I concorsi pubblici si fanno smart: la penna ora è touch

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Il digitale sta cambiando i processi di reclutamento del settore pubblico. Addio a carta e penna, ora le prove si svolgono con un tablet che consente l’inserimento di testo e di elaborazioni grafiche, anche attraverso l’uso di penna elettronica. E l’identificazione dei candidati avviene grazie a un braccialetto dotato di QR code. Le tecnologie sono Samsung e l’esperienza è dell’Agenzia Dogane e Monopoli

8 Novembre 2022

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Redazione FPA

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Immettere risorse giovani e soprattutto preparate, attraverso concorsi pubblici rapidi e trasparenti, è uno degli obiettivi centrali per rinnovare la PA, non solo con l’obiettivo di realizzare gli obiettivi sfidanti del PNRR ma anche per immaginare una pubblica amministrazione che sia davvero in grado di rispondere alle aspettative di cittadini e imprese. Con il decreto legge 44/2021 (art.10) sono stati sbloccati i concorsi, dando il via alle procedure digitalizzate, che hanno consentito nel 2021 di assumere nella PA 45mila giovani (su un milione di candidati) a tempo indeterminato, mentre se ne stimano 100mila per il 2022.

Le procedure digitali sono state completate, secondo l’obiettivo, in 100 giorni, dalla pubblicazione del bando alla definizione dei vincitori. Questo primo “strappo innovativo”, come lo ha definito l’allora Ministro per la Pubblica Amministrazione, Renato Brunetta, è stato seguito dalla nascita del portale nazionale del reclutamento nella pubblica amministrazione (inPA) che, costruito in tempi brevissimi sulla base del modello LinkedIn, ha superato i 6 milioni di curriculum vitae digitali raccolti a cui hanno attinto anche le Regioni per assumere circa mille professionisti. Molti di questi risultati sono stati conseguiti grazie alla metodologia Concorsi Smart e alla dotazione di dispositivi mobili Samsung per l’espletazione delle prove d’esame.

Un modello brevettato di concorso digitale

Concorsi smart è una soluzione multidisciplinare sviluppata da Recrytera, società del gruppo Dromedian, utilizzata attualmente dai principali Ministeri, enti regionali, aziende sanitarie e università per gestire, congiuntamente alla tecnologia Samsung, tutte le fasi della selezione, dalla creazione del concorso, alla ricezione delle candidature e dei curricula dei candidati, alla creazione della prova e alla gestione dello svolgimento, fino alla correzione e alla definizione della graduatoria.

Prima dell’arrivo di Concorsi Smart, le PA, dopo aver indetto il concorso e raccolto i curricula (documenti pdf basati sullo standard europeo), si rivolgevano generalmente a società specializzate nella gestione di questionari cartacei che, dopo essere stati distribuiti e compilati a mano dai candidati, venivano raccolti per l’elaborazione. Ne risultavano dati non coordinati e senza garanzia di sicurezza, trasparenza e anonimato.

La regione Toscana è stata la prima ad utilizzare la soluzione nel 2018 per le proprie procedure di concorso, dopo averla selezionata attraverso una gara d’appalto. Solo successivamente, il DL 44/2021 (art.10) ha indicato la necessità di disporre di una metodologia digitale e sicura che garantisse l’inalterabilità del dato.

Dispositivi mobili sicuri a prova di ricorsi

La realizzazione di tutti i concorsi pubblici basati su Concorsi Smart, a seguito della vincita di una gara di appalto indetta dalla Funzione Pubblica, ha consentito nei primi mesi (dall’entrata in vigore ad aprile 2021 al giugno dello stesso anno) di esaminare 1,5 milioni di candidati senza alcun ricorso, a indicare l’elevato grado di garanzia per tutti gli attori coinvolti nel processo concorsuale. Gli strumenti fisici non sono più carta e penna, ma un tablet che consente la classica prova di test a crocette, l’inserimento di testo e di elaborazioni grafiche anche attraverso l’uso di penna elettronica. In fase di check, l’identificazione dei candidati non avviene con l’inserimento di user id e password (che può consentire lo scambio di credenziali o altre manipolazioni) ma tramite braccialetto dotato di QR code. Si usa dunque un sistema di crittografia sicuro basato su chiave pubblica/privata tipico dei sistemi blockchain. Questa tecnologia, alla base dello sviluppo del sistema, garantisce l’inalterabilità e l’unicità della prova. Il dato non viene perso anche in caso di rottura o malfunzionamento del dispositivo.

I vantaggi logistici di prove diffuse sul territorio

Grazie all’impiego del tablet associato a Sim, vengono superati i limiti connessi agli spazi che hanno comportato in passato gravi problemi logistici e tempi inaccettabili per concorsi con migliaia di candidati. Il modello Concorsi smart può essere utilizzato sia per prove che coinvolgono poche unità o poche decine di candidati fino a decine di migliaia. L’accordo nazionale consente infatti di disporre di 50 hub digitali distribuiti su tutto il territorio nazionale, che possono gestire complessivamente fino a 80mila candidati al giorno. A questi si sommano i 40mila tablet con Sim e il materiale tecnologico necessario per organizzare il concorso a disposizione delle PA, che stanno semplificando l’organizzazione.

L’esperienza dell’Agenzia Dogane e Monopoli

Il portale dell’Agenzia Dogane e Monopoli, dedicato alla gestione delle candidature per partecipare alle procedure di reclutamento, permette la raccolta dei curriculum vitae digitali dei candidati. È questo il punto di partenza per un percorso di reclutamento totalmente digitale che ha consentito all’Agenzia nel 2021 di assumere circa 1500 funzionari in 8 mesi, selezionati da 180mila candidati, con una percentuale di rinuncia molto bassa (del 5% circa).

“Valutiamo che la dimostrazione di efficienza nella procedura concorsuale e i tempi brevi abbiano contribuito al basso tasso di rinuncia che si è invece verificata in altri contesti”, sottolinea Massimiliano Galardini, Direzione Amministrazione e Finanza dell’Agenzia.

Sfruttando le possibilità che la nuova normativa metteva a disposizione, l’Agenzia nel 2021 aveva indetto una gara ponendo fra i requisiti la gestione per via telematica di tutta la procedura, dalle domande di partecipazione dei candidati, alle prove pre-selettive, fino alle prove scritte. Queste richieste comportavano la necessità di mettere a disposizione hardware e relativo supporto, gestione della logistica, con le connesse complessità in fase pandemica, sedi di concorso decentrate a livello regionale. La gara è stata vinta dal consorzio ordinario di imprese Digicontest che, avvalendosi della piattaforma Concorsi Smart, ha messo a disposizione oltre 10mila tablet Samsung, il supporto hardware necessario per le commissioni esaminatrici, la gestione della sicurezza.

La nuova procedura ha abbattuto del 70% i tempi di realizzazione del concorso rispetto alle procedure cartacee con l’eliminazione degli errori. Il costo di aggiudicazione di 7,5 milioni è risultato inferiore a quello spuntato da altre grandi amministrazioni. Si tratta di un investimento confrontabile con quello delle procedure tradizionali, considerando sia la notevole riduzione dei tempi delle commissioni sia dei disagi e delle spese per i candidati, grazie alla regionalizzazione delle sedi di concorso.

“Abbiamo intrapreso un percorso che ha ricadute interessanti. Si percepisce ad esempio l’impatto di poter lavorare con persone giovani e fresche di laurea – conclude Galardini- L’Agenzia, a partire dai buoni risultati, ha definito un accordo quadro che prevede la medesima procedura per la partecipazione di 300mila candidati in 3 anni, garantendoci così la certezza per poter assumere in tempi rapidi il numero di candidati consentiti”.

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