professionisti, per migliorare la gestione del carico di lavoro, liberando tempo utile per la cura e l’interazione diretta con il paziente;
• automazione di attività ripetitive cliniche e sanitarie sulla base delle regole descritte nei PDTA (es. prenotazione esami, verifica delle tempistiche delle prestazioni, comunicazione fra operatori, etc);
• il coordinamento dell’intera esperienza del paziente, assicurando transizioni fluide tra i setting assistenziali e raccogliendo dati significativi lungo tutto il percorso;
• la pianificazione efficace della capacità operativa della struttura, con impatto favorevole sulle performance finanziarie, misurate attraverso l’efficientamento dei tempi e dei costi operativi;
• la disponibilità di strumenti di data visualization come le dashboard, efficaci per una veloce comprensione dei fenomeni osservati durante l’esecuzione dei processi, e di strumenti di notifica e alert che supportano l’ingaggio degli attori nell’invio puntuale di informazioni chiave per il percorso di cura.