L’IA come motore dell’efficienza amministrativa: il percorso della città intercomunale Terre d’Argine

Dall’invenzione tecnologica all’innovazione organizzativa nel quadro del PIAO 2026

Il 2025 ha segnato uno spartiacque per le tecnologie dell’informazione: i Large Language Models (LLM) hanno smesso di essere una mera novità per trasformarsi in una componente strutturale dell’economia globale, con il mercato dell’IA in Italia che ha raggiunto 1,8 miliardi di euro (+50% in un solo anno). Di fronte a questo scenario, la Pubblica Amministrazione è chiamata a non subire il cambiamento, ma a governarlo.

Oltre l’hype: L’IA come strategia organizzativa

L’Unione delle Terre d’Argine ha deciso di affrontare la sfida definendo, all’interno del proprio Piano Integrato di Attività e Organizzazione (PIAO) 2026, un obiettivo comune (cioè condiviso tra l’Unione e i Comuni aderenti) ed estremamente pragmatico: “Intelligenza artificiale: dall’invenzione all’innovazione organizzativa“. L’intento della dirigenza e dell’Amministrazione non è quello di inserire in modo apodittico la nuova tecnologia, ma di apprendere l’utilizzo dell’IA per rendere più efficiente, rapida e produttiva la macchina organizzativa. L’innovazione tecnologica, infatti, crea contesti di possibilità e percorsi di abilitazione, ma non è in grado, da sola, di sostituire o migliorare un’organizzazione disfunzionale.

Il progetto si colloca in una rigorosa logica “by design” e non “by default”, con l’ambizione di definire a priori precisi Key Performance Indicators (KPI) su cui misurarne l’impatto reale: il tempo di lavoro risparmiato, la progressiva riduzione del volume di e-mail scambiate, la diminuzione degli allegati e la dismissione di software e server ormai superati, la revisione di processi “energivori” sia per il numero di persone impiegate sia per le risorse richieste.

Il punto di partenza: l’ecosistema Google Workspace

Nessuna transizione all’IA generativa può avvenire su architetture digitali obsolete. Il percorso delle Terre d’Argine affonda le radici nella solida base costituita dalla piattaforma collaborativa di produttività in uso presso gli enti da oltre cinque anni. Oggi, questa infrastruttura sta vivendo un passaggio strategico fondamentale, evolvendo verso l’ecosistema Google Workspace Enterprise Plus.

Questa migrazione impone un cambio di paradigma profondo: il superamento della logica tradizionale del file isolato e frammentato per abbracciare la centralizzazione, la condivisione sicura in tempo reale su Google Drive e l’ottimizzazione degli strumenti di produttività. La posta elettronica, oggi considerata alla stregua di una “commodity”, viene ottimizzata affiancandola a un uso sistematico di chat per le comunicazioni tra i circa 900 utenti, e di Meet per la gestione degli incontri. È su questo strato di collaboration matura che si inserisce il vero salto di qualità: l’integrazione nativa dell’IA generativa di Google Gemini all’interno degli applicativi di lavoro quotidiani (documenti, fogli, presentazioni). Tutto questo mantenendo chiara una policy di attenzione al lock-in, fondata sulla portabilità dei dati, sull’interoperabilità, sull’adozione di standard aperti e dove applicabile sul riuso di moduli e componenti software.

La formazione come leva di evoluzione del personale

Un progetto così ideato si costruisce sulle competenze. Il rischio di introdurre nuovi sistemi informatici senza un adeguato accompagnamento è l’emersione della cosiddetta “Shadow AI”: l’uso non autorizzato, informale e opaco di strumenti IA al di fuori della governance istituzionale. Per scongiurare questa deriva, l’Ente ha avviato un piano di formazione destinato all’intero perimetro dei dipendenti, con l’obiettivo di fornire le competenze di base sulle funzionalità di Google Workspace e Gemini.

In aggiunta alla formazione diffusa, il percorso prevede la costituzione di un nucleo di “facilitatori” interni: un gruppo selezionato di 40 dipendenti destinatari di un potenziamento intensivo. La selezione dei “facilitatori” è affidata ai dirigenti, secondo una logica premiale, individuando prioritariamente le persone che hanno dimostrato maggiore attitudine all’innovazione, competenze digitali e capacità di accompagnare i colleghi nell’adozione delle nuove tecnologie. Attraverso gli “AI Labs” e i “Discovery Workshop”, fondati su metodologie pratiche di design thinking e “AI Agent Solution Canvas”, questi facilitatori sono addestrati a trasformare le esigenze operative degli uffici in soluzioni tangibili, progettando e manutenendo agenti IA personalizzati.

La visione della dirigenza e la responsabilità cognitiva

L’innovazione necessita di una governance salda. Un tassello fondamentale di questo cambiamento è rappresentato dal percorso svolto in stretta sinergia con Lepida Scpa e con il suo Direttore Generale, Francesco Frieri. Attraverso il coinvolgimento organico di tutta la struttura manageriale – comprendente tutti i Dirigenti e le Posizioni di Elevata Qualificazione (EQ) – è emersa una consapevolezza decisiva: il vero divario nell’adozione dell’intelligenza artificiale non è meramente tecnologico, ma organizzativo.

L’approccio promosso dal DG Frieri si concentra sui rischi e sulle immense potenzialità cognitive dell’IA. I modelli generativi apprendono da dati statistici ed elaborano testi producendo verosimiglianza. Se non governati, espongono le amministrazioni all’errore, alle allucinazioni algoritmiche o a bias insidiosi. Frieri ha più volte esortato a mantenere alta la “responsabilità cognitiva”, evidenziando come l’IA debba farsi carico delle attività strutturate e routinarie (il cosiddetto “tasking”), lasciando agli operatori pubblici il tempo e lo spazio per l’interpretazione complessa, il giudizio critico e la relazione empatica con l’utenza. È la tutela del “capitale semantico” della PA: la macchina pubblica non deve limitarsi a calcolare, ma deve custodire e rigenerare i significati condivisi, garantendo la “coerenza” delle proprie decisioni.

Applicazioni concrete: gli agenti IA al servizio dell’azione amministrativa

Il fine ultimo della sperimentazione non è sostituire o automatizzare il lavoro amministrativo in quanto tale, ma verificare in quali processi l’IA possa aumentare qualità, tempestività e capacità operativa, liberando tempo per le attività ad alto valore o che richiedono responsabilità e relazione con cittadini e imprese. Dalla fase di laboratorio sono nati specifici Agenti IA (LLM basati su meccanismi di Retrieval-Augmented Generation o Fine-Tuning). Tra le soluzioni di maggiore impatto orientate all’efficienza troviamo:

• Agente SUAP-SUE-Sismica e PUG: un assistente specialistico rivolto a tecnici, imprese e operatori, progettato per interrogare regolamenti, modulistica e basi documentali validate. Può predisporre checklist preliminari, segnalare possibili incompletezze documentali e richiamare le disposizioni applicabili, fornendo sempre evidenza delle fonti utilizzate. Le risultanze velocizzano notevolmente i tempi di risposta e costituiscono supporto all’istruttoria senza sostituire in alcun modo la valutazione e la responsabilità del funzionario competente.
• Agente piattaforma fragili e soccorso georeferenziato: uno strumento critico a supporto della Protezione Civile e dei Servizi Sociali in situazioni di emergenza (alluvioni, blackout). Interoperando con i sistemi informativi geografici (GIS) e i dati civici, permette di individuare sulla mappa le persone vulnerabili, proponendo percorsi accessibili, supportando la costruzione di un quadro territoriale delle vulnerabilità e mettendo a disposizione degli operatori informazioni utili alla definizione delle priorità di intervento. Il modello non prende decisioni definitive, ma fornisce ai soccorritori un quadro situazionale chiaro per un intervento tempestivo.
• Agente scuola, nidi e trasporto scolastico: una soluzione pensata per abbattere le barriere burocratiche tra famiglie e servizi educativi. L’agente orienta gli utenti tra bandi, calendari e modulistica, fungendo da sportello unico virtuale e riducendo drasticamente le richieste ripetitive agli uffici.

Fare rete: il percorso con IFEL-ANCI e i Comuni capoluogo

L’efficienza amministrativa non può rimanere una prerogativa di singole isole virtuose. Un elemento qualificante del progetto Terre d’Argine è la vocazione alla condivisione nazionale e al superamento della frammentazione. In questa direzione si muove il percorso strutturato avviato con IFEL-ANCI e i Comuni capoluogo, iniziato con un primo fondamentale momento di confronto e scambio tenutosi a Napoli nel mese di giugno. Questa rete istituzionale ha il preciso obiettivo di mettere a fattore comune le best practice, condividere i framework metodologici, le linee di prompting avanzato e le policy di utilizzo etico dell’IA. L’integrazione delle esperienze permette alle amministrazioni di non procedere alla cieca, trasformando l’innovazione in un bene pubblico diffuso e scalabile su tutto il territorio nazionale.

Conclusioni: l’IA come tassello del lavoro pubblico

La trasformazione in atto nell’Unione delle Terre d’Argine e nei Comuni aderenti dimostra che l’impatto dell’intelligenza artificiale non si traduce in una mera automazione volta alla contrazione degli organici, ma si configura come una vera e propria crescita delle capacità lavorative. La formazione è generatrice di cambiamento. La tecnologia funge da acceleratore per le attività standardizzabili, riducendo le frizioni burocratiche e comprimendo i tempi di coordinamento a basso valore. A conferma della validità di questo percorso di “Innovazione organizzativa ed implementazione dell’intelligenza artificiale”, l’iniziativa dell’Unione si è aggiudicata il Premio PA e Futuro, promosso da FORUM PA 2026.

Il successo dell’operazione dipende dalla capacità dell’amministrazione di governare questi strumenti attraverso regole chiare, percorsi formativi continui e un solido ancoraggio ai valori della Pubblica Amministrazione. Solo preservando la centralità umana nel processo decisionale e promuovendo una cultura dell’apprendimento e della responsabilità cognitiva, l’IA può realmente agire come motore di un’azione amministrativa più veloce, efficace e vicina ai bisogni dei cittadini.