Avanti a passo di gambero sul processo civile telematico

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La grande scadenza stabilita per l‘entrata in vigore del processo telematico è passata. L’ora X è scoccata il 30 giugno. Eppure – visto che i sistemi, i tribunai, gli avvocati e le cancellerie non sono pronte – ecco nel Decreto Legge Renzi-Madia un fioccare di eccezoni, deroghe e rinvii che, in alcuni casi aggirano serenamente il Codice della PA digitale. Ce li illustra Sarah Ungaro nell’ambito della nostra collaborazione con lo Studio legale Lisi.

2 Luglio 2014

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Sarah Ungaro*

La grande scadenza stabilita per l‘entrata in vigore del processo telematico è passata. L’ora X è scoccata il 30 giugno. Eppure – visto che i sistemi, i tribunai, gli avvocati e le cancellerie non sono pronte – ecco nel Decreto Legge Renzi-Madia un fioccare di eccezoni, deroghe e rinvii che, in alcuni casi aggirano serenamente il Codice della PA digitale. Ce li illustra Sarah Ungaro nell’ambito della nostra collaborazione con lo Studio legale Lisi.

A seguito di alcune perplessità, riguardanti soprattutto l’attuale inadeguatezza degli uffici giudiziari e in alcuni casi l’insufficiente formazione fornita ad avvocati, magistrati e cancellieri[1], il Legislatore è intervenuto con il recentissimo Decreto Legge 24 giugno 2014, n. 90, a cui ha fatto seguito la Circolare del ministero della Giustizia del 27 giugno 2014, sulla disciplina del processo civile telematico, nel timore che prevedere per tutti i procedimenti civili la decorrenza dei relativi obblighi dallo scorso 30 giugno avrebbe potuto creare serie criticità. Una delle più importanti novità del Decreto Legge 90/2014 è infatti il differimento[2] degli obblighi di deposito telematico degli “atti endoprocessuali” [3] – di cui ai primi tre commi dell’art. 16-bis del Decreto Legge 179/2012 [4] – al 31 dicembre 2014 [5] per i procedimenti civili innanzi al tribunale ordinario già iniziati alla data del 30 giugno 2014; diversamente, le menzionate disposizioni sul processo civile telematico si applicheranno dal 30 giugno 2014 per i nuovi procedimenti non ancora instaurati alla medesima data.

Sempre riguardo alle tempistiche di decorrenza, inoltre, al nuovissimo comma 9-ter dell’art. 16-bis del D.L. 179/2012 si stabilisce che, a partire dal 30 giugno 2015, nei procedimenti civili, contenziosi o di volontaria giurisdizione, innanzi alla corte di appello il deposito degli atti processuali e dei documenti da parte dei difensori delle parti precedentemente costituite dovrà effettuarsi esclusivamente con modalità telematiche, nel rispetto della normativa anche regolamentare concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici.

Ulteriore novità del DL 90/2014 è poi l’introduzione del nuovo art. 16-sexies al DL 179/2012, rubricato «Domicilio digitale», che stabilisce una precisa condizione alla possibilità di effettuare in cancelleria – a istanza di parte – le notificazioni al difensore degli atti in materia civile, notificazioni alle quali si potrà procedere solo quando non sia possibile, per causa imputabile al difensore destinatario, effettuare la notificazione presso il relativo indirizzo pec (posta elettronica certificata), risultante da pubblici elenchi [6].

Anche per quanto attiene al processo amministrativo, si prevede l’applicazione di alcune disposizioni di cui all’art. 16 del D.L. 179/2012, in tema di notificazioni e comunicazioni a cura della cancelleria (comma 17-bis del citato art. 16); tuttavia, le nuove disposizioni specificano che al processo amministrativo non si applicheranno i commi 2 e 3 dell’art. 3-bis della legge 21 gennaio 1994, n. 53, relativi al momento di perfezionamento della notifica e all’estrazione di copia informatica di un atto formato su supporto analogico ai fini del deposito.

Per quanto riguarda, poi, il perfezionamento del deposito telematico, l’articolo 51 del D.L. 90/2014 introduce una modifica al comma 7 dell’art. 16-bis del D.L. n. 179/2012, al fine di precisare che il deposito risulterà tempestivamente eseguito quando la ricevuta di avvenuta consegna del gestore di posta elettronica certificata del Ministero della Giustizia  venga generata entro la fine del giorno di scadenza, applicando le disposizioni di cui all’articolo 155, commi 4 e 5, c.p.c. Inoltre, qualora il messaggio di posta elettronica certificata ecceda la dimensione massima stabilita nelle specifiche tecniche del responsabile per i sistemi informativi automatizzati del Ministero della gGiustizia [7], la norma appena introdotta specifica che il deposito degli atti o dei documenti possa essere eseguito mediante gli invii di più messaggi di posta elettronica certificata – i quali saranno considerati un unico deposito, come specificato dalla Circolare 27 giugno 2014 del Ministero della Giustizia – e che il relativo deposito sarà ritenuto tempestivo se eseguito entro la fine del giorno di scadenza.

Tuttavia, tale escamotage appare totalmente inidoneo a garantire il deposito di atti o documenti contenuti in un unico file – si pensi, ad esempio, alle immagini diagnostiche ad alta risoluzione o a un video in HD – da allegare come prova e che superi di per sé il limite stabilito di 30 megabyte e che quindi non possa essere depositato telematicamente. In effetti, sul punto, il deposito di tale file non potrebbe avvenire neanche in virtù del potere concesso al giudice di ordinare il deposito di copia cartacea di singoli atti e documenti per ragioni specifiche, sancito dal comma 9 dell’art. 16-bis del D.L. 179/2012. Ciò in quanto, come peraltro chiarito anche dalla recente Circolare del 27 giugno 2014 del Ministero della Giustizia, trattandosi di “copia cartacea di singoli atti e documenti”, l’esercizio di tale potere presuppone il previo deposito mediante invio telematico dell’originale informatico.

Sul punto, dunque, non si comprende come il legislatore non abbia pensato di predisporre delle modalità per il deposito degli atti processuali – piuttosto che la posta elettronica certificata, che costituisce uno strumento articolato e poco flessibile [8]- che prevedessero il semplice upload dei file contenenti atti e documenti da depositare, previa autenticazione del soggetto, e predisponendo il rilascio allo stesso della ricevuta di avvenuto caricamento del file da parte del sistema. Ciò avrebbe consentito di evitare il rischio concreto che molti documenti non siano suscettibili di essere depositati nel nuovo processo telematico.

Per altro verso, estremamente rilevante, poi, risulta l’innovativo potere di autentica attribuito ai difensori e agli ausiliari del giudice. In effetti, all’art. 16-bis del D.L. 179/2012 è stato aggiunto il comma 9-bis, il quale stabilisce innanzitutto che le copie informatiche, anche per immagine, di atti processuali di parte e degli ausiliari del giudice, nonché dei provvedimenti di quest’ultimo (quindi, decreti, ordinanze e sentenze) [9], presenti nei fascicoli informatici dei procedimenti civili, contenziosi o di volontaria giurisdizione, equivalgono all’originale anche se prive della firma digitale del cancelliere. Inoltre, il difensore, il consulente tecnico, il professionista delegato, il curatore e il commissario giudiziale possono autonomamente estrarre con modalità telematiche duplicati, copie analogiche o informatiche di tali atti e provvedimenti [10], attestando la conformità delle copie estratte ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico [11]. Pertanto, tali copie – analogiche e informatiche, anche per immagine – estratte dal fascicolo informatico e munite dell’attestazione di conformità da parte degli avvocati e dagli altri soggetti menzionati, equivalgono all’originale. Diversamente, per i duplicati, rimane fermo quanto previsto dall’articolo 23-bis, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 [12].

Oltre a ciò, si stabilisce un esonero dall’apposizione della marca da bollo richiesta per gli atti notificati in proprio dagli avvocati in modalità cartacea (richiesta al momento dell’esibizione o del deposito nella relativa procedura), ai sensi della Legge 21 gennaio 1994, n. 53, qualora gli atti siano notificati a mezzo di posta elettronica certificata all’indirizzo risultante da pubblici elenchi, così come disciplinato all’art. 3-bis della stessa Legge n. 53/1994 [13].

Pertanto, a fronte della prevista diminuzione delle entrate [14] derivante dalle disposizioni appena citate, all’art. 53 del D.L. 90/2014 [15] si dispone l’aumento del contributo unificato [16] di cui all’art. 13 del D.P.R. 30 maggio 2002, n. 115.

Tuttavia, un profilo fondamentale che sembra aver scarsamente considerato il nostro Legislatore in tutti i provvedimenti emanati in argomento risulta essere quello della conservazione del fascicolo informatico [17], a norma degli artt. 43 e ss. del D.Lgs. n. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione digitale) e delle regole tecniche ivi richiamate, di cui al DPCM 3 dicembre 2013. In effetti, le norme emanate si limitano, in estrema sintesi, ad affermare che la tenuta e la conservazione del fascicolo informatico equivalgono alla tenuta e alla conservazione del fascicolo d’ufficio su supporto cartaceo, operando un generico rinvio al Codice dell’Amministrazione digitale [18].

Sul punto, inoltre, sembra che la menzionata normativa affidi tutte le funzioni di gestione del fascicolo informatico a un Responsabile dei sistemi informativi automatizzati, tralasciando che proprio il D.Lgs. 82/2005, all’art. 44, prevede come obbligatoria la figura del Responsabile della conservazione.

Inoltre, in tutti gli interventi normativi emanati nel corso di questi anni in tema di processo telematico non vi è traccia di una disposizione dedicata alla conservazione dei fascicoli informatici processuali da parte degli avvocati, i quali spesso hanno a disposizione dei semplici software gestionali, non idonei per la conservazione a norma dei fascicoli, ma esclusivamente per le attività di gestione corrente e mera archiviazione.

Anche sotto questo punto di vista, in effetti, nel processo telematico sembra che il Legislatore dimostri una scarsa sensibilità per le stesse garanzie che le norme del Codice di procedura civile accordano ai fascicoli e ai documenti processuali formati in modalità analogica.

* avv. Sarah Ungaro, Digital&Law Department (www.studiolegalelisi.it)


1 Si vedano i rilievi formulati dal Consiglio Superiore della Magistratura nel documento disponibile all’indirizzo http://www.associazionemagistrati.it/allegati/pct-report.pdf. A riprova dell’influenza di tali osservazioni sui recenti provvedimenti, si veda quanto chiarito dalla Circolare del Ministero della Giustizia del 27 giugno 2014, la quale al punto 2 specifica che “rimarrà, per il giudice, la facoltà di depositare in formato cartaceo i propri provvedimenti (ad eccezione di quelli assunti nell’ambito del procedimento monitorio), salvo l’onere della cancelleria di acquisizione di una copia informatica”: in estrema sintesi, dunque, considerando anche la facoltà di istituire prassi che prevedano la messa a disposizione del giudice di copie cartacee informali (come previsto al punto 4 della citata Circolare), con tale provvedimento si esonerano di fatto i giudici dall’applicazione degli obblighi relativi al processo civile telematico (ovviamente, eccetto quelli aditi in procedimenti monitori).

2 Tale previsione è stata introdotta dall’art. 44 del Decreto Legge in commento.

3 Come chiarito anche recentemente dalla Circolare del Ministero della Giustizia del 27 giugno 2014.

4 Decreto Legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito con modificazioni, dalla Legge 17 dicembre 2012, n. 221.

5 Dunque, sino a tale data, gli atti processuali e i documenti relativi ai procedimenti già instaurati innanzi al Tribunale ordinario potranno essere depositati nelle forme tradizionali o, in alternativa, in modalità telematica: in tale ultimo caso il deposito si perfeziona esclusivamente con la modalità telematica

6 Fatto salvo quanto previsto dall’art. 366 c.p.c.

7 Il comma 3 dell’art. 14 del Provvedimento del 16 aprile 2014 del Ministero della Giustizia stabilisce che la dimensione massima consentita per la busta telematica è pari a 30 megabyte.

8 In argomento, la citata Circolare del 27 giugno 2014 del Ministero della Giustizia, la quale prevede che in caso di anomalie di tipo WARN o ERROR del deposito eseguito mediante invio telematico, è possibile per la Cancelleria “forzare l’accettazione del deposito”, mentre anomalie di tipo FATAL “inibiscono materialmente l’accettazione, e, dunque, l’entrata dell’atto/documento nel fascicolo processuale”.

9 Si veda la Sez. III del Tit. VI del I libro del Codice di procedura civile.

10 Ovviamente, tali nuove previsioni dovranno essere coordinate con quelle relative ai diritti di copia, di cui all’art. 31 del regolamento di cui al Decreto del Ministero della Giustizia 21 febbraio 2011, n. 44, e all’art.29 del Provvedimento del 16 aprile 2014 del Ministero della Giustizia.

11 Le disposizioni appena citate non si applicano agli atti processuali che contengono provvedimenti giudiziali che autorizzano il prelievo di somme di denaro vincolate all’ordine del giudice.

12 Il comma 2 dell’art. 23-bis del Codice dell’Amministrazione digitale (D.Lgs. n. 82/2005) dispone che:“Le copie e gli estratti informatici del documento informatico, se prodotti in conformità alle vigenti regole tecniche di cui all’articolo 71, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro conformità all’originale, in tutti le sue componenti, è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato o se la conformità non è espressamente disconosciuta. Resta fermo, ove previsto, l’obbligo di conservazione dell’originale informatico”.

13 Sul punto, appare utile evidenziare che il recentissimo D.L. 90/2014 ha modificato la Legge 21 gennaio 1994, n. 53, relativa alla facoltà di notificazioni di atti civili, amministrativi e stragiudiziali per gli avvocati e procuratori legali. In particolare, all’art. 1 si dispone che gli avvocati possono effettuare le notificazioni c.d. in proprio a mezzo posta elettronica certificata, senza la necessaria preventiva autorizzazione del Consiglio dell’ordine di appartenenza, mentre il nuovo comma 4-bis dell’art. 8 stabilisce che l’avvocato che effettui le notifiche a mezzo posta elettronica certificata non deve munirsi dell’apposito registro cronologico la cui adozione sarebbe obbligatoriamente prevista per le notifiche in proprio.

14 La diminuzione delle entrate è stimata in 18 milioni di euro.

15 Già in vigore dal 25 giugno 2014.

16 Per il processo di pagamento telematico si vedano l’art. 30 del regolamento di cui al Decreto del Ministero della Giustizia 21 febbraio 2011, n. 44, e gli artt. 26 e ss. del Provvedimento del 16 aprile 2014 del Ministero della Giustizia.

17 In argomento, si veda la lucida analisi di Andrea Lisi nell’intervista reperibile all’indirizzo http://www.mysolutionpost.it/blogs/it-law/piana/2014/06/digitalizzazione-processo-telematico.aspx

18 Si vedano, in particolare, l’art. 9 del D.M. n. 44/2011 e l’art. 11 del Provvedimento 16 aprile 2014 del Ministero della Giustizia.