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eDoc, perché le leggi non riescono a guidare il cambiamento

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Alla complessità di una gestione documentale che pone interrogativi di fondo sulla produzione stessa del documento, sulla sua originalità e sulle necessità e vincoli conservativi, si sommano le difficoltà di coordinare sistemi informativi spesso dissimili e non sempre in grado di essere interoperabili. L’identificazione e la comprensione delle finalità dei documenti, l’individuazione e la selezione degli elementi rilevanti a fini conservativi sembrano essere i primi passi da muovere in direzione del cambiamento

22 Novembre 2016

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Massimo Laurenzi, rappresentante juniores nel Consiglio Direttivo Nazionale, Associazione Nazionale Archivistica Italiana

Ci sono ancora norme anomale, per quanto riguarda la formazione, gestione e conservazione documentale: sono quelle che si limitano a replicare forme, modi e ritmi del mondo analogico, adattandoli al digitale.

La prova è data dalla somma dei vincoli di adeguamento imposti (alle volte prorogati – vedi la scadenza del 12 agosto) alle volte attese (nuove regole tecniche), le cui applicazioni mal aderiscono e mal rispondono ai problemi reali che le PA e i privati incontrano necessariamente nell’esercizio delle loro funzioni. Nello specifico, la poca cura con cui si considerano gli orizzonti di evoluzione e le reali possibilità di sviluppo tradiscono uno squilibrio di genere fra il richiesto, il possibile, l’auspicabile.

Se n’è lungamente discusso, condividendo punti di vista e difficoltà, ma anche margini risolutivi e speranza durante il secondo incontro del tavolo Documenti digitali, organizzato da FPA nell’ambito del progetto i Cantieri della PA digitale

Alla complessità di una gestione documentale ibrida e liquida che pone interrogativi di fondo sulla produzione stessa del documento, sulla sua originalità e sulle necessità e vincoli conservativi, si sommano le difficoltà di coordinare sistemi informativi spesso dissimili e non sempre in grado di essere interoperabili.

L’identificazione e la comprensione delle finalità dei documenti, la rivalutazione dei sistemi di registrazione e gestione dei flussi documentali, l’individuazione e la selezione degli elementi rilevanti degli stessi procedimenti amministrativi a fini conservativi sembrano essere i primi passi da muovere in direzione del cambiamento. Emerge inoltre nel narrato delle esperienze condivise il reale problema dell’adjustment e della reingegnerizzazione dei processi che innescano la creazione stessa dei documenti.

E’ complesso, ma necessario (qualunque procedimento amministrativo dematerializzato interessa universalmente il flusso documentale che ne deriva ) immaginare una ridefinizione dei processi orientata al prodotto documentale che da essi scaturirà, avendo ben presenti gli elementi gestionali e conservativi a cui esso sarà soggetto. La prospettiva di cooperazione emersa durante entrambi gli incontri, incoraggia a definire ambiti di applicazione e condivisione di buone pratiche; soluzioni e difficoltà che trovano sostegno. Il confronto proseguirà con un nuovo incontro il 6 dicembre.

Definire soluzioni o ipotesi di soluzione condivise entro la fine dell’anno resta l’obiettivo fissato. L’impulso a considerare il decisore politico in modo attivo si somma alla disponibilità di supporto, tempo ed esperienza, come è nello spirito di Cantieri PA.

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