Governance documentale nella PA: FIRA passa dalla compliance normativa alla riorganizzazione dei processi

Se l’obiettivo è rendere le amministrazioni meno burocratiche, è chiaro che la gestione moderna dei documenti è la base su cui poggiare la valorizzazione dei dati, gli obiettivi di trasparenza e accountability e, non ultimi, la riduzione delle inefficienze e il miglioramento del servizio al cittadino.

Negli ultimi anni il quadro normativo che regola la digitalizzazione della Pubblica Amministrazione si è evoluto per esaltare gli elementi della trasparenza amministrativa e della capacità di controllo. In particolare, il Piano Triennale per l’Informatica nella PA 2024-2026 individua come principi chiave l’interoperabilità, la sicurezza, la gestione dei dati e la digitalizzazione end-to-end dei processi amministrativi. A loro volta, le Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici richiedono che ogni Ente sia in grado di dimostrare la coerenza tra organizzazione interna, flussi documentali, responsabilità operative e strumenti tecnologici adottati. A consolidare questo percorso si inserisce la checklist AgID, che rappresenta il passaggio dalla conformità formale alla conformità sostanziale: non basta dichiarare di avere un sistema documentale digitale, occorre dimostrare che le procedure siano realmente applicate, monitorabili e coerenti con l’operatività quotidiana e con gli obiettivi di performance.

L’adempimento normativo deve servire da trampolino di lancio per la realizzazione di un’infrastruttura organizzativa capace di sostenere i procedimenti amministrativi in modo tracciabile e produttivo.

L’esigenza di FIRA: una gestione documentale capace di sostenere l’operatività

Un esempio virtuoso di questo passaggio dalla conformità formale a quella sostanziale è rappresentato da FIRA- Finanziaria Regionale Abruzzese, ente strumentale in house della Regione Abruzzo. Di fronte alla necessità di adeguare i propri processi digitali ai nuovi standard, l’Ente ha cercato una soluzione strutturata, individuando nella piattaforma cloud native ZenShare UP lo strumento per rispondere sia agli obblighi normativi sia alle proprie esigenze di evoluzione interna.

Non si è trattato solo di rispettare i dettami legislativi: in una prospettiva strategica, l’Ente ha puntato alla realizzazione di un sistema documentale capace di sostenere l’operatività quotidiana e migliorare l’efficienza complessiva. Accanto all’adeguamento tecnologico, FIRA ha così avviato un più ampio percorso di revisione dei propri strumenti digitali, incluso il restyling del sito web istituzionale secondo le direttive AgID.

“Abbiamo avviato un percorso di revisione complessiva dei processi digitali, con particolare attenzione alla gestione documentale, al protocollo informatico e all’archiviazione”, spiega Andrea Di Nizio, Direttore Amministrativo FIRA. “Il progetto nasce dalla volontà di affrontare la trasformazione digitale in modo strutturato”.

Oggi ogni area di FIRA dispone di strumenti e flussi dedicati; i responsabili possono monitorare direttamente lo smistamento della documentazione e assegnare le attività in base ai carichi di lavoro e alle competenze delle singole risorse. La piattaforma è diventata progressivamente l’infrastruttura centrale su cui si basano i processi amministrativi di FIRA.

I vantaggi: gestione documentale unificata e riorganizzazione strutturale

Prima dell’introduzione della piattaforma, la gestione documentale era organizzata principalmente attraverso cartelle e aree dedicate sui server interni. Oggi, l’architettura digitale automatizza e mette a norma l’intero ciclo di vita del documento attraverso funzionalità specifiche: il monitoraggio delle caselle PEC istituzionali per l’acquisizione della documentazione in ingresso, la protocollazione digitale (in entrata e in uscita), la gestione documentale tramite un Titolario di classificazione condiviso, la fascicolazione digitale e la conservazione a norma di legge dei registri giornalieri di protocollo. Con il nuovo sistema, questa struttura è stata replicata all’interno dell’ambiente cloud con un netto vantaggio in termini di tracciabilità e controllo.

Il punto di forza dell’operazione è stato il ribaltamento della logica con cui spesso si introducono i software nella PA. “Non è stato l’organigramma ad adattarsi al software, ma il contrario: il sistema è stato configurato per riflettere l’organizzazione dell’Ente”, sottolinea Di Nizio. Parallelamente, l’introduzione del sistema è stata l’occasione per revisionare in dettaglio l’organigramma stesso, definendo nello specifico 4 aree operative con i relativi responsabili, uffici e utenti.

L’implementazione della piattaforma del fornitore ha reso necessario mappare i flussi documentali, ridefinire i centri di responsabilità e strutturare in modo più chiaro le competenze, avviando una trasformazione strutturale di ampio respiro. Il vero valore aggiunto organizzativo risiede nella funzione di Smistamento. FIRA ha infatti implementato uno specifico flusso di lavoro differenziato che comporta una maggiore responsabilizzazione dei referenti di area, i quali oggi hanno una visione completa dei flussi documentali e possono gestire in modo più efficace sia le attività operative sia quelle amministrative. Il sistema permette così di governare l’intero ciclo: dall’assegnazione della posta in ingresso all’ufficio competente secondo i carichi di lavoro, fino alla predisposizione dei documenti in uscita e all’invio delle PEC, con regole e responsabilità diversificate in base all’area di competenza.

La piattaforma ZenShare UP dunque garantisce la gestione integrata del ciclo documentale. Come spiega Di Nizio, “Uno strumento unico per gestire monitoraggio PEC, protocollazione digitale, classificazione, fascicolazione e conservazione documentale ottimizza sensibilmente i tempi di lavorazione e rende più fluido l’intero ciclo documentale. Dopo alcuni mesi di utilizzo, molte delle criticità legate alla gestione documentale sono state significativamente ridotte”. 

Il sistema ha consentito di creare un archivio digitale unico e certificato, facilmente consultabile e utile anche durante le attività di audit da parte della Regione Abruzzo. Tutte le informazioni sono tracciate e reperibili in modo immediato, superando le modalità di gestione frammentate. Ciò punta a un altro effetto particolarmente significativo del progetto: il ripensamento dell’organizzazione interna di FIRA, a dimostrazione di come la conformità si possa trasformare in opportunità di innovare grazie a una piattaforma documentale che fa da collegamento tra governance digitale, processi amministrativi, organizzazione interna, accountability, sicurezza e tracciabilità.

Change management e formazione al centro del percorso

L’iniziativa ha coinvolto non solo la componente tecnologica, ma lo stesso modello organizzativo dell’Ente: revisione dei flussi documentali, ridefinizione delle responsabilità, introduzione di processi digitali integrati e accompagnamento del personale verso nuove modalità operative con un’attività mirata di change management. L’Ente ha ridisegnato la struttura del proprio archivio digitale in ambiente cloud, condividendola internamente per garantire la gestione delle specifiche peculiarità di ciascun settore.

“L’adozione della piattaforma ha comportato un cambiamento significativo nelle modalità di gestione documentale quotidiana”, illustra Di Nizio. “L’automazione delle attività ha permesso di ridurre tempi e dispersioni informative, ma ha richiesto anche un percorso di accompagnamento del personale. Per questo, non siamo partiti da una soluzione standardizzata, ma abbiamo richiesto configurazioni specifiche per adattare la piattaforma alle nostre esigenze operative”.

“Il percorso di adozione è tuttora in evoluzione, prosegue Di Nizio, proprio per far incontrare nel modo migliore trasformazione tecnologica, organizzativa e culturale”.

“Un tema delicato è stato quello della classificazione e della fascicolazione digitale, che richiede di costruire regole organizzative coerenti con l’attività dell’Ente e con i processi interni. È un ambito sul quale stiamo continuando a lavorare e la formazione del personale si è rivelata un elemento decisivo”, indica Di Nizio. “Oggi i benefici della digitalizzazione sono percepiti in modo molto più chiaro rispetto alle prime fasi di adozione”.

Prospettive future

FIRA ha valutato diverse soluzioni prima di optare per ZenShare UP, convinta dalla capacità del software di rispondere non solo ai requisiti normativi, ma alle specifiche esigenze organizzative dell’azienda. Centrale nella scelta è stato il fatto che la piattaforma sia cloud native, ovvero progettata per funzionare interamente in ambienti cloud moderni, con capacità di aggiornare rapidamente i servizi, gestire i flussi in modo centralizzato, adattarsi alle evoluzioni della normativa e abilitare l’interoperabilità.

Anche in virtù di queste caratteristiche, per FIRA il progetto non rappresenta un punto di arrivo, ma una base tecnologica e organizzativa su cui costruire ulteriori percorsi di innovazione. In questa fase la priorità è consolidare e ottimizzare gli strumenti già introdotti, a cui nel prossimo futuro potrebbe aggiungersi l’intelligenza artificiale applicata ai processi documentali. Sarà un ambito da affrontare con prudenza, perché FIRA gestisce dati sensibili e informazioni riservate.

“Qualsiasi evoluzione dovrà garantire piena conformità normativa, sicurezza e affidabilità degli strumenti utilizzati”, chiarisce Di Nizio. “Sicuramente la scalabilità della piattaforma cloud native e l’attività di configurazione specifica sviluppata dal fornitore ci danno la capacità di evolvere progressivamente i processi mantenendo continuità operativa e coerenza normativa”.