Conservazione, tutti i dubbi sull’addio alla carta

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La Direzione generale degli archivi ha autorizzare lo scarto di documentazione originale cartaceai sulla base di due considerazioni critiche: l’organicità alla quale è giunto il legislatore negli ultimi anni, in materia di gestione informatica dei documenti e di conservazione degli archivi digitali ,e la rilevanza della vigilanza da parte dei soggetti che esercitano la tutela sul patrimonio documentario

26 Aprile 2016

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Matteo Savoldi, coordinatore Gruppo italiano archivi digitali Anai e Mariella Guercio, presidente Anai

Lo scorso 14 dicembre la Direzione generale degli archivi ha diffuso le circolari 40 e 41 rispettivamente dirette agli Archivi di Stato e alle Soprintendenze archivistiche comunicando di fatto l’abrogazione della circolare 8 del 2004 che vietava alle Soprintendenze archivistiche (per gli archivi degli enti pubblici) e alle Commissioni di sorveglianza (per la documentazione degli uffici dello Stato) di autorizzare la distruzione di originali cartacei di documenti destinati alla conservazione permanente, anche quando essi fossero stati riprodotti mediante conservazione sostitutiva .

In particolare la Direzione generale archivi (forse con qualche ottimismo di troppo se guardiamo alla reale capacità degli attuali sistemi di conservazione di garantire la qualità della conservazione a lungo termine) ritiene che siano significativamente mutate le condizioni e la normativa di riferimento che avevano indotto la stessa amministrazione archivistica nel 2004 (circolare 8/2004) a impedire “la distruzione degli originali cartacei dei documenti destinati alla conservazione permanente, anche qualora essi fossero stati riprodotti con le modalità stabilite dalla deliberazione n. 42/2001 dell’Aipa. Si riteneva infatti che la normativa non prevedesse “in modo completo ed organico specifiche disposizioni per la conservazione permanente del documento informatico, riguardo ai formati, alle marcature, ai metadati e agli altri parametri standard fin dalla formazione”. Le nuove norme in materia di conservazione (in particolare le regole tecniche approvate con il dpcm 3 dicembre 2013 – ritiene oggi la DGA – “offrono sufficienti garanzie per la conservazione a lungo termine della riproduzione digitale degli originali analogici e permettono quindi di procedere alla distruzione della documentazione cartacea”. In particolare, con le circolari ora indicate si forniscono specifiche indicazioni in questo ambito e si invitano le strutture dedicate (Commissioni di sorveglianza per le amministrazioni centrali e le Soprintendenze archivistiche per gli enti) a procedere alla definizione di proposte di distruzione di documentazione cartacea a conservazione illimitata riprodotta digitalmente. I due provvedimenti, peraltro, prevedono che le strutture in questione approvino l’eliminazione del cartaceo solo dopo un’attenta verifica del rispetto delle procedure dettate dal CAD e dalle citate regole tecniche (ad esempio in materia di formati, marcature, metadati e parametri standard indicati dalla normativa) e in presenza di garanzie adeguate di “conservazione delle caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità”. Le circolari fanno peraltro riferimento alla esclusione dalla distruzione per le tipologie documentarie indicate nelle tabelle allegate al dpcm 21 marzo 2013 che peraltro risultano alquanto limitate nel numero per le amministrazioni centrali e, nel caso degli enti non statali, si riducono a una modesta esemplificazione, individuando tra i tipi di documenti da sottrarre allo scarto solo gli statuti, i vincoli paesaggistici, le mappe catastali (oltre naturalmente a tutta la documentazione già conservata negli archivi storici). Nelle indicazioni guida fornite alle Soprintendenze la circolare 41 invita inoltre le sue strutture di vigilanza a valutare “con particolare attenzione tutte le tipologie documentali grazie alle quali possano essere riconosciuti diritti, doveri e legittime aspettative di terzi”, dedicando cura “alle cartelle cliniche relative ai ricoveri, in considerazione del loro peculiare valore storico e scientifico, nonché giuridico ed amministrativo” ed escludendo esplicitamente dalla distruzione le cartelle cliniche anteriori al 1978.

Nel merito dei controlli e delle specifiche procedure previste, nelle circolari si invitano le commissioni di sorveglianza a monitorare “con continuità i sistemi di conservazione della documentazione degli uffici di Stato” e, in fase di indicazioni operative, a “compilare un elenco separato da quelli di autorizzazione allo scarto” attestando altresì nel verbale “la conformità delle riproduzioni alle regole previste nei dpcm 3 dicembre 2013 e 13 novembre 2014”

Per meglio comprendere la portata di queste nuove circolari, è necessario soffermarsi sull’art. 23- ter c. 3 del CAD che dichiara le copie informatiche di documenti formati originariamente su supporto analogico come sostituibili integralmente all’originale. Sulla scorta di questo articolo, molte pubbliche amministrazioni hanno proceduto alla scansione di numerosi documenti il cui originale era cartaceo, apponendo a tali copie informatiche la dichiarazione di conformità, senza tuttavia essere poi in grado di eliminare fisicamente gli originali da cui le copie digitali ‘sostitutive’ erano tratte per effetto della già citata circolare 8.

Pur restando molto cauta sull’argomento, la Direzione generale degli archivi pone alla base della recente scelta di autorizzare lo scarto di documentazione originale cartacea due considerazioni: da un lato viene riconosciuta l’organicità alla quale è giunto il legislatore negli ultimi anni, in materia di gestione informatica dei documenti e di conservazione degli archivi digitali; dall’altro viene sottolineata la rilevanza della vigilanza da parte dei soggetti che esercitano la tutela sul patrimonio documentario (le commissioni di sorveglianza per gli archivi statali e le soprintendenze archivistiche per gli archivi di altri enti della PA e in parte anche del mondo privato es. scuole e sanità).

Questi stessi aspetti, sui quali si fonda la decisione della Direzione generale possono essere allo stesso tempo, tuttavia, punti estremamente critici. Dal punto di vista della conservazione si sta infatti assistendo al proliferare di soggetti che ottengono da AgID la qualifica di conservatori accreditati. La pluralità naturalmente può essere un buon segno, soprattutto se è basata sulla qualità e costituisce di per sé un elemento di concorrenza. La qualità ha tuttavia bisogno di verifiche serie e continue, garantite da una metrica solida e dal controllo di adeguati requisiti funzionali. Alcuni strumenti già ci sono, come del resto testimoniano i documenti predisposti dall’Agenzia per l’Italia digitale in relazione alla definizione della qualità e sicurezza dei sistemi di conservazione.

I requisiti, in particolare, fanno diretto riferimento agli standard ISO 14721 Open archives information system (OAIS) e ISO 16363 Audit and certification of trustworthy digital repositories , liberamente scaricabili dal sito del Comitato CCSDS che le ha predisposte e adottate. Questi standard definiscono infatti un modello concettuale per la conservazione e i requisiti e le procedure per la gestione di audit finalizzati alla certificazione dell’affidabilità dei depositi di conservazione .

Il secondo punto, che ha peraltro un notevole peso sul futuro della conservazione di archivi digitali, è il ruolo che dovranno assumere in particolare le Soprintendenze e le commissioni di sorveglianza alle quali di fatto è demandata la possibilità non tanto di autorizzare o meno la conservazione dei documenti di cui si è realizzata la copia informatica, quanto piuttosto di valutare la consistenza delle modalità mediante le quali gli enti attivano i processi di produzione e gestione di queste copie informatiche che diventano a tutti gli effetti documentazione originale per l’ente. La criticità dell’azione di vigilanza dipende da un lato dalla riduzione costante degli organici del Ministero per i beni, le attività culturali e il turismo, dall’altro dalla carenza di personale specializzato in grado di interagire con la dimensione digitale, sempre più diffusa e complessa.

Rimane, comunque, centrale l’opportunità oggi fornita agli enti di recuperare spazio e accrescere la qualità della comunicazione e fruizione dei propri documenti se digitalizzati in modo corretto. Non a caso la circolare cita la smaterializzazione delle cartelle cliniche sanitarie che costituiscono oggi un problema enorme in termini di costi e di scarsa utilizzazione nella loro attuale forma cartacea.

Una vigilanza attenta e qualificata è naturalmente indispensabile anche perché consentirebbe di fornire indicazioni tecniche di supporto, di valutare i processi esistenti al fine di migliorarli e di assicurare quella guida tecnico-archivistica che è sostanzialmente mancata in questi anni a livello nazionale.