Onboarding: dall’inserimento all’integrazione. Un approccio human-centric per valorizzare il capitale umano nella PA

L’intensa stagione di reclutamento che sta interessando la PA rappresenta per le organizzazioni pubbliche una sfida che non può essere ridotta alla sola ricostituzione della pianta organica, implicando di fatto un profondo ripensamento dei modelli organizzativi, delle modalità di trasferimento delle competenze, degli strumenti di coinvolgimento e dei percorsi di costruzione dell’identità professionale.

Da questa consapevolezza nasce il progetto “Onboarding: dall’inserimento all’integrazione”, sviluppato dalla Direzione Regionale Veneto dell’Agenzia delle Entrate in occasione dell’ingresso di 689 funzionari tributari del concorso nazionale per 3.970 unità, successivamente incrementati da ulteriori procedure concorsuali.

Il progetto intende rispondere a due rischi particolarmente rilevanti nelle organizzazioni pubbliche ad alta specializzazione:

1. Disorientamento nella fase di inserimento, con conseguente basso livello di engagement (un rischio presente a maggior ragione in un’organizzazione come l’Agenzia delle Entrate, caratterizzata da un know-how specialistico che costituisce una sorta di barriera all’ingresso).
2. Bassi livelli di retention, con la conseguente uscita nel breve-medio termine verso altre organizzazioni pubbliche o private.

La letteratura scientifica individua una correlazione positiva tra qualità dell’onboarding, engagement e retention.

Le fasi del modello: dal preboarding all’assegnazione definitiva

Per affrontare queste potenziali criticità è stato realizzato un sistema strutturato che accompagna il dipendente dal primo contatto con l’Agenzia fino al consolidamento della sua esperienza professionale. L’obiettivo è favorire il pieno coinvolgimento e l’integrazione dei neoassunti attraverso un percorso articolato in quattro fasi:

1. Preboarding: inizia prima dell’assunzione attraverso colloqui di orientamento, analisi dei curriculum vitae, assegnazione delle sedi, individuazione dei tutor e predisposizione di strumenti di accoglienza, tra cui un servizio di housing a supporto del personale che proviene da altre regioni.
2. Onboarding: comprende giornate di accoglienza dedicate alla conoscenza della missione istituzionale, dei valori organizzativi, dei principali processi di lavoro e delle opportunità offerte dall’Agenzia.
3. Inserimento operativo: caratterizzato da formazione specialistica con livelli progressivi di approfondimento, affiancamento e tutoraggio.
4. Assegnazione definitiva: consente di consolidare il percorso valorizzando competenze, attitudini e aspirazioni professionali emerse durante il periodo di prova, anche – ove necessario – tenendo conto di eventuali esigenze di conciliazione vita-lavoro.

Monitoraggio, valutazione e risultati dell’indagine

Uno degli aspetti più innovativi del progetto è l’introduzione di un sistema strutturato di monitoraggio basato su quattro questionari somministrati in momenti diversi del percorso: onboarding, engagement, identificazione e reputation. Grazie a questo approccio è stato possibile non solo accompagnare i neoassunti, ma anche misurare in modo sistematico la qualità dell’esperienza vissuta e gli effetti prodotti sull’integrazione organizzativa.

I primi esiti dell’indagine evidenziano valori particolarmente elevati nelle dimensioni dell’“imprinting” iniziale e dell’inserimento nelle strutture operative. Anche i dati relativi all’engagement restituiscono un quadro incoraggiante. Le dimensioni maggiormente valorizzate sono quelle relazionali e valoriali, dato che testimonia la capacità del progetto di favorire la costruzione di legami professionali significativi e di rafforzare la condivisione della missione istituzionale.

Particolarmente significativo è inoltre il livello di identificazione con l’organizzazione emerso dalle rilevazioni successive, come pure emergono valutazioni positive sia per la qualità della leadership sia per il clima organizzativo.

I risultati qualitativi consentono di comprendere ancora meglio il valore dell’esperienza. Le motivazioni che spingono i candidati a scegliere l’Agenzia delle Entrate non sono riconducibili soltanto alla stabilità occupazionale, che anzi sembra assumere un rilievo marginale, e nemmeno solo al work-life balance; piuttosto, una leva motivazionale notevole è costituita dalla coerenza con il proprio percorso di studi, dall’interesse verso la materia tributaria e dalla possibilità di contribuire concretamente al funzionamento dello Stato. Allo stesso tempo, i partecipanti evidenziano l’importanza della formazione, della chiarezza delle informazioni e della conoscenza dei valori dell’organizzazione come elementi centrali per un’integrazione efficace.

Un aspetto particolarmente rilevante emerso dalle rilevazioni riguarda il valore attribuito alla formazione specialistica e ai percorsi di apprendimento costruiti sulla posizione di lavoro. I neoassunti hanno riconosciuto l’utilità di un modello che non si limita a trasferire conoscenze generali sull’organizzazione, ma accompagna progressivamente ciascun funzionario nello sviluppo delle competenze richieste dall’attività concretamente svolta. Dopo una fase iniziale comune, dedicata alla conoscenza dell’Agenzia, del sistema tributario e dei principi che orientano l’azione amministrativa, il percorso formativo si differenzia infatti in funzione delle specifiche attività assegnate, integrando formazione tecnico-professionale, tutoraggio, affiancamento e apprendimento sul campo.

Questa scelta assume carattere strategico in un’organizzazione caratterizzata da elevati livelli di specializzazione. Il tutor riveste un ruolo che va oltre il semplice trasferimento di competenze tecniche, diventando un punto di riferimento per l’inserimento professionale e relazionale. Attraverso il confronto continuo con colleghi esperti e l’applicazione diretta delle conoscenze acquisite, i neoassunti possono sviluppare più rapidamente autonomia operativa, capacità di problem solving e consapevolezza del proprio contributo all’interno dell’organizzazione. I feedback raccolti mostrano inoltre come la formazione pratica e contestualizzata venga percepita come uno dei principali fattori di successo dell’esperienza di inserimento, contribuendo a ridurre l’incertezza iniziale e a rafforzare la fiducia nei propri mezzi.

Prospettive future per una PA orientata al valore pubblico

L’impatto del progetto va però oltre i risultati misurati. “Onboarding: dall’inserimento all’integrazione” propone infatti un modello amministrativo che mette al centro la persona, la qualità delle relazioni e la costruzione consapevole dell’appartenenza organizzativa. In questa prospettiva, il neoassunto non è soltanto destinatario di attività formative, ma protagonista di un percorso che valorizza competenze, aspettative e capacità di contribuire all’innovazione.

Le prossime fasi di sviluppo riguarderanno il consolidamento degli strumenti di monitoraggio, l’ulteriore rafforzamento delle attività formative e il miglioramento delle azioni di preboarding, individuate come principale area di crescita dall’analisi dei dati raccolti. L’obiettivo è rendere il modello sempre più efficace, trasferibile e sostenibile nel tempo. Su tutti, l’elemento che può innescare un’ulteriore evoluzione del modello di inserimento è rappresentato dalla progressiva “personalizzazione” dei percorsi di inserimento, che a partire da un modello generalista vanno man mano tarati sulle specifiche esigenze legate ai singoli “mestieri”.

Costruire una PA orientata al futuro – un impegno che è valso al progetto il Premio PA e Futuro di FPA – significa non solo favorire l’inserimento dei nuovi assunti, ma costruire organizzazioni nelle quali i nuovi dipendenti possano riconoscersi, crescere e contribuire con convinzione alla creazione di valore pubblico, insieme ai loro colleghi senior.

Per approfondire: Onboarding: dall’inserimento all’integrazione