Gestione documentale, selezione e scarto: come comportarsi secondo gli esperti di Documenta Futura

La differenza tra scarto analogico e digitale non è solo tecnologica, ma epistemologica. Lo scorso 9 settembre Matteo Savoldi, Archivista e Docente del Master in “Produzione, gestione e conservazione di archivi digitali” presso l’università di Macerata e coordinatore del gruppo di lavoro ANAI sullo scarto digitale, ha tracciato lo scenario tra sfide e opportunità nel quinto dei sei talk di approfondimento dell’ iniziativa “Documenta Futura”, l’osservatorio sulla gestione documentale ideato da Dgroove con il supporto tecnico scientifico di Mariella Guercio, già professore ordinario di archivistica e gestione documentale della Sapienza. Una piattaforma virtuale che offre agli operatori del settore uno spazio di confronto diretto e specialistico, arricchito da occasioni di confronto, contenuti formativi mirati e aggiornamenti normativi curati da esperti nella digitalizzazione del settore pubblico.

Dal macero alla cancellazione logica

Il passaggio dal cartaceo al digitale ha segnato un cambio di paradigma, che richiede competenze multidisciplinari e un ripensamento profondo delle prassi consolidate. Si è passati, infatti, da un’operazione che destinava al macero parte della documentazione cartacea a processi totalmente nuovi, che richiedono cancellazione logica degli oggetti digitali e, in alcuni casi, distruzione fisica dei supporti di memorizzazione.

Le Linee Guida AgID hanno introdotto il paragrafo 4.11 dedicato specificamente alla selezione e scarto dei documenti informatici, definendo ruoli e responsabilità dei tre attori principali: soggetto produttore, soggetto conservatore e organi di vigilanza. Ma la normativa, pur fornendo un framework di riferimento, lascia aperti molti interrogativi operativi che gli Enti stanno affrontando caso per caso.

Il piano di conservazione, strumento imprescindibile

Al centro di qualsiasi operazione di scarto digitale c’è il piano di conservazione, strumento che definisce i tempi di conservazione per tipologie documentali, serie e aggregazioni. Matteo Savoldi ha sottolineato che non è un’attività banale, perché richiede uno sforzo non indifferente da parte del soggetto produttore, che deve avere piena consapevolezza del proprio patrimonio documentale.

Il problema è che molti Enti non hanno ancora sviluppato piani di conservazione adeguati o, quando li hanno, questi sono parziali e incompleti. La costruzione di un piano efficace richiede un’analisi dettagliata non solo delle tipologie documentali prodotte e ricevute, ma soprattutto delle aggregazioni nelle quali questi documenti entrano a far parte. Un documento può appartenere a una serie passibile di scarto, ma contemporaneamente far parte di un fascicolo soggetto a conservazione illimitata o interessato da contenziosi: ecco perché lo scarto non può essere automatico ma richiede verifiche costanti e puntuali.

La criticità dei metadati e delle relazioni documentali

Un aspetto particolarmente critico riguarda la gestione dei metadati di relazione, quelli che consentono di collegare un oggetto alle aggregazioni documentali di appartenenza. Nel corso del talk, Savoldi ha evidenziato come il tema della fascicolazione e dell’aggregazione documentale faccia ancora fatica a decollare negli enti pubblici, creando un vuoto informativo che rende complesse le operazioni di selezione.

Il soggetto conservatore deve infatti sviluppare applicativi capaci non solo di eseguire ricerche basate su algoritmi definiti nel piano di conservazione, ma anche di verificare l’appartenenza degli oggetti selezionati ad altre aggregazioni non soggette a scarto. Una funzione tecnologicamente realizzabile ma che presuppone un dialogo profondo tra produttore e conservatore e, soprattutto, la capacità del produttore di valorizzare i metadati di relazione sin dalla fase di formazione del documento.

Anticipare invece di correggere: la pianificazione come necessità

Matteo Savoldi ha evidenziato come negli archivi digitali sia necessario anticipare le fasi di pianificazione, evidenziando una differenza fondamentale rispetto all’analogico dove si poteva intervenire ex post. Nel digitale, intervenire successivamente diventa oneroso dal punto di vista economico e talvolta impossibile tecnicamente.

Questa necessità di pianificazione ex ante si scontra però con la difficoltà di molti enti di programmare lo sviluppo della propria gestione documentale. Il risultato è che oggi lo scarto digitale, dove viene effettuato, riguarda principalmente serie documentali omogenee come fatture elettroniche o referti ambulatoriali, dove i tempi di conservazione sono chiaramente definiti dalla normativa.

Un tema particolarmente complesso riguarda l’obbligo normativo di cancellare i documenti scartati non solo dal sistema di conservazione, ma da tutti i sistemi gestiti dal titolare. Questo implica definire con precisione il perimetro di responsabilità documentale dell’ente, identificando quali sistemi ricadono sotto il suo controllo diretto: dai gestionali documentali tradizionali ai verticali specialistici, fino alle piattaforme esterne su cui l’ente opera ma che non gestisce direttamente.

La proposta di Savoldi è di documentare queste scelte nel manuale di gestione, definendo regole chiare anche per evitare la diffusione non autorizzata della documentazione presente negli applicativi. Un approccio che richiama modelli già consolidati nel settore privato ma ancora poco diffusi nella PA.

Sostenibilità e futuro: ripensare il modello di conservazione

La riflessione finale del talk “Selezione, scarto e sostenibilità: come si comportano e come dovrebbero comportarsi gli enti” tocca il tema della sostenibilità, non solo economica ma anche ecologica, dei sistemi di conservazione. Nonostante il costo dello storage sia diminuito negli anni, la crescita esponenziale dei volumi documentali pone interrogativi sulla sostenibilità a lungo termine del modello attuale.

Savoldi suggerisce la necessità di chiarire normativamente il confine tra sistemi di gestione documentale e sistemi di conservazione, verificando se il modello definito nel 2013 sia ancora adeguato alle esigenze attuali, in particolare rispetto alla cosiddetta “conservazione precoce”. Una riflessione che dopo 12 anni dall’emanazione delle prime regole tecniche appare quanto mai necessaria.

L’Osservatorio Documenta Futura di Dgroove

Il quadro che emerge è quello di una PA italiana in transizione, che sta affrontando con gradualità, ma determinazione le sfide dello scarto digitale. I conservatori accreditati stanno sviluppando le funzionalità necessarie, alcuni enti pionieri stanno sperimentando le prime operazioni di scarto massivo, il gruppo di lavoro ANAI sta elaborando linee guida operative.

Ma il percorso verso una piena maturità digitale nella gestione del ciclo di vita documentale è ancora lungo. Richiede investimenti tecnologici, formazione del personale, sviluppo di competenze multidisciplinari e, soprattutto, un cambio culturale che porti a vedere la pianificazione documentale non come un adempimento burocratico ma come elemento strategico per la sostenibilità e l’efficienza della PA digitale. Solo così lo scarto digitale potrà diventare, come quello analogico, una pratica consolidata e sostenibile nel tempo.

Il calendario dei prossimi incontri del progetto Documenta Futura prevede, a ottobre 2025, un ultimo talk focalizzato sugli aspetti operativi e normativi della digitalizzazione e certificazione di processo.

Nel mese di novembre è in agenda un evento ibrido: un incontro in presenza, ma con la possibilità di collegarsi da remoto per chi non riuscisse a partecipare, presso la sede di FPA a Roma. L’obiettivo dell’evento sarà quello di favorire il confronto diretto tra esperti e rappresentanti istituzionali.