Dall’illusione dell’essere occupati al valore reale: la sfida dell’IA nella PA

La pubblica amministrazione si trova di fronte a una nuova sfida: distinguere tra ciò che appare efficiente e ciò che genera vero valore. In un contesto in cui l’intelligenza artificiale promette di automatizzare attività e ottimizzare i processi, il rischio è quello di cadere in una trappola: “essere occupati” sembra sempre più sinonimo di “fare bene”. Automatizzare sembra più importante di “cosa automatizzare per creare valore?”. Ma è davvero così?

L’automazione che evita le domande difficili

Nella PA l’adozione dell’IA ha portato a innovazioni significative, ma anche a paradossi. Laddove si sta già ragionando di questi temi, si automatizzano attività amministrative, si elaborano dati con maggiore velocità, si producono più documenti in meno tempo. Tuttavia, pochi si chiedono se queste attività sono realmente utili, se portano valore, se semplificano la vita dei cittadini o migliorano i servizi. Abbiamo automatizzato la burocrazia, ma raramente ne mettiamo in discussione l’utilità.

Il falso mito dell’efficienza

Con agende sempre più piene e task continui, l’essere costantemente impegnati viene usato come metrica implicita del valore di un dipendente. Ma eseguire compiti ininterrottamente non significa creare valore. La vera produttività non si misura nella quantità di email inviate o di documenti prodotti, ma nella qualità delle decisioni prese, nella chiarezza dei processi, nella capacità di risolvere problemi complessi e reali.

Il valore della presenza consapevole

Come evidenziato da Jason Fried nel suo celebre TED Talk, il lavoro ha bisogno di continuità, concentrazione e tempi lunghi per generare risultati significativi. Le interruzioni costanti, i task non prioritari e la pressione della reperibilità permanente e delle risposte immediate sono nemici del pensiero profondo. Nella PA, dove le decisioni incidono sulla vita delle persone, questa riflessione diventa ancora più urgente.

Cinque proposte per cambiare rotta nella PA

1. Misurare il tempo speso nelle attività: rendere visibile quanto tempo viene dedicato ad attività a basso valore aggiunto.
2. Obbligo di obiettivi chiari: ogni progetto o iniziativa dovrebbe avere scopi definiti, impatti attesi e indicatori di risultato.
3. Spazi protetti per il deep work: bloccare ore settimanali senza interruzioni per favorire la concentrazione.
4. Formare alla cultura del “no” consapevole: saper selezionare attività davvero prioritarie e tralasciare il superfluo.
5. IA dove serve davvero: usarla per automatizzare task ripetitivi, non per moltiplicare la documentazione o la complessità operativa.
6. Riunioni con motivazione: Amazon, obbliga chi convoca la riunione a scrivere un documento di sei pagine da leggere in silenzio all’inizio del meeting. È un approccio potentissimo perché scrivere ti obbliga a ragionare, così capisci se la riunione è davvero necessaria, o se basta inviare il documento alle persone interessate. Riunioni di 10 persone senza una base comune di ragionamento dove ognuno dice la sua, non so efficaci. Soprattutto se si esce senza next meeting, next step e chi fa cosa.

Conclusione

La pubblica amministrazione non può più permettersi di confondere l’iperattività con il valore. L’obiettivo non è riempire l’agenda o produrre output a ogni costo, ma liberare tempo e risorse per pensare, decidere, innovare. L’IA può essere un alleato prezioso, ma solo se scegliamo consapevolmente quando e come usarla. Al centro ci deve essere la qualità del lavoro, non la quantità di impegni.

Fonte di ragionamento: Newsletter “Work After” di Matteo Roversi