Buste paga on line anche per i dipendenti privati

Dopo i dipendenti statali, anche quelli delle aziende private potranno ricevere la busta paga via web. E non solo tramite PEC, ma anche – come ha precisato il Ministero del Lavoro – tramite una semplice email o attraverso la pubblicazione nell’area riservata del sito web aziendale. Al dipendente deve essere consentito l’accesso mediante password individuale e deve essere garantita la possibilità di entrare in possesso della busta paga e di poterla stampare su carta.

Con la diffusione delle tecnologie digitali si può fare a meno della carta anche per l’adempimento di alcuni obblighi gravanti in capo ai datori di lavoro. Anche i dipendenti privati, infatti, potranno ricevere il prospetto paga via web, come ormai da tempo accade per i dipendenti statali.

In quest’ambito, in realtà, il settore pubblico è stato precursore nell’impiego di determinati mezzi informatici utilizzati per snellire gli oneri burocratici, invertendo l’indice di dinamicità nell’adeguamento alle novità tecnologiche che solitamente contraddistingue il comparto delle aziende private.

Già con la legge Finanziaria del 2005 [1], infatti, si disponeva che i dipendenti statali dotati di una casella di posta elettronica fornita dall’amministrazione potessero ricevere la busta paga per via telematica, in alternativa al cedolino cartaceo, sulla scorta della necessità di adeguamento dell’azione amministrativa alle disposizioni contenute nel D.Lgs. n. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale).

Solo qualche anno dopo, con l’interpello n. 1/2008, il Ministero del Lavoro si era pronunciato favorevolmente riguardo all’assolvimento degli obblighi di cui agli artt. 1[2] e 3[3], L. n. 4/1953 da parte dei datori di lavoro del settore privato mediante messaggio inviato a mezzo PEC[4]: ciò anche in virtù della considerazione che il citato art. 1 impone solo l’obbligo di consegna del prospetto paga, senza alcun riferimento alla necessità che questo sia consegnato in forma cartacea.

In tale documento, si precisava che la trasmissione telematica del prospetto di paga è compatibile con le disposizioni previste dalla L. n. 4/1953, atteso che il servizio di posta elettronica certificata (disciplinato dal D.P.R. 11 febbraio 2005 n. 68) costituisce idonea prova, nei confronti degli organi ispettivi di vigilanza, dell’effettiva trasmissione e ricezione da parte del lavoratore di detto prospetto.

Da ultimo, con la risposta all’Interpello n. 13 del 30 maggio 2012, il Ministero del Lavoro ha espresso parere positivo circa la possibilità di consegnare il documento relativo ai prospetti paga anche tramite posta elettronica non certificata.

L’assolvimento degli obblighi ex artt. 1 (ove non è prescritta alcuna specifica forma per l’adempimento dell’obbligo di consegna del prospetto paga, con la conseguenza che non è rinvenibile il divieto di trasmettere al lavoratore il documento per posta elettronica anche non certificata) e 3, della L. n. 4/1953, da parte di un datore di lavoro privato, è dunque possibile, oltre che tramite posta elettronica certificata, anche attraverso sito web dotato di un’area riservata con accesso consentito al proprio personale, mediante password individuale e a condizione che sia garantita al dipendente la possibilità di entrare nella disponibilità del prospetto e di poterlo stampare su carta.

In ogni caso, per garantire la verifica immediata da parte del lavoratore o comunque gli eventuali accertamenti dell’organo di vigilanza, si prescrive, inoltre, che risulti traccia nello stesso sito della collocazione mensile dei prospetti di paga.

*dott.ssa Sarah Ungaro – Digital&Law Department www.studiolegalelisi.it 

[1] Art. 197, legge n. 311/2004: “Entro sei mesi dalla data di entrata in vigore della presente legge, i cedolini per il pagamento delle competenze stipendiali del personale delle amministrazioni di cui all’articolo 1 del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39, purché sia già in possesso di caselle di posta elettronica fornite dall’amministrazione, sono trasmessi, tenuto conto del diritto alla riservatezza, esclusivamente per via telematica all’indirizzo di posta elettronica assegnato a ciascun dipendente. Con decreto di natura non regolamentare del Ministro dell’economia e delle finanze, di concerto con il Ministro per l’innovazione e le tecnologie, sono emanate le relative norme attuative”.

[2] Art. 1 L. n. 4/1953: “È fatto obbligo ai datori di lavoro di consegnare, all’atto della corresponsione della retribuzione, ai lavoratori dipendenti, con esclusione dei dirigenti, un prospetto di paga in cui devono essere indicati il nome, cognome e qualifica professionale del lavoratore, il periodo cui la retribuzione si riferisce, gli assegni familiari e tutti gli altri elementi che, comunque, compongono detta retribuzione, nonché, distintamente, le singole trattenute. Tale prospetto paga deve portare la firma, sigla o timbro del datore di lavoro o di chi ne fa le veci. Le società cooperative sono tenute alla compilazione del prospetto di paga sia per gli operai ausiliari che per i propri soci dipendenti”.

[3] Art. 3 L. n. 4/1953: “Il prospetto di paga deve essere consegnato al lavoratore nel momento stesso in cui gli viene consegnata la retribuzione”.  

[4] Come riportato nell’Interpello n. 13/2012, nel ripercorrere le tappe di diffusione di queste procedure, in riferimento all’Interpello n. 1/2008 si precisa che: “Mutuando la ratio sottesa alla normativa vigente nelle PP.AA., si è dunque ritenuto corretto l’assolvimento dell’obbligo in esame da parte dell’azienda del settore privato anche mediante l’utilizzo del servizio di posta elettronica certificata, nel rispetto delle regole in materia di protezione dei dati personali”.