@PEC.PA: (come) si sta muovendo?

Si lavora per estendere e sistematizzare l’utilizzo della PEC, che è divenuta – nel decreto attuativo della riforma Bersani – strumento obbligatorio per la comunicazione unica di impresa, contando 23 gestori e 9800 domini tra pubblico e privato. Eppure questo servizio, a valle della più consistente strategia di digitalizzazione dei flussi documentali, tarda ad attivarsi nelle pratiche della PA. Evidenziati i vantaggi, esplicitato l’obbligo ex lege, la PEC sembra un elemento dalla messa a regime difficile e lenta, caratterizzato da forte interdipendenza in termini di soggetti e processi. Vediamo a che velocità viaggia la PEC negli esperimenti del Consiglio Regionale dell’Umbria e nei numeri della Provincia di Milano, ascoltiamone criticità e prospettive dall’autorevole voce del CNIPA e salutiamo (in consueta buona fede) le più recenti indicazioni in materia.

Panorama PEC

La posta elettronica certificata – PEC, comunemente associata al corrispettivo cartaceo della raccomandata, promette vantaggi notevoli e facilmente intuibili in termini di certezza, efficienza ed efficacia, accorciando tempi e riducendo costi. Si stima che la raccomandata "elettronica" costerà 2 euro contro i 20 necessari per l’invio tradizionale, assicurando un risparmio annuo di circa 150 milioni di euro. Per una valutazione che sia davvero obiettiva va , però, sottolineato che la sua piena funzionalità poggia su una forte variabile di interdipendenza in termini di soggetti e processi. In primo luogo, il servizio di PEC produce certificazioni a valore legale attestanti invio e consegna di un messaggio solo se entrambi gli interlocutori dispongono di caselle PEC, di cui i Gestori dovranno garantire l’interoperabilità. In secondo luogo, il plus non trascurabile della PEC è di essere adatta allo scambio tra individui e tra applicazioni, aprendo ad un’organizzazione la possibilità di ricevere documenti che possono essere immediatamente trattati da un’applicazione informatica, alimentando direttamente il protocollo informatico. Su queste considerazioni il Codice dell’Amministrazione Digitale prevedeva che le pubbliche amministrazioni centrali si dotassero di almeno una casella di posta certificata per ciascun registro di protocollo già entro il gennaio 2006 (art. 47), riconoscendo ai privati il diritto a richiedere e ottenere l’uso della PEC da parte delle amministrazioni (art. 6). Dal Cnipa ci dicono che, ad oggi, la PEC è presente nella maggior parte delle pubbliche amministrazioni centrali. A livello locale la diffusione raggiunge comuni ed amministrazioni locali, per un totale di circa 800 istituzioni. Quanto all’utilizzo della PEC, finora sembra che sia più legato a specifici progetti di automazione che non ad una libera adozione di uno strumento innovativo nell’ambito delle prassi lavorative.

Esperienze e criticità PEC dal territorio

E’ di questi giorni il bilancio biennale del progetto Protocollo Informatico della Provincia di Milano, che presenta numeri incoraggianti: 89 strutture organizzative collegate, 640 operatori attualmente abilitati, 99% di uffici e sedi decentrate coinvolti, 132 etichettatrici per la stampa della segnatura di protocollo, 67 edizioni di corsi di alfabetizzazione in materia di "Protocollo, Archivistica e utilizzo del sistema" per gli operatori. Orientato alla riduzione della spesa pubblica e al miglioramento dei servizi, attraverso l’eliminazione dei registri cartacei e l’accrescimento della trasparenza – come spiega Giuliana Carlino, Assessore al Sistema Informativo – il sistema della Provincia di Milano consente l’utilizzo di una serie di funzionalità quali:Firma elettronica, Posta Elettronica Certificata, Gestione automatizzata dei flussi documentali Integrazione e gestione dei procedimenti amministrativi, Interoperabilità con i sistemi di protocollo di altre amministrazioni pubbliche, Archiviazione ottica sostitutiva. Aldilà del momento "celebrativo" di un progetto dai buoni risultati, la Provincia di Milano apre la prospettiva di una sua candidatura a fornitore di servizi di protocollo informatico in modalità Asp per enti territoriali non dotati di sistemi analoghi. Si sottolinea così l’istanza urgente di un’estensione progressiva e rapida del servizio a tutti gli interlocutori del sistema, per attivare finalmente il circolo virtuoso PEC. Su questa linea vanno anche le considerazioni nate dall’esperienza del Consiglio Regionale dell’Umbria, che dal marzo 2007 ha attivato un sistema che consente di trasmettere ai Consiglieri regionali (membri della Giunta regionale compresi) documenti creati in formato elettronico e sottoscritti con firma digitale avanzata, in sostituzione dei documenti cartacei sottoscritti con firma autografa e inviati tramite raccomandata postale con avviso di ricevimento. Abbiamo parlato con Francesco De Carolis – Dirigente del Servizio Assistenza regolamento interno, monitoraggio e sviluppo processi del Consiglio Regionale – che ci ha spiegato come il sistema si basi sulla utilizzazione, in modalità evoluta, degli strumenti previsti di firma digitale, protocollo informatico e casella di PEC, pronto ormai all’interoperabilità. E’ particolarmente interessante individuare le difficoltà che enti ben attivi su fronte PEC/ Protocollo informatico riscontrano, ben sintetizzate da De Carolis. A livello di Consiglio regionale – ci spiega – non abbiamo riscontrato difficoltà tecniche. La grande difficoltà è che non abbiamo interlocutori, nel senso che noi possediamo una casella di PEC, fin dal 1 gennaio del 2004, ma da quel momento pur avendo noi segnalato la nostra iscrizione nel sito IndicePA, nessuno ci ha mai scritto usando la casella di PEC, né noi abbiamo mai potuto scrivere utilizzando la nostra, perché non abbiamo riscontrato negli enti a cui fossimo interessati a scrivere l’utilizzo di casella di PEC. E la mia impressione – continua – è che anche chi ha la casella di posta certificata rischia di avere qualcosa di incompleto, un innovazione del tutto parziale e non incisiva, se non ha poi un sistema di protocollo informatico collegato a quella casella.