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Il Veneto prova in ogni dettaglio il nuovo modello di Smart Working per la PA

Al via la sperimentazione dello smart working del Veneto nell’ambito del progetto "VeLA: Veloce, Agile, Leggero: smart working per la PA”. “La prima fase di sperimentazione di 6 mesi farà da testa di ponte per un’adozione più ampia a regime”, a sostenerlo in questa intervista è Gianluigi Cogo, Project Manager dell’Agenda Digitale di Regione Veneto e capo progetto interno

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Nel giro di 6 mesi, la Regione Veneto mira a verificare i risultati di una sperimentazione con lo scopo di affrontare una successiva ricognizione interna più ampia delle figure professionali e delle competenze necessarie per affrontare adeguatamente il nuovo paradigma dello smart working. I primi passi per raggiungere questi obbiettivi sono stati compiuti attraverso la partecipazione al bando Open Community PA 2020 del PON Governance Capacità Istituzionale 2014-2020, per il finanziamento di interventi volti all’evoluzione e alla diffusione di buone pratiche.

VeLa (Veloce, Leggero, Agile) è il progetto ammesso a finanziamento, che vede l’Emilia-Romagna come ente capofila e, assieme al Veneto, altre tre amministrazioni regionali (Friuli-Venezia Giulia, Piemonte e Lazio), la Città Metropolitana di Bologna, il Comune di Bologna e l'UTI delle Valli e delle Dolomiti Friulane.

L’esperienza virtuosa in riuso è quella della provincia autonoma di Trento, partner di progetto, che ha potuto per prima sperimentare lo smart working, a prescindere dalla recente Direttiva statale n. 3 del 2017 in materia di lavoro agile.

Il progetto prevede lo sviluppo di un kit di riuso - costituito da componenti regolatorie, azioni per l’empowerment, strumentazioni tecniche, indicatori per il monitoraggio, linee guida e strumenti per la comunicazione e la formazione - da rendere disponibili a tutte le amministrazioni interessate e da sviluppare anche grazie alle sperimentazioni in campo di alcuni degli enti partner, tra cui il Veneto. Ne abbiamo parlato con Gianluigi Cogo, Project Manager dell’Agenda Digitale Regione Veneto e capo progetto interno.

“Siamo partiti con 15 fra dirigenti e funzionari, scelti all’interno delle tre strutture che hanno condiviso da subito la scommessa, ovvero la Direzione Ict e Agenda Digitale, l’Area Formazione e Lavoro e ovviamente la Direzione delle Risorse Umane. Abbiamo creato un regolamento interno e abbiamo impostato una contrattualistica individuale fra lo smart worker e il proprio direttore, che ci permetterà di capire come estendere lo smart working a tutto l’ente”. L'amministrazione ci crede, non è un caso che la delibera di avvio del progetto sia stata presentata da due assessori: Gianluca Forcolin, assessore alle risorse umane, e Elena Donazzan, assessore alla formazione e al lavoro.

Presupposto essenziale perché possa essere garantita un'ampia applicazione dello smart working è la migrazione di tutti i sistemi di collaboration sul cloud.

“La nostra grande sfida – precisa Cogo - è quella di cambiare completamente la modalità di lavoro tradizionale. Attraverso un bando di gara che abbiamo pubblicato lo scorso anno, siamo riusciti ad assegnare i sistemi di posta elettronica e di document collaboration ad un provider cloud. Ora tutto il nostro parco servizi applicativi di office automation verrà reso disponibile sulla Google G-Suite. La maggior parte dei dipendenti che ancora conserva gran parte dei propri documenti su archivi locali dovrà usare il cloud e trarne tutti i vantaggi. Questa sfida verrà accompagnata da corsi di formazione e per questo abbiamo il pieno supporto di Google e dei suoi partner”.

I 15 avanguardisti saranno i primi a sperimentare lo switch-off totale, hanno ricevuto in dotazione un chromebook e uno smartphone con SO Android con il quale hanno già iniziato a lavorare nel cloud, ma perché questo adattamento sia possibile occorre anche un grande impegno in ambito di change management.

“È un lavoro di persuasione, di formazione, è un problema soprattutto di resistenza culturale. Chi sperimenta si fa anche formare, ma la sfida è portare i dirigenti a fare formazione, far comprendere loro meglio che cos'è il paradigma dello smart working, quali sono i benefici sociali e organizzativi, oltre a quelli economici che spesso sono più evidenti. C'è il commitment della Giunta per cui i corsi dovrebbero iniziare a dicembre e dovremmo poi misurarne la partecipazione effettiva e i risultati”.

Lo smart working forse non è adatto per tutti i contesti e per tutti i ruoli. Sono avvantaggiate le figure professionali che già godono di grandissima autonomia e che hanno grandi capacità relazionali. Quelle figure che non soffrono di organizzazioni troppo verticali e piramidali, e non necessitano di check continui.

“Lo smart worker è capace di muoversi tra gli obiettivi più vari, lavora in modalità molto agile su progetti che non prevedono l'utilizzo di macchine o di processi di tipo convenzionale. Quasi tutti invece sono convinti che il telelavoro e lo smart working siano assolutamente sinonimi. Anche tra gli sperimentatori, c’è chi continua a chiedere di seguire le stesse procedure, di fare le stesse mansioni di routine che effettuava nell’ufficio tradizionale. Nell'immaginario collettivo lo smart worker è quello che lavora dal divano di casa in pigiama e invece spesso capita che ti ritrovi a riprendere in mano e a completare cose che avevi lasciato indietro, raffini i progetti e li migliori. Riprendi relazioni che avevi sottovalutato. Cogli sfumature diverse, non condizionate dalla routine. Scegli modi nuovi per relazionarti e scegli luoghi (come i co-working) dove apprendi anche modalità e tecniche nuove. Sugli apparati in dotazione abbiamo dei servizi che rendono evidente lo status e il fatto di essere reperibili ti sottopone a competizione, ti porta a elaborare tutta una serie di attività per dimostrare che le consegni nel tempo che ti è stato richiesto o addirittura in anticipo. In ufficio, invece, hai le tue pause caffè, momenti di networking, momenti di riunione e così via”.

Per chiarire ulteriormente questa differenza tra smart working e telelavoro, Cogo porta alcuni esempi: “scrivere un documento insieme sul cloud oggi è possibile, invece c'è chi è abituato a seguire processi e continua a mandare via posta le versioni aggiornate. Questo è un peso da un punto di vista concettuale, ma soprattutto è un costo per le strumentazioni digitali applicate, per gli archivi, per le licenze. Non c'è chi fa prima, chi fa dopo, chi sta sopra e chi sta sotto, siamo orizzontali e insieme costruiamo un documento, un deliverable, un'indagine, una presentazione”.

Chi si candida come smart worker deve accettare questa precondizione, mantenere fermo l’obiettivo. Ma quanti giorni a settimana è possibile lavorare in modalità di smart working?

“Nei nostri contratti – precisa Cogo - possiamo scegliere se fare uno o due giorni, non di più, però non è detto. Io ad esempio lavoro molto su progetti comunitari ed è scontato che parecchio tempo lo passo anche fuori dall’ufficio con i partner, ma la stessa cosa non la si può chiedere a chi lavora in processi verticali che prevedono ad esempio imputazioni di dati, verifiche contabili, assistenza utenti, sportello, ecc. È difficile in questi casi ipotizzare un’attività prevalente di smart working, se non per uno o due giorni al mese, quando si può optare per le attività a corredo della noiosa routine e che quindi prevedono progetti di evoluzione, ripensamento, miglioramento delle attività afferenti all’area di competenza. In base agli studi che faremo e alle rilevazioni finali, vedremo se consegnare all'amministrazione un kit che non sia soltanto di tipo regolatorio ma che contenga una serie di case study, che possa dire come ottimizzare la produttività. Per questo abbiamo previsto un Comitato Scientifico fatto da esperti che si occupano di temi tecnologici, della sicurezza, degli indicatori, di monitoraggio e non solo”.

Naturalmente nei tre giorni in cui si rientra in ufficio, oltre a fare il lavoro per cui si è preposti, diventerà fondamentale recuperare quella parte empatica che solo il rapporto personale può garantire. Avviare progetti di smart working nella Pubblica amministrazione non è assolutamente facile, soprattutto per il sentiment avverso dei cittadini nei confronti del comparto pubblico.

“Non appena lanci un comunicato stampa annunciando che i dipendenti lavoreranno in modalità smart puoi star sicuro che ti attaccheranno, sostenendo che già non fai nulla, quindi devi sopperire a questa mancanza di tipo culturale, ma anche di tipo sentimentale, portando prove di successo dei progetti su cui sei impegnato. Se questo viene garantito con modalità di smart working, allora forse il sentimento cambierà; è una bella sfida”. E non basterà presentare evidenti stime di risparmio basate su dati oggettivi, in termini di riduzione dei costi di affitto degli immobili, di riduzione delle spese di riscaldamento o condizionamento degli uffici, di risparmio di benzina o biglietti dei bus, di mancato riconoscimento del buono pasto e delle indennità accessorie, di ridotta manutenzione delle strumentazioni fisse, e centinaia di costi nascosti che pesano sulla collettività; aspetti spesso evidenziati in articoli e studi scientifici che dimostrano quanto costi la ‘postazione tradizionale’ al contribuente.

“C’è da sperare poi che anche internamente prevalga un sentimento positivo che non è scontato. I colleghi - afferma Cogo - dovrebbero fare il tifo per gli sperimentatori perché questi apri pista possono diventare il cavallo di troia per una rivoluzione organizzativa e culturale che porterà benefici a tutti”.

Nella sperimentazione avviata dalla Regione Veneto ricorrono molti aspetti positivi, che interessano anche il tema dello scambio culturale, dell’open innovation, del metodo formativo di tipo esperenziale. Una dato confermato da Cogo, “desideriamo che gli attuali sperimentatori e i prossimi smart worker che in futuro entreranno a regime, comincino a frequentare ambienti esterni alla PA e a contaminarsi con quelli che già lavorano in modalità di co-working, dove possano trovare ad esempio startupper, creativi, che aggiungano un po’ di freschezza e di innovazione ai processi lavorativi. Pensiamo dunque che sia utile sperimentare lo smart working in luoghi in condivisione aperta, spazi di co-working che stiamo cercando di censire e convenzionare”. Uno dei temi portanti di questo progetto è proprio quello di individuare sul territorio degli open space pubblici già pronti a ospitare gli smart worker, che non vanno confusi con uffici remotizzati in affitto.

“Nel rispetto dei vincoli degli acquisti sotto soglia stiamo ipotizzando, tenendo conto delle regole del procurement, la possibilità di convenzionare dei locali esterni all’amministrazione”. È sullo sfondo di tutti questi aspetti che si conferma l’importanza del progetto sperimentale avviato dalla Regione Veneto.