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I tre peccati originali del processo civile telematico. E le cure possibili

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Vi è molta confusione, con norme di controversa interpretazione che prevedono gravi conseguenze processuali in caso di violazione, che col deposito “tradizionale” non si sarebbero mai rischiate. Gli strumenti tecnologici debbono servire principalmente a semplificare le procedure, invece la realtà sta dimostrando che la digitalizzazione ha preso una piega sbagliata. Vediamo perché

8 Marzo 2016

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Marco Cuniberti, avvocato e componente del gruppo di lavoro Osservatorio ICT & Professionisti, Politecnico di Milano

Tutti i tentativi per risolvere i gravi problemi di inefficienza della giustizia civile italiana si stanno rivelando, quantomeno, inefficaci. Invece di risolvere il problema principale (la eccessiva lunghezza delle cause), si agisce cercando di rendere più difficoltoso l’accesso alla giustizia: con tasse sempre più alte, l’obbligo di esperire costose e lunghe procedure preliminari, adempimenti burocratici complessi con conseguenze – in caso di errore – fatali, costi iniziali altissimi perché l’avvocato – lui sì – ha termini molto brevi, entro i quali deve già redigere atti completi e complessi.

Dall’altro lato si sbandierano, a sproposito, i successi del c.d. processo civile telematico, come se questi rappresentassero un passo avanti per l’accelerazione dei processi civili: dico “a sproposito”, in primis perché trattasi perlopiù di un sistema digitale di deposito/notifiche di atti e documenti del giudizio, che, come si è visto, non sono la causa della lentezza dei processi; in secondo luogo perché, trattandosi di un obbligo, l’aumento esponenziale dei depositi telematici non è un successo, ma una mera conseguenza dell’obbligo stesso.

Dato atto che non serve ad accelerare le cause civili, il PCT è comunque utile agli operatori della giustizia?

Tralasciando volutamente il punto di vista di magistrati e cancellieri (che non conosco a sufficienza per poter esprimere giudizi fondati), rilevo che il principale scopo di questo sistema di depositi telematici dovrebbe essere evitare agli avvocati lo spreco di tutto il tempo necessario al deposito “fisico” degli atti.

Dovrebbe, perché purtroppo alcuni uffici giudiziari hanno cominciato ad obbligare gli stessi avvocati a depositare anche una copia cartacea degli atti stessi (pratica fortunatamente in diminuzione, dopo un intervento del Ministero della Giustizia, ma tuttora sussistente), così vanificando i benefici del sistema ed anzi peggiorando la situazione, perché in tali casi si deve provvedere a due depositi.

In ogni caso, pur con l’auspicio che la tragica piaga dell’obbligo di deposito di copie cartacee in cancelleria (ironicamente chiamate “di cortesia”) venga al più presto debellata, l’attuale sistema di depositi/notifiche telematici appare comunque troppo (e inutilmente) complesso, delicato e… pericoloso, viste le conseguenze, spesso fatali, di errori o problemi tecnici nei depositi.

Mi spiego meglio.

Il sistema telematico attuale non prevede il deposito dell’atto giudiziale presso l’ufficio giudiziario, bensì la sua “spedizione” via PEC; e, soltanto a spedizione avvenuta con successo (fatto non scontato, per tanti motivi), due successivi controlli di conformità dell’atto, dal cui eventuale esito negativo possono derivare gravi conseguenze processuali. Va da sé come questo sistema, che dovrebbe semplificare una procedura, finisca col complicarla.

Non solo a livello tecnico, ma anche normativo, ove vi è molta confusione, con norme di controversa interpretazione che prevedono gravi conseguenze processuali in caso di violazione, che col deposito “tradizionale” non si sarebbero mai rischiate.

E poiché gli strumenti tecnologici debbono servire principalmente a semplificare le procedure, togliere lavoro all’operatore umano ed evitare i suoi errori, la realtà sta dimostrando che l’intrapresa strada della digitalizzazione delle procedure (virtuosa) abbia preso una piega sbagliata.

A mio parere, tre sono i “peccati originali” di questa procedura.

Il primo è l’approccio adottato: si è cercato sostanzialmente di “digitalizzare” una procedura nata e sviluppata per essere “analogica”, quando invece sarebbe stato opportuno un ripensamento della procedura , alla luce del funzionamento e delle potenzialità degli strumenti tecnologici (ponendosi domande come: a cosa serve un atto giudiziale? A cosa serve il suo deposito in cancelleria? Qual è il modo migliore per raggiungere questi scopi con l’informatica e la telematica, facilitando i compiti degli operatori e migliorando l’efficienza del sistema?).

Per fare un esempio, si pensi se la pubblicazione dei quotidiani su internet si fosse ridotta alla mera scansione in PDF del giornale cartaceo e non, come è avvenuto, avesse presupposto un ripensamento totale della struttura, trasformando il giornale in un portale, con pubblicazione anche di tutti gli archivi, collegamenti a infinite altre risorse, motori di ricerca interni, ecc., che ne hanno fatto uno strumento nuovo e enormemente più utile/fruibile.

Il dover adattare (anche con norme di rango secondario) le nuove procedure al codice vigente, ha ulteriormente contribuito alle difficoltà. Il secondo difetto, figlio del primo, è la scelta di non adottare un sistema di deposito, ma di trasmissione degli atti , per di più a mezzo PEC, con verifica di conformità solo successiva (con conseguenze a volte “fatali”, a tempo ormai “scaduto”). E’ un sistema complesso tecnicamente, costoso, difficile da gestire e da conservare a norma di legge: pochi hanno già considerato quest’ultima criticità, ma presto coinvolgerà tutti.

Oltretutto, qui si è addirittura fatto un passo indietro rispetto alla procedura preesistente: quest’ultima prevedeva infatti il deposito immediato dell’atto, mentre ora è come se si trasmettessero gli atti con un complicato sistema di raccomandate elettroniche. Chi ha esperienza concreta di processi civili ha ben presenti i problemi che ci sono stati – specie per gli atti spediti in prossimità delle scadenze – e che hanno portato a conseguenze processualmente molto gravi.

Ora, che l’errore tecnico nella procedura di trasmissione dell’atto da parte dell’avvocato possa influire sull’esito della causa del proprio assistito, è una eventualità difficile da accettare e, soprattutto, prima del PCT non si era mai sentita.

Così come non si era mai sentito che un avvocato, per depositare atti processuali, dovesse frequentare corsi, o addirittura vi fossero degli “esperti in depositi di atti in cancelleria”: va bene fare un passo avanti e cominciare a prendere dimestichezza con le nuove tecnologie, ma il sistema presenta a volte difficoltà che richiedono una particolare esperienza in ambito tecnologico, per poter essere risolte.

La soluzione non può quindi che essere la semplificazione della procedura. E questo potrebbe avvenire con la realizzazione di una piattaforma/portale del sistema Giustizia, alla quale l’avvocato acceda tramite autenticazione al proprio account e qui “depositi” il proprio atto senza problemi, seguendo una procedura guidata: il sistema, qualora rilevasse anomalie (ad es. di formato, dimensioni, ecc.), potrebbe segnalarlo immediatamente all’avvocato, impedendogli il completamento della procedura sbagliata e indicandogli l’errore/anomalia, così aiutando a risolverlo.

Al completamento, il sistema invierebbe una comunicazione all’avvocato via mail (oppure, qui sì, via PEC, se proprio si volesse avere il massimo della sicurezza), con il riepilogo dell’attività svolta e la copia dell’atto depositato, in modo da poter effettuare in tempo reale ogni eventuale verifica e/o modifica.

Esattamente come avviene ormai per tutte le piattaforme di e-commerce, che infatti dal punto di vista tecnico/organizzativo funzionano benissimo – anche senza PEC – e tutti ormai le usano senza difficoltà, compresi i neofiti.

Un sistema di questo tipo è già adottato per i procedimenti avanti la Corte di giustizia dell’Unione europea oltre che in alcuni stati membri e anche negli Stati Uniti (attraverso cui parrebbero potersi anche agevolmente pagare eventuali fee ).

Il terzo difetto, anch’esso figlio del primo, è la c.d. “sottoscrizione” degli atti tramite “firma digitale”. La firma digitale non rappresenta affatto una firma , bensì un “sigillo digitale” (e infatti così lo chiama correttamente il nuovo regolamento europeo eIDAS), che autentica il documento, rendendolo immodificabile e rendendo certa la provenienza dello stesso dal dispositivo di un soggetto determinato, che se ne assume la paternità (cioè l’avvocato).

L’obbligo di utilizzare questo strumento di sicurezza, rende ulteriormente complicato il sistema (il dispositivo di firma digitale si può perdere, si può rompere, ci si può dimenticare il PIN, scade: e si pensi a cosa possa succedere se una di queste evenienze si verifichi il giorno della scadenza di un atto, magari di sera) ed è sostanzialmente inutile.

Nella procedura “analogica”, non si è infatti mai preteso che l’avvocato depositasse un atto che fosse già stato reso oggettivamente immodificabile e di indubitabile paternità, cioè fosse stato autenticato da un notaio, che ne conservasse copia nei suoi archivi; certo, una sicurezza del genere si sarebbe potuta pretendere, ma era sostanzialmente inutile.

La firma sull’atto cartaceo (un semplice scarabocchio sulla sola ultima pagina) non rendeva affatto immodificabile ogni pagina dell’atto, né rendeva tecnicamente certa la provenienza dell’atto da quel determinato difensore con sicurezza assoluta: la gran parte dei depositi veniva effettuata da giovani praticanti dello studio del firmatario – se non addirittura da colleghi di altri studi, per gentilezza – e spesso la firma era effettuata dalla segretaria.

E questo non ha mai impedito il regolare svolgimento dei processi.

Il compito di conservare e rendere immodificabile detti atti spettava alla cancelleria, successivamente al deposito: non all’avvocato, prima del deposito stesso. Nell’ipotizzato sistema di deposito tramite account dell’avvocato sul portale Giustizia, l’autenticazione iniziale, per accedere all’account, identificherebbe quel determinato difensore, dopo di che ogni attività svolta “all’interno” di tale “zona personale”, compreso quindi il deposito di atti, sarebbe indiscutibilmente da ricondurre a quel soggetto.

Sarebbe poi onere del sistema Giustizia provvedere a conservare e rendere immodificabile l’atto così depositato: e ben potrebbe all’uopo essere utilizzato proprio un sigillo digitale.

Eliminando l’obbligo di apposizione di “firma digitale” da parte dell’avvocato, si eviterebbero inoltre tutti i rischi indicati, senza contare: rottura, smarrimento, furto, scadenza del dispositivo; perdita delle credenziali; blocco delle stesse; ecc. e la procedura sarebbe oltremodo semplice e sicura, come dimostra l’esperienza del commercio elettronico.

Ma questo è solo un primo passo, perché si può andare ben oltre, sempre nell’ottica di miglioramento e semplificazione della giustizia civile, vista come un vero servizio per il cittadino.

Con l’informatica appare superato lo stesso concetto di “deposito dell’atto”: ciò che conta, sono i dati che si affidano all’elaboratore e la possibilità di loro “gestione” da parte dell’elaboratore stesso.

Posto che la funzione dell’atto cartaceo era documentare e cristallizzare le precise volontà, affermazioni, domande e difese della parte, soddisfando i requisiti imposti dal codice di procedura civile, occorre chiedersi se oggi lo stesso (o migliore) risultato non si possa raggiungere in un altro modo. Cosa è importante per la regolarità del processo: la forma dell’atto o i dati ivi contenuti? Sono i dati ad essere importanti.

L’atto cartaceo non è un totem: esso veniva compilato/depositato perché era il sistema analogico più pratico per contenerli, ordinarli e conservarli.

Siamo sicuri che oggi non vi possa essere un altro modo, più pratico? Non sarebbe meglio – e più utile – che l’atto venisse redatto/compilato direttamente sul sistema informatico della Giustizia, che guidasse passo a passo l’avvocato a non commettere errori procedurali?

Un sistema di form che permetta di inserire nei giusti “campi” tutti gli elementi dell’atto (dati delle parti e degli avvocati; oggetto della causa; premesse in fatto; diritto; conclusioni; richieste di prova e capitoli di prova orale; elenco allegazioni; ecc.), passo a passo, aiutando l’utente a non dimenticare/sbagliare nulla, rappresenterebbe un passo decisivo verso l’eliminazione degli errori procedurali, che si sostanziano in pregiudizi dei diritti sostanziali delle parti assistite.

E nessuna limitazione subirebbero l’esposizione narrativa e l’eloquio, visto che un simile sistema ben permetterebbe di inserire qualsiasi contenuto testuale, limitandosi ad aiutare l’avvocato ad inserirlo in modo corretto.

Dopo di che l’atto verrebbe “composto” dal programma e, a seconda delle preferenze dell’operatore, stampato su carta, o visualizzato a video o inviato via mail. I vantaggi di inserire dati “puri” al posto giusto – e non file completi, contenenti un documento già formato – sarebbero evidenti: nessuna incompatibilità informatica del file col sistema “ricevente”; nessun problema di sicurezza; nessun problema di “peso” del file; facile gestione delle notifiche (possibilmente – queste sì – via raccomandata elettronica, l’evoluzione europea della PEC); maggiore semplicità d’uso; facile adeguamento ad eventuali standard procedurali comuni europei; ecc..

E soprattutto, una sempre maggiore possibilità, per il sistema informatico, di “capire” il contenuto dell’atto, verso quella che potrebbe essere l’evoluzione successiva: è stato infatti dimostrato come sarebbe già oggi possibile e vantaggioso (anche per Giudici e cancellerie) applicare questo semplice sistema al procedimento monitorio.

E se questo è il futuro prossimo, forse c’è qualcosa più in là che sta nascendo: è infatti di alcuni giorni fa la notizia che un ragazzo statunitense avrebbe realizzato un programma in grado di rispondere ai quesiti legali. Il geniale autore, che ha chiamato il software “robot avvocato”, ha spiegato che la maggiore difficoltà era relativa al fatto che la stessa domanda potesse essere posta in mille modi diversi, ma il robot era in grado di confrontare le frasi comprendendone il senso, cosicché la modalità di porre la domanda da parte degli utenti non fosse più importante. Se questo fosse vero, quel ragazzo ha fatto inconsapevolmente il primo passo verso il vero processo telematico: le funzioni del robot che ha inventato non sono infatti dell’avvocato, ma del Giudice.