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Arriva eIDAS, cambiamo la nostra definizione di documento elettronico

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eIDAS introduce importanti novità in relazione alla convalida e alla validazione temporale delle firme elettroniche nonché ai servizi di recapito certificato che potranno garantire non solo la data e l’ora della creazione o trasmissione del documento elettronico, ma anche l’integrità dello stesso in quel dato momento storico

27 Giugno 2016

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Valentina Carollo, avvocato

L’art. 3, definizione n. 35, del Regolamento eIDAS, nella versione ufficiale italiana reperibile sul sito EUR-Lex , afferma che per “documento elettronico” si intende “qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva”.

È la prima volta che in una norma troviamo l’accostamento diretto della definizione di documento elettronico con il termine “conservazione” e su questo si sta sviluppando un notevole dibattito in dottrina. eIDAS, infatti, non fornisce una definizione di conservazione del documento elettronico trattando appunto di firme elettroniche e servizi fiduciari.

In Italia conosciamo bene la problematica della conservazione dei documenti elettronici intesa come quel particolare meccanismo, derivante dal Codice dell’Amministrazione Digitale -CAD e dal DPCM 3 dicembre 2013, che non solo impedisce la perdita o la distruzione non autorizzata del documento ma che mantiene anche nel tempo le sue caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità.

E’ noto, ad esempio, che fino a oggi la firma digitale conferisce la garanzia di integrità del documento esclusivamente per il periodo di validità del certificato della stessa. Tale problematica si può riversare anche su un servizio come la posta elettronica certificata che, essendo firmata dal gestore di posta elettronica, garantisce l’integrità del messaggio inviato fino alla scadenza della validità del certificato della firma dello stesso gestore. La conservazione di questi documenti elettronici diventa quindi una modalità non solo per garantire la leggibilità del documento a lungo termine ma altresì per garantirne l’integrità.

La conservazione è un adempimento a cui le Pubbliche Amministrazioni si stanno adeguando con notevoli sforzi organizzativi ed economici. Il nuovo CAD pone in capo alle Pubbliche Amministrazioni un maggior onere in tema di conservazione. Molto probabilmente, infatti, il nuovo CAD conterrà la cessazione dell’obbligo di conservazione da parte del soggetto che ha inviato il documento a una Pubblica Amministrazione con onere della stessa di garantirne l’accesso in ogni momento.

Quali sono le implicazioni di questa definizione? Ciò che non sarà conservato non potrà quindi definirsi “documento elettronico”? Ma cosa intende il Regolamento per “conservazione”? Ebbene, a mio parere, la parola “conservato” in questo caso è stata utilizzata a sproposito.

Ed infatti, il legislatore europeo ha tradotto la parola “stored” con “conservato” mentre nel resto del testo “stored” è tradotto più correttamente con “memorizzato” (considerando n. 56 e art. 24, lett. f). Anche se si prova a valutare la versione francese troviamo delle differenze: viene utilizzato “stockées” nel considerando n. 56, poi “conservé” all’art. 3, definizione n. 35, e ancora con “conservées” all’art. 24, lett. f (tradotto in italiano con “memorizzato”). Anche per la versione tedesca, documento elettronico è qualsiasi contenuto memorizzato (gespeicherte) in forma elettronica e lo stesso termine è utilizzato anche nel considerando 56 e all’art. 24, lett. f).

Tra i lavori preparatori troviamo che “electronic document means a document in any electronic format”. Ebbene è pertanto evidente, a mio parere, che la traduzione italiana è errata e va corretta.

Vogliamo forse negare a una mail o a un qualsiasi sms, pagina web, informazione reperibile on line di essere documento elettronico? Vogliamo davvero affermare che se un documento elettronico non è conservato semplicemente “non è documento elettronico”? Da un punto di vista legale, il documento elettronico è, invero, destinato a produrre effetti giuridici diversi a seconda dei requisiti che possiede. Non si può certamente affermare che un documento è o non è elettronico a seconda se lo stesso sia conservato o meno. Ed infatti non può che essere così: lo ricorda l’art. 46 del Regolamento laddove afferma che a un documento elettronico, nella traduzione corretta di “qualsiasi contenuto memorizzato in forma elettronica”, non sono negati gli effetti giuridici e l’ammissibilità come prova in procedimenti giudiziali per il solo motivo della sua forma elettronica.

E ciò a maggior ragione laddove eIDAS introduce importanti novità in relazione alla convalida e alla validazione temporale delle firme elettroniche nonché ai servizi di recapito certificato che potranno garantire non solo la data e l’ora della creazione o trasmissione del documento elettronico, ma anche l’integrità dello stesso in quel dato momento storico.

La protezione, il mantenimento, l’accessibilità dei documenti elettronici nel lungo termine è certamente una questione che interesserà la normativa tecnica. Per quanto riguarda la “conservazione”, invece, è necessario correggere al più presto la definizione di “documento elettronico”.

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