Servizi e tributi locali: quando per pagare basta scendere nel negozio sotto casa

Si chiama Pay-Box il sistema gestionale evoluto, raggiungibile attraverso interfaccia web, che consente ai cittadini e alle imprese di pagare comodamente i servizi comunali e i tributi locali presso tabaccherie, edicole, bar e altri pubblici esercizi locali abilitati, o tramite accesso diretto al web. Un esempio di utilizzo? Nel Comune di Bientina, in provincia di Pisa, l’occupazione temporanea del suolo pubblico ora si gestisce così.

Automatizzare e semplificare i processi di gestione e incasso dei servizi e dei tributi locali,agevolando non solo l’Ente ma anche i cittadini e le imprese, è una delle esigenze più sentite dalla PA locale. Per farlo, però, sono necessarie soluzioni innovative di facile applicazione in un contesto di totale sicurezza per le parti coinvolte. Se ne sono resi conti al Comune di Bientina, in provincia di Pisa, che per il pagamento del TOSAP/COSAP ha scelto la soluzione Pay-Box. 

Gli “spuntisti” del mercato antiquario: pagare la tassa era un vero problema

Bientina è un Comune di circa 8.000 abitanti nel quale il quarto sabato e la quarta domenica di ogni mese si tiene un importante mercato antiquario, la cui gestione aveva fatto balzare in primo piano il problema dell’incasso della Tosap temporanea (Tassa occupazione suolo pubblico), in particolare per gli "spuntisti" dei mercati ordinari e straordinari (così vengono chiamati gli operatori commerciali dei mercati settimanali di merci varie).

L’occupazione di suolo pubblico in occasione del mercato prevede tre diverse fasi: la spunta e l’assegnazione del posto; il pagamento del dovuto; l’aggiornamento della graduatoria. Le prima e la terza fase sono passaggi amministrativi di competenza del personale interno al Comune, mentre la fase 2 prevede anche la gestione del denaro che, da sempre elemento critico in tutti i Comuni, non poteva essere "riassorbita" all’interno. Lo spuntista, una volta assegnatogli il posto, doveva recarsi presso il più vicino ufficio postale, effettuare il pagamento, consegnare la ricevuta alla Polizia Municipale e successivamente recarsi a "montare" il suo banco. Un processo di difficile attuazione: al mercato dell’antiquariato di Bientina vi sono infatti circa 130/140 banchi e, se tutti effettuassero il pagamento presso l’ufficio postale locale la mattina alle 8.30, la maggior parte di loro finirebbe di montare i banchi in prossimità del termine del mercato. Era quindi necessario trovare un’alternativa.

I primi tentativi…

Le prime soluzioni sperimentate non risolvevano il problema: dapprima si era concesso agli spuntisti di poter esibire il pagamento la volta successiva ma alcuni di loro non effettuavano il pagamento, altri lo facevano in ritardo, altri ancora non partecipavano regolarmente al mercato bensì tornavano anche a distanza di alcuni mesi.

Trattandosi di denaro pubblico si era quindi resa necessaria l’istituzione di un registro/scadenzario da aggiornare settimanalmente e tenere periodicamente sotto controllo in modo da poter sollecitare i vari spuntisti ripetutamente anche per iscritto e, in caso di prolungato, mancato riscontro, procedere a istruire le pratiche di recupero del coattivo. Si trattava per lo più di somme esigue (per 12 Mq lo spuntista paga da 12 a 15 Euro) e la gestione amministrativa anche di un solo ritardo/insoluto comportava costi di gestione maggiori del credito stesso.

Vi erano inoltre altre problematiche che rendevano di difficile attuazione questa soluzione: il coinvolgimento del personale di vari uffici (entrate, polizia locale, ragioneria), l’"inquinamento" del bilancio per le incongruenze causate dai ritardati incassi (talvolta anche nell’anno successivo) e i danni erariali per i mancati incassi. Inoltre si poneva anche un problema di trasparenza e correttezza verso gli spuntisti regolari nel pagamento della Cosap.

Pay-Box: la soluzione per una gestione semplice e sicura dei pagamenti

Da qui è nato l’accordo con Pay-Box, una startup innovativa che fornisce da tempo risposte concrete a tali esigenze grazie a un sistema gestionale evoluto (domanda di brevetto PO/2013/U/004 del 18/02/2013) raggiungibile attraverso interfaccia web che consente ai cittadini e alle imprese di pagare comodamente i servizi Comunali e i tributi locali presso sportelli appositamente abilitati (es.: tabaccherie e pubblici esercizi locali) o tramite accesso diretto al web.

Uno degli aspetti innovativi di Pay Box consiste anche nel riversamento immediato presso la banca tesoriera del Comune di ogni singolo pagamento effettuato, con aggiornamento sincrono delle banche dati e riconciliazione immediata del debito.

Attraverso la gestione dei crediti non attesi (uno dei tre macroservizi gestiti dell’azienda), si operò quindi un’attenta analisi delle esigenze del Comune con l’obiettivo di suddividere gli introiti in precise partite contabili, al fine di avere un puntuale allineamento in tempo reale di tutte le tre fasi descritte.

Pay Box attivò quindi in via sperimentale due sportelli presso due negozi nelle immediate vicinanze del Comune (un edicola e una tabaccheria), al fine di consentire agli spuntisti di pagare durante l’intero orario di apertura degli esercizi, dalle 7 del mattino alle 20, sabato incluso, e la domenica dalle 7 alle 13.

Come funziona adesso

Il sistema Pay Box permette di eseguire un’operazione di pagamento in tempi rapidissimi. Il denaro versato dagli spuntisti al negoziante viene bonificato in tempo reale al Comune e, nella ricevuta rilasciata, sono riportati tutti i riferimenti bancari (Cro) oltre al logo del Comune di Bientina. Il sistema inoltre opera in modo sincrono consentendo al Comune di disporre di un "cruscotto” costantemente aggiornato attraverso il quale poter consultare l’elenco dei pagamenti effettuati e i relativi insoluti. 

Con l’attivazione del sistema Pay-Box il percorso si è reso pertanto più efficiente e lineare: 

•  lo spuntista si presenta alla Polizia Municipale per l’assegnazione del posto;
• la Polizia Municipale verifica la graduatoria ed assegna il posto, indicando allo spuntista che può andare a pagare alla posta o ad uno degli sportelli Pay Box presenti;
• lo spuntista va a pagare e gli viene rilasciata apposita ricevuta;
• a metà mattina, il Vigile Urbano passa dallo spuntista per il controllo della ricevuta di pagamento.

Con Pay Box quindi tutti gli spuntisti pagano in giornata e non si generano più ritardi, solleciti e contenziosi. Inoltre il debito è riconciliato in tempo reale con le partite contabili. Non esistono inoltre più spuntisti di serie A (che non pagano) e di serie B (che assolvono correttamente i propri impegni).