Ifin Sistemi a FORUM PA 2011

In occasione del FORUM PA 2011 Ifin Sistemi ha illustrato presso il proprio stand le diverse soluzioni e servizi erogati per la dematerializzazione, l’archiviazione documentale, il protocollo informatico a norma DigitPA (ex CNIPA), il workflow e la gestione dei processi, con l’obiettivo di facilitare i processi di gestione documentale all’interno di aziende e Pubbliche Amministrazioni, fornendo al cliente consulenza tecnologica, metodologica e normativa.
Padiglione 9 stand 14B

Ifin Sistemi ha presentato a FORUM PA 2011 i servizi offerti in materia di gestione dei documenti cartacei ed elettronici e, in particolare, le soluzioni per la dematerializzazione, l’archiviazione documentale, il protocollo informatico a norma DigitPA (exCNIPA), il workflow e la gestione dei processi. Ridurre i flussi cartacei a favore di processi documentali totalmente informatizzati è, tra l’altro, uno degli obiettivi centrali del piano e-gov 2012. Un processo che dovrebbe portare alla semplificazione delle procedure e al risparmio dei costi associati alla documentazione cartacea.
Tracciabilità dei documenti, efficienza nei confronti dell’utenza esterna, monitoraggio di tutti i movimenti, riduzione dei costi, sono solo alcuni dei vantaggi riscontrabili con le soluzioni proposte da Ifin Sistemi.

Ecco una carrellata fornita da Ifin Sistemi sulle principali soluzioni dedicate alla Pubblica Amministrazione presentate a FORUM PA 2011:

• Attuazione di sistemi per il protocollo informatico: Ifin Sistemi propone una soluzione per la gestione del protocollo informatico a norma di legge, che digitalizza il cartaceo e migliora l’automazione dei procedimenti. Una soluzione in linea con il DPR 445/2000, che migliora, accelera e semplifica i processi amministrativi. Il software consente la protocollazione, l’inserimento, la ricerca, la fascicolazione e l’archiviazione digitale dei documenti. Interamente realizzato con tecnologia web ogni documento può essere disponibile via Internet per qualunque utente del sistema, ovunque sia, garantendo la sicurezza dei documenti e dei dati.
• Gestione documentale: J-Dms è il sistema di gestione documentale che rivoluziona il modo di concepire l’archiviazione e la catalogazione dei documenti grazie alla sua flessibilità. Con J-Dms, infatti, è possibile personalizzare tutte le informazioni da registrare, definire maschere di catalogazione con campi specifici per ogni tipo di documento gestito in azienda e creare filtri particolari. Questo consente di personalizzare le visualizzazioni e le ricerche secondo l’uso di ogni singolo utente.
• Gestione del flusso di lavoro o workflow: J Workflow è un sistema di gestione del flusso di lavoro che promuove la gestione di gruppi di lavoro collaborativi secondo un determinato modello processuale condiviso. Permette di disegnare, descrivere e controllare i processi interni in termini di flussi, organizzazione delle attività, persone, ruoli e costi, in modo da orchestrare il lavoro svolto misurando in ogni istante il risultato delle azioni intraprese.
• Conservazione sostitutiva: DocPA, applicativo per la conservazione sostitutiva, coniuga innovazione, affidabilità e sicurezza, gestendo in maniera semplice ed intuitiva, l’archivio dei documenti informatici. Una scelta tecnologica che attribuisce al documento informatico validità giuridica, grazie all’apposizione della firma digitale e marca temporale, una soluzione che consente di avere garanzie sulla corretta applicazione della normativa vigente ed ottenere elevati livelli di sicurezza.

• Fatturazione elettronica:  DocPA Invoice permette di creare un sistema di fatturazione del tutto innovativo, che consente di «dematerializzare» l’intero ciclo di vita di una fattura, dalla sua emissione alla sua conservazione digitale. L’applicativo DocPA Invoice assicura i requisiti legali della fatturazione elettronica: garantisce l’origine del documento, certifica la sua autenticità e la data di emissione e infine attesta l’integrità del contenuto.

A FORUM PA è stata presentata anche IfinConsulting, divisione del gruppo Ifin che eroga servizi di consulenza su tematiche legate alla dematerializzazione dei documenti. L’azienda vanta una fitta community di professionisti a supporto delle proprie attività: un team di esperti conoscitori, preparati su tematiche normative, legali e archivistiche, che assistono, formano ed informano sulle nuove opportunità della rivoluzione documentale digitale e sugli strumenti atti ad applicarla.

I servizi offerti si suddividono nel dettaglio nei seguenti punti:

Consulenza

• Consulenza legale
• Consulenza archivistica
• Redazione di documenti, pareri e contratti
• Verifica della rispondenza alle prescrizioni normative (Audit)
• Relazioni con le istituzioni

• Organizzazione di corsi presso il cliente su aspetti normativi
• Formazione del responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva

• Costante aggiornamento sulla normativa in tema di conservazione sostitutiva e fatturazione elettronica
• F.a.q. aggiornate

• Presa in carico dei compiti del Responsabile della Conservazione Sostitutiva