La dematerializzazione di un Registro speciale. L’esperienza del Galliera di Genova

Con un bilancio di 700 vite salvate ogni anno, oltre 370mila volontari iscritti, quasi 2 trapianti al giorno da non familiare e circa 4.500 trapianti da donatore non consanguineo effettuati in Italia, il Registro Italiano Donatori di Midollo Osseo – IBMDR (Italian Bone Marrow Donor Registry) compie 20 anni di attività e si regala un’importante innovazione operativa.

Istituito nel 1989 presso l’Ospedale Galliera di Genova, l’IBMDR è il risultato di un percorso che ha prodotto una rete di contatti con ruoli e attività specifiche, come spiega la dott.ssa Nicoletta Sacchi, Direttore del Registro. Centro di eccellenza riconosciuto, l’IBMDR raccoglie dai centri ematologici di tutto il mondo le richieste di pazienti alla ricerca di un donatore compatibile. In occasione di questo importante anniversario all’IBMDR si è attuata un’importante innovazione operativa.

Dallo scorso 15 ottobre – sotto la supervisione della struttura complessa Servizi Informatici e Telecomunicazioni del Galliera, diretta dal Dott. Carlo Berutti – la procedura di invio e raccolta di richieste è stata “dematerializzata” con servizio di ricezione fax in formato digitale (pdf) e archiviazione automatica degli stessi in base al mittente, con la contestuale eliminazione di circa 150.000 fax all’anno e della relativa gestione manuale degli stessi.
Il sistema ha consentito di ridurre i tempi di ricerca del donatore compatibile a vantaggio dei pazienti in attesa di trapianto, migliorando quindi l’efficienza della finalità del Registro.
Questo progetto si innesta in un quadro ben più ampio di gestione documentale delle cartelle cliniche, con l’utilizzo del sistema documentale Archidoc già in uso e ben collaudato nella realtà amministrativa, avviato nel 2009 e che si completerà nel 2010 con la dematerializzaione dell’archivio storico e sarà esteso ai 53 centri trapianto nazionali per lo scambio, tracciabilità ed archiviazione dei dati clinici. L’innovativo processo prevede l’archiviazione digitale delle cartelle cliniche di ciascun paziente, con il recupero dell’archivio storico (stima 1.500.000 di fogli/documenti, corrispondenti a circa 30.000 cartelle/paziente), con un aggiornamento permanente e in sequenza temporale grazie al nuovo sistema di ricezione e smistamento fax. Un ulteriore passaggio sarà quello di rendere disponibili le cartelle “dematerializzate” a tutti i Centri Trapianto nazionali attraverso internet con percorso di password. Ciascun centro potrà usufruire dei dati relativi al proprio paziente direttamente dall’IBMDR senza passaggi cartacei e in tempo reale.
 

Il progetto di dematerializzazione del Registro Italiano Donatori di Midollo Osseo – IBMDR presso l’Ospedale Galliera di Genova sarà presentata al FORUM DELL’INNOVAZIONE Nord Ovest, il 16 dicembre a Genova.