Sviluppare un sistema informativo coerente con le esigenze di misurazione e valutazione della performance dei Comuni

A FORUM PA 2012, Il Dipartimento della Funzione Pubblica dedica un’intera Giornata al Performance management nei Comuni (sessione mattutina e sessione pomeridiana), nell’ambito del Progetto “Valutazione delle performance”, realizzato in collaborazione con FormezPA, per favorire nei Comuni delle Regioni Obiettivo Convergenza l’implementazione di sistemi di pianificazione, misurazione e valutazione dei risultati, coerenti con le prescrizioni del D.lgs n.150 del 2009 sul Ciclo di gestione delle performance. In questo articolo – che riceviamo e con piacere pubblichiamo – Greta Nasi, Associate Professor Department of Policy Analysis and Public Management, Bocconi University e consulente Formez PA del progetto “Valutazione delle Performance", introduce i lavori del 17 maggio.

L’attuazione del D. Lgs. 150/2009 ha comportato per molti Comuni investimenti importanti in termini di innovazione nel ciclo di misurazione e valutazione della performance organizzativa.  In particolare, molte amministrazioni hanno portato avanti l’analisi dei processi di programmazione e di misurazione della performance con l’obiettivo di definire un sistema di misurazione e valutazione della performance in grado di integrare i diversi strumenti di programmazione di cui gli Enti erano già dotati, di ampliare gli ambiti di misurazione e di redigere il Piano della Performance. Quest’ultimo è stato introdotto sia come documento a se stante che come elemento risultante dai diversi documenti di programmazione e misurazione della performance di cui è dotato l’Ente (quali ad esempio Relazione Previsionale e Programmatica, Piano Esecutivo di Gestione e Piano degli Obiettivi, oltre ai documenti derivati dal sistema informativo contabile).

La definizione del nuovo sistema di misurazione e valutazione della performance necessita di un’adeguata mappatura dei fabbisogni informativi di supporto per agevolare il processo di alimentazione del sistema nel suo complesso e del Piano della Performance. L’assessment viene portato avanti identificando: 

• le fonti informative (es. strutture e servizi) e le relative banche dati che alimentano il piano della performance;
• la periodicità di rilevazione (mensile, trimestrale, semestrale, annuale, a richiesta)
• il formato (applicativi gestionali specifici, excel, ecc).

Questa analisi può portare i Comuni, così come le altre amministrazioni pubbliche, a valutare la necessità di automatizzare determinati flussi informativi a supporto del nuovo sistema di misurazione e valutazione della performance oppure, più nel complesso, ad adeguare il sistema informativo aziendale alle nuove esigenze. Queste esigenze nascono dal fatto che molto spesso il sistema informativo aziendale dei Comuni è caratterizzato da un certo grado di frammentazione delle basi dati, piuttosto che da un’incompleta copertura di flussi informativi rilevanti.

Un buon sistema di misurazione e valutazione della performance è, infatti, supportato da un sistema informativo coerente, che supera la frammentazione delle basi dati anche attraversol’eliminazione delle duplicazioni di informazioni e il miglioramento della loro affidabilità al fine di alimentare in modo corretto e preciso il sistema di misurazione e valutazione della performance. Ciò contribuisce a garantire un supporto decisionale interno più efficace garantendo la qualità dell’informazione di performance, oltre a facilitarne la pubblicazione anche, ad esempio, sul portale istituzionale del Comune peraumentare il grado di trasparenza dell’amministrazione.
Alla luce degli obiettivi del singolo Ente, l’allineamento del sistema informativo per la misurazione e valutazione della performance può avvenire in diversi modi:

•  Nucleo minimo: raccolta, extra sistema informativo aziendale, dei dati a supporto degli indicatori contenuti nel Piano della Performance. Ciò avviene attraverso la definizione di apposite schede per la rilevazione dei valori di target e degli stati di ciascun indicatore attraverso tecnologie diverse (es. strumenti di informatica individuali quali Excel o prodotti simili, definizione di software ad hoc);
• Estensione del ruolo degli strumenti informatici già in uso nell’Ente (es. adeguamento degli applicativi utilizzati per la programmazione per rispondere alle nuove esigenze organizzative);
•  Integrazione delle banche dati esistenti a livello di struttura (es. applicativi a supporto di servizi già in uso nell’Ente) con gli applicativi di programmazione di cui si dota l’Ente.

Il nucleo minimo garantisce la possibilità di essere operativi nel breve periodo, anche se non consente una periodicità frequente di raccolta e rappresentazione dei dati ed è piuttosto oneroso dal punto di vista della validazione delle informazioni.   L’adeguamento di strumenti informatici già in uso a supporto della programmazione del Comune facilita la raccolta capillare di dati mediante supporti già conosciuti all’interno dell’Ente, richiede di sostenere costi di adeguamento del software in uso ma soprattutto può non facilitare la diffusione di una cultura nuova circa la programmazione delle attività e la misurazione della performance che il D. Lgs. 150/2009 porta con sé. Per contro, l’integrazione delle banche dati, che supporta l’immissione diretta di dati sempre più numerosi ad un livello di dettaglio sempre maggiore, la tempestività di aggiornamento e reperimento dei dati e la distribuzione delle risorse informatiche per poter operare immediatamente e interattivamente sulle base di dati, ha costi economici ed organizzativi più importanti delle precedenti soluzioni, ma garantisce – se ben progettata – un allineamento perfetto tra processi, flussi di dati e fabbisogni informativi interni ed esterni.

La gradualità di attuazione dell’adeguamento del sistema informativo è sicuramente suggerita anche per dar modo ai Comuni di valutare nuovi fabbisogni informativi alla luce dell’utilizzo del nuovo sistema di misurazione e valutazione delle performance. 

Esempi concreti del percorso delineato sono emersi nell’ambito del Progetto “Valutazione delle Performance” realizzato dal Dipartimento della funzione pubblica in collaborazione con Formez PA, nel corso del quale sono state mappate le esperienze di sei amministrazioni pilota. Tra queste, quella del Comune di Bergamo ha alimentato il Piano della Performance 2011-2013 (anno zero di redazione del documento) attraverso file Excel e PowerPoint e ha successivamente predisposto fogli Excel che sostituiscono quelli precedentemente in uso e che sono collocati in un repository accessibile (internet e intranet) sia in lettura che scrittura dal personale dell’ente comunale secondo le proprie materie di competenza.

Parallelamente, ha avviato un processo di revisione dei flussi informativi a supporto della programmazione con l’obiettivo di eliminare le duplicazioni di dati ed unificare gli indicatori presenti nel Piano della Performance con quelli presenti nel Piano Esecutivo di Gestione (PEG) col fine di definire regole certe per interpretare gli indicatori sia per la misurazione e valutazione della performance organizzativa. A completamento di questa attività, ha avviato anche un processo di revisione complessiva del sistema informativo a supporto della programmazione, che prevede la condivisione delle banche dati che avverrà innanzitutto condividendo, a partire dalla “periferia” dell’Ente, le banche dati in modo da renderle disponibili e accessibili ai diversi soggetti dell’Ente. In seguito tramite la Direzione Generale verranno predisposti diversi cruscotti direzionali che pescano le informazioni e le uniformano per garantire l’omogeneità e l’attendibilità dei dati prodotti. Il risultato dovrebbe essere per l’amministrazione comunale di Bergamo di disporsi di un sistema gestionale integrato con i sistemi gestionali relativi alle diverse attività e servizi. 

Nell’ambito del prossimo FORUM PA, il 17 maggio, il Dipartimento della Funzione Pubblica dedicherà un’intera giornata al Performance management nei Comuni (sessione mattutina e sessione pomeridiana), per favorire l’implementazione di sistemi di pianificazione, misurazione e valutazione dei risultati, coerenti con le prescrizioni del D.lgs n.150 del 2009 sul Ciclo di gestione delle performance, attraverso la testimonianza dei Comuni delle Regioni Obiettivo Convergenza, che hanno preso parte al Progetto “Valutazione delle Performance”, realizzando esperienze di successo.