Documenti digitali, sfide normative e soluzioni innovative Il webinar di FPA e Interzen

La digitalizzazione dei documenti delle amministrazioni pubbliche italiane procede a ritmi serrati, con tante esperienze virtuose di transizione compiuta, con vantaggi tanto dal lato delle stesse PA che per i cittadini. Un processo tutt’altro che privo di difficoltà, in termini di trasformazione tecnologica ma anche per lo stratificarsi di un quadro normativo complesso e in continua evoluzione. Per la sua realizzazione gli attori di questa rivoluzione hanno dovuto muoversi dunque tra le istanze del fronte normativo e quelle tecnico-operative, avanzando lungo un percorso che ha raggiunto oggi un livello importante di implementazioni. Le nuove infrastrutture digitali sono in grado di integrare gestione documentale e processi, con focus importanti sull’interoperabilità dei sistemi, sull’integrazione dell’intelligenza artificiale e sulle garanzie in termini sia di sicurezza che di trasparenza.

Il webinar organizzato da FPA, in collaborazione con Interzen, il 26 marzo ha avuto l’obiettivo di condividere gli elementi normativi e tecnico-operativi per un’applicazione coerente e uniforme delle Linee Guida AgID sul documento informatico. Con un approfondimento sul quadro normativo, curato dalla prof. Mariella Guercio, il webinar è disponibile on line gratuitamente.

Il quadro normativo in materia di gestione documentale

La trasformazione digitale della cosa pubblica e di tutti quegli apparati che per decenni hanno vissuto del ciclo produzione-archiviazione cartacea ha dovuto necessariamente svilupparsi all’interno dei vincoli di una copiosa produzione normativa di un Legislatore bifronte, europeo e nazionale. Quest’ultimo negli anni ha dovuto relazionarsi con quello continentale in un confronto continuo e per certi versi osmotico, nell’obiettivo di trovare la necessaria armonizzazione. Sul piano interno i pilastri sulla gestione e conservazione documentale sono le Linee Guida e il Piano Triennale emanati dall’AgID, oltre al Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD). Proprio le Linee Guida AgID, entrate in vigore nel 2022, costituiscono la pietra angolare dell’intero impianto, integrando e semplificando le precedenti disposizioni, dando certezza al percorso di trasformazione digitale verso una PA più efficiente e trasparente.

Una sfida che le pubbliche amministrazioni vanno attuando secondo i principi previsti nello stesso CAD e anche nel Testo Unico della Documentazione Amministrativa (TUDA), attraverso anche una valutazione degli impatti organizzativi e delle soluzioni tecniche da implementare. A livello europeo il regolamento 1183/2024 (“Electronic archiving”) prevede, tra l’altro, l’obbligo di avere prestatori di servizi fiduciari qualificati e fissa la centralità dei DMS (sistemi di gestione documentale), degli archivi digitali e della firma digitale. Nel prossimo futuro il riferimento sarà il regolamento UE 1184/2024 che diventerà operativo alla fine del 2026. Un quadro normativo complesso che testimonia quanto la gestione documentale sia un ambito cruciale. Lo sarà sempre più nella prospettiva in cui la conservazione dei documenti si va sovrapponendo con quella dei dati personali, diventando ancor di più presidio di certezza ed efficienza che rileva su diritti fondamentali della cittadinanza come quello alla tutela della privacy.

“Nel nostro modello, riconosciuto anche a livello europeo, le pubbliche amministrazioni hanno l’obbligo di conservazione permanente – ha sottolineato Mariella Guercio, Presidente Comitato scientifico dell’Associazione nazionale archivistica italiana ANAI –. Abbiamo il Codice dei Beni Culturali, in quanto nel nostro ordinamento giuridico gli archivi correnti sono considerati beni culturali sin dalla nascita. Hanno bisogno quindi di una cura particolare, per cui i documenti devono essere ricercabili, comprensibili e riutilizzabili. Devono nascere, vivere e maturare la loro funzione all’interno di un quadro di qualità”. Le metriche della qualità sono dunque quei parametri fondamentali a cui una gestione documentale evoluta non può rinunciare.

“Un rapporto congiunto del 2018, elaborato in collaborazione con diverse istituzioni, ne ha individuato alcune imprescindibili, quali facilità d’uso, scalabilità, aderenza alle norme e alle migliori pratiche – ha aggiunto Mariella Guercio –. Lo stato dell’arte di oggi implica andare sulle funzioni, generali del prodotto, e quelle specifiche a cui i fornitori non possono assolutamente sfuggire: tra queste, registrazione, classificazione, formazione dei fascicoli, archiviazione, quest’ultima da approfondire a valle delle nuove indicazioni europee sul servizio fiduciario di archiviazione elettronica”. Infine, un monito al Legislatore: “La qualità deve interessare tanto i prodotti quanto i comportanti – conclude la Presidente Comitato scientifico dell’Associazione nazionale archivistica italiana ANAI –. In particolare, l’esigenza primaria è che questo quadro normativo rimanga stabile, con modifiche solamente se necessarie”.

Il contributo di Interzen e la piattaforma ZenShare UP

Tra gli attori impegnati ad operare in prima linea, tante aziende italiane che hanno saputo cogliere l’occasione del passaggio epocale che le amministrazioni pubbliche sono state chiamate ad attuare, specializzandosi nella transizione digitale dell’intero ecosistema documentale di istituzioni ed enti. Tra le realtà che si sono imposte c’è Interzen Consulting, società abruzzese nata nel ’96 operando inizialmente nel privato su progetti web e che negli anni è andata specializzandosi con la sua offerta alle PA di consulenza strategica, operativa e tecnologica. Il contributo di Interzen opera sui diversi piani funzionali degli enti: “Partiamo dall’individuazione dei problemi che le PA hanno incontrato durante il loro percorso di transizione digitale – ha detto Carlo Guarino, Presidente CDA e CEO di Interzen –. Tra i principali, l’obsolescenza delle infrastrutture esistenti, la mancanza di competenze digitali, la sicurezza e la protezione dei dati e spesso i vincoli troppo stretti con operatori non all’altezza della sfida”.

Una volta esaminati i punti deboli, c’è il passaggio alla definizione degli obiettivi e alle principali fasi di implementazione del progetto di transizione digitale degli enti: dall’introduzione della nuova tecnologia, conforme alla normativa, a quella degli strumenti per la governance e il funzionamento dell’ente; dall’automazione dei processi e delle procedure, alla definizione dei processi di interoperabilità, fino al mantenimento della sicurezza della nuova struttura. Prodotto vincente nella gestione documentale è la piattaforma Cloud Native ZenShare UP, basata su un’architettura d’avanguardia per microservizi, con cui Interzen garantisce la completa automazione dei processi e procedimenti amministrativi lungo l’intero ciclo, in conformità alle Linee Guida AgID, al suo Piano Triennale per l’Informatica e a tutto il framework di riferimento. Tra gli strumenti che Interzen mette a disposizione, il protocollo informatico, la conservazione digitale a norma di legge, la gestione documentale con tre diversi livelli di archiviazione (Corrente, Deposito e Storico), il BPM e il Workflow, il Designer Grafico, il modulo dedicato alla Governance dell’Ente senza trascurare la preziosa integrazione con l’IA per rendere i processi più efficienti e veloci.

Essenziale per la conformità con le Linee Guida AgID è l’utilizzo del sigillo elettronico dell’Ente, con cui la piattaforma si integra. È possibile sia ricorrere al provider di firma già in uso dall’Ente che richiederlo a Interzen, sia per quanto riguarda il sigillo elettronico che per le altre firme digitali. Integrabile con il sistema di firma è il modulo dedicato al BPM e Workflow, completamente configurabile: “Questo è un aspetto fondamentale per l’automazione dei processi e procedimenti degli enti e per l’approvazione del documento amministrativo– ha dichiarato Ilenia Mazziotti, Responsabile Marketing & Presales di Interzen –. Infatti, abbiamo la possibilità di anagrafare le varie tipologie di firma, integrando nel sistema i diversi profili, dalla firma dell’Ente con il suo sigillo elettronico, fino a quelle remote o automatiche degli utenti”. Elementi chiave della piattaforma sono anche i web services e le API che permettono l’interoperabilità di sistema.

ZenShare UP, infatti, è già integrata con l’Indice IPA del portale AgID, permettendo l’acquisizione automatizzata sul sistema delle informazioni che gli enti hanno inserito nell’Indice dei Domicili Digitali della Pubblica Amministrazione. Massimi anche i livelli di sicurezza garantiti sulla piattaforma grazie a procedure di backup e disaster recovery, oltre all’integrazione con sistemi SIEM.

ZenShare UP è qualificata ACN, conta sulle più importanti certificazioni ISO, secondo i più elevati standard internazionali in termini sia di protezione dei dati sensibili che di conformità alle normative europee in materia di privacy.

La partnership tra Interzen e Pescara Multiservice

Tra i numerosi esempi di questa sinergia pubblico-privato, essenziale per la trasformazione digitale degli enti, un caso di scuola particolarmente interessante è quella della Pescara Multiservice. La società partecipata al 100% dal comune di Pescara ha scelto ZenShare Up come piattaforma per gestire tutti i flussi documentali e i relativi processi autorizzativi nelle sue varie diramazioni operative, dalla gestione dei parcheggi alla mobilità condivisa (car e bike sharing), dalla gestione degli impianti sportivi comunali ai servizi cimiteriali.

Proprio la forte eterogeneità dei vari ambiti di servizio ha permesso di valorizzare alcune delle caratteristiche della piattaforma di Interzen, tra cui le ampie possibilità di personalizzazione che la piattaforma consente sempre nella conformità ai vari quadri normativi di riferimento. “Come società a gestione pubblica siamo stati molto rassicurati dal fatto che ZenShare UP rispondesse appieno alle linee guida AgID, e non avremmo potuto muoverci diversamente – ha detto Elena Casalini, Direttrice Amministrativa Pescara Multiservice –. Inoltre, prima non era presente un flusso ben definito per la gestione dei differenti documenti, ora invece risulta essere molto più efficiente”.

Per il prossimo futuro la società ha l’obiettivo di digitalizzare, oltre alle sue procedure interne, anche i servizi ai cittadini. “ZenShare UP può supportare l’azienda in questo tipo di obiettivo che ci siamo posti. Abbiamo trovato nella piattaforma lo strumento più adatto e in Interzen il partner ideale, Interzen infatti ha ascoltato le nostre necessità e le ha sapute interpretare. Hanno messo a nostra disposizione la loro soluzione – conclude la Direttrice Amministrativa Pescara Multiservice -, che è stata configurata in base alle nostre esigenze. Siamo partiti dalla gestione del protocollo, ma questo è solo l’inizio, a tendere intendiamo digitalizzare la totalità dei processi della nostra organizzazione”.