Unità di Previsione Strategica, queste sconosciute: ecco cosa sono

Per capire natura e senso delle UPS-Unità di Previsione Strategica serve una premessa, ovvero capire che siamo entrati in una fase di transizione globale, verso qualcosa di nuovo che facciamo fatica a capire. Uso le parole con circospezione: se dico transizione globale non mi riferisco a usuali cambiamenti, grandi o piccoli che siano. Non capiamo l’attuale transizione nello stesso senso in cui un medioevale non avrebbe capito la plastica, l’elettricità, il motore a scoppio o internet. Non la capiamo perché è fuori scala e preannuncia un mondo profondamente diverso da quello a cui siamo abituati.

Un modo per capire meglio ciò che sto affermando è quello di prestare attenzione alle grandi macrovariabili: clima, demografia, società, economia, tecnologia, geopolitica. Appena lo si fa si vede subito che sono tutte in tensione: ognuna di esse e le loro molteplici specificazioni presentano cambiamenti rilevanti. Se poi consideriamo le loro innumerevoli interazioni, il quadro diventa ancora più difficile. Tutto questo suggerisce una transizione di fase, un cambiamento di regime.

La sfida allora diventa: come può un governo prepararsi ai cambiamenti radicali che abbiamo di fronte a noi? Alcuni di questi cambiamenti sono descrivibili; altri sono molto più oscuri; le loro interazioni sono spesso indecifrabili. Un aspetto però sembra chiaro: davanti a una transizione di fase come quella che stiamo vivendo, limitarsi al passato non è più sufficiente. Le “informazioni che vengono dal passato” (in altri termini: la nostra esperienza) non sono più sufficienti per le decisioni che dobbiamo prendere. La sfida allora diventa: come possiamo imparare a usare il futuro nei nostri processi decisionali?

Questa domanda si divide in una serie di sotto-domande, mutualmente legate le une alle altre, che riguardano ad esempio i processi che portano a:

• Introdurre competenze anticipanti all’interno delle istituzioni.
• Formare unità specializzate, le UPS-Unità di Previsione Strategica.
• Rendere l’intera organizzazione future aware, consapevole del futuro.

Per spiegare questi punti mi serviranno diverse puntate di questa rubrica. Per ora mi limito al secondo punto, quello delle UPS. L’istituzione delle UPS è raccomandata sia dalla Commissione Europea che dall’OCSE e, in modi molto diversi legati alle loro specificità, quasi tutti i governi europei (e non solo) le hanno già istituite.

Ma cosa è una UPS? In breve, una UPS è una unità di staff a supporto della dirigenza che la aiuta a includere esplicitamente i futuri possibili nei processi decisionali. In altri termini si tratta di prendere decisioni aggiungendo alle usuali informazioni legate al passato anche informazioni che emergono da appositi lavori di futuro focalizzati sui diversi modi in cui le situazioni si possono evolvere. Perché questo possa succedere, serve ovviamente un esplicito mandato, che specifichi i contorni dell’unità.

Schematicamente, le Unità di Previsione Strategica possono variare lungo una serie di dimensioni, quali ad esempio:

• unità prevalentemente interna/esterna;
• con/senza capacità di proposta;
• integrata o meno nel processo decisionale;
• appoggiata all’esecutivo e/o al parlamento;
• unica o su molteplici livelli (governo, ministeri, regioni, etc);
• specializzata in alcuni metodi/con ampia competenza di metodi;
• con/senza coinvolgimento degli stakeholder.

Le diverse opposizioni configurano unità molto diverse fra di loro. L’esperienza internazionale mostra che le unità più significative sono interne alle amministrazioni, hanno capacità di proposta e sono integrate nel processo decisionale. Le altre dimensioni sono molto legate alla cultura istituzionale dei diversi Paesi. In Finlandia, ad esempio, esiste una unità appoggiata all’esecutivo e una a servizio del parlamento. In Canada l’unità è unica e lavora per l’esecutivo; la Germania invece ha diverse unità legate ai singoli ministeri. Le ultime due dimensioni sono ancora più connesse alle specificità nazionali. L’Inghilterra ha una ampia padronanza dei metodi e svolge un’ampia attività di diffusione, ad esempio verso i comuni; il Giappone ascolta sistematicamente gli stakeholder. La flessibilità è molto ampia e ogni Paese può configurare l’unità più adatta alle proprie esigenze. In ogni caso, le prime tre dimensioni sono fondamentali.

Per ripetere, una UPS è:

• una unità di staff con specifiche competenze professionali;
• una unità che è legittimata a intervenire nel processo decisionale, lavorando con direttori e dirigenti per visualizzare i futuri possibili che li possono riguardare;
• una unità che può lavorare sia su inputdel vertice che su proprie determinazioni.

Una variante che trovo particolarmente interessante riguarda le UPS che non si limitano a lavorare con la dirigenza, ma lavorano anche con l’intera istituzione, puntando a diffondere l’alfabetizzazione al futuro fra tutti i membri dell’organizzazione. Il mandato a coinvolgere il complesso degli stakeholder è anche interessante. Va da sé che queste ulteriori dimensioni di attività richiedono specifiche messe a punto.

Per evitare ambiguità, non è sufficiente dire che cosa è una UPS, è necessario dire anche che cosa una UPS non è.

Una UPS non è:

• un centro studi focalizzato sulla ricerca e la scrittura di report;
• un autonomo centro decisionale.

Una UPS può ovviamente condurre ricerche e produrre report, se necessario o utile, ma non sono la sua attività primaria. Similmente, una UPS è una unità di staff e non un autonomo centro decisionale.

In definitiva, cosa fa una UPS?

Sempre molto schematicamente:

• capisce i cambiamenti in maturazione e le loro interazioni;
• individua singolarità e tipping points;
• conduce esercizi di futuro, usando una varietà di metodi;
• diffonde competenze di futuro sviluppando quella che l’UNESCO chiama futures literacy, in modo da rendere la dirigenza ed eventualmente anche l’intera amministrazione future-aware;
• interagisce con le unità di pianificazione e analisi dei rischi;
• punta a rendere costanti le “conversazioni” di futuro, a partire dalla dirigenza.

Per poter fare tutto questo, il mandato deve legittimare la UPS a lavorare con finestre temporali lunghe. Inoltre, a seconda del mandato che riceve, la UPS può accompagnare l’implementazione delle strategie, monitorandone l’efficacia.

N.d.R. Roberto Poli il 9 giugno a FORUM PA 2026 terrà un keynote speech dal titolo “Pensare l’impensabile: organizzazioni pubbliche consapevoli del futuro”.