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Trasparenza, efficienza e miglioramento del servizio nelle trasferte dei dipendenti pubblici

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Redazione FPA

Oggi alla Pubblica Amministrazione viene richiesta un’attenzione crescente nei confronti degli utenti mettendo in atto politiche di riduzione degli investimenti che devono nel contempo accrescere e garantire la qualità dei servizi pubblici erogati, riducendone la complessità. Insomma occorre tagliare laddove si può senza che questo incida sulla qualità e sull’offerta dei servizi. Con Diane Laschet, Amministratore Delegato di AirPlus Italia, abbiamo provato ad esplorare uno di quei settori in cui il margine di efficienza della spesa è decisamente ancora elevato. AirPlus è infatti una multinazionale che opera nel settore del Business Travel, fornendo a enti pubblici, aziende e agenzie di viaggio soluzioni di pagamento virtuali e mobile che permettono di gestire in modo efficiente i processi relativi alle trasferte di viaggio.

Quali sono dal vostro punto di vista le maggiori criticità che il settore pubblico incontra e che ancora ne frenano lo sviluppo?

L’attuazione di strategie di risparmio e l’efficienza dei processi interni è uno tra i primi aspetti che la Pubblica Amministrazione italiana deve imparare ad affrontare. Il secondo è dotarsi di tecnologie e di soluzioni adeguate, in grado di ottimizzare questi processi amministrativi. Un’area che può trarre indubbi benefici dall’introduzione di sistemi digitali è quella dei viaggi e delle trasferte dei dipendenti della PA, dove l’uso di soluzioni tecnologiche, come i pagamenti elettronici, ne favorisce una gestione più efficace e trasparente.

Proprio sugli aspetti della gestione dei viaggi d’affari nella Pubblica Amministrazione AirPlus di recente ha condotto una ricerca in collaborazione con la School of Management del Politecnico di Milano. Che cosa è emerso?

La ricerca ha fotografato i trend e i bisogni della PA in tema di gestione e pagamento delle spese di viaggio, in cui è emerso che sono principalmente due gli obiettivi delle amministrazioni pubbliche: il primo è raggiungere una maggiore efficienza interna attraverso un controllo sulle spese (espressa dal 38% degli enti intervistati), e una contabilizzazione chiara, trasparente ed efficace (48%) grazie all’introduzione di soluzioni IT integrate (42%). Il secondo è il livello di servizio offerto ai dipendenti (indicato dal 42% degli enti) che punta a eliminare gli esborsi personali di denaro per le trasferte con l’uso di soluzioni di pagamento elettroniche.

Quali sono gli strumenti che le PA possono adottare per migliorare la gestione amministrativa delle spese di trasferta?

Una gestione più efficiente di questa voce di spesa passa attraverso l’introduzione di strumenti che da un lato facilitano il controllo, la trasparenza e l’integrazione con i sistemi dell’Ente, dall’altro riducono l’esposizione economica diretta del personale in trasferta. E’ quindi, prima di tutto, necessario che la Pubblica Amministrazione istituisca un processo integrato di Travel Management allineato con gli obiettivi interni, partendo dall’adozione di regole chiare e condivise e di sistemi fortemente automatizzati. Con strumenti digitali come i pagamenti elettronici e le carte di credito virtuali, l’Ente può gestire, in maniera organica e centralizzata, sia direttamente che depositando la carta di credito presso l’agenzia di viaggi, tutte le fasi della trasferta, dalla prenotazione del viaggio al pagamento puntuale dei fornitori, fino alla contabilizzazione e alla riconciliazione delle spese, avendo sempre sotto controllo le principali voci di costo e riducendo i tempi amministrativi.

In questo senso quale è il contributo che può dare AirPlus?

Per consentire agli Enti Pubblici di reingegnerizzare e semplificare i processi amministrativi relativi ai viaggi e alle trasferte dei propri dipendenti, AirPlus ha creato la soluzione di pagamento chiamata Conto Digitale Trasferte PA. E’ uno strumento di credito intestato all’Ente, accettato dai circuiti UATP e MasterCard, che serve a pagare tutte le spese di trasferta del personale, dal biglietto aereo o ferroviario alla prenotazione dell’hotel. Conto Digitale Trasferte PA è una sistema di pagamento centralizzato, completamente gratuito, che poggia su un conto centrale indicato dall’Ente, ma che può essere utilizzato direttamente anche dalla agenzia di viaggi autorizzata. Sarà poi AirPlus a produrre un estratto conto digitale personalizzato, con tutti i dettagli delle trasferte, scaricabile online dal portale e con addebito diretto sul conto dell’Amministrazione. L’estratto conto digitale contiene diverse informazioni supplementari come, per esempio, il nome del viaggiatore, il tipo di missione, il relativo centro di costo o capitolato di spesa, ecc. Ciò consentirà all’Ente di conseguire notevoli risparmi sui tempi e costi indiretti di riconciliazione, mantenendo sempre il controllo della spesa effettuata rispetto ai limiti di budget impostati. Per non parlare della trasparenza e della gestione in tema di spese di viaggio.

In che modo il dipendente pubblico trae vantaggio da questa soluzione?

Quasi la metà dei dipendenti pubblici si trova nelle condizioni di dover anticipare, prima e durante il viaggio, le spese di trasferta . La soluzione di AirPlus elimina in buona parte questa criticità evitando al dipendente esborsi personali di denaro e prepagando la maggior parte dei costi, oltre a rendere più semplice e veloce il processo di compilazione e approvazione del proprio rimborso spese. Nel caso di imprevisti durante la missione è inoltre possibile abilitare il dipendente all’utilizzo di una app, mobile A.I.D.A, che consente di gestire direttamente prenotazioni e acquisti di biglietteria aerea e ferroviaria, soggiorni hotel, che verranno poi addebitati direttamente sul conto centralizzato.

La Pubblica Amministrazione italiana è pronta all’introduzione di innovazioni digitali come quelle da lei descritte?

Nella nostra ricerca abbiamo analizzato anche la maturità digitale del settore pubblico e quindi il livello di adozione di strumenti IT nella gestione delle trasferte. Essi sono stati introdotti in quasi la metà dei rispondenti e tra gli enti non ancora informatizzati è forte l’interesse verso questo tipo di soluzioni. Posso inoltre affermare che tra i nostri clienti ci sono strutture pubbliche con le quali abbiamo sviluppato progetti particolarmente innovativi e di successo che hanno favorito una gestione più efficace e trasparente dei pagamenti delle spese di trasferta, aiutando l’Amministrazione ad adottare comportamenti virtuosi e a restare in linea con gli indici di misurazione delle nuove normative italiane.

I risultati della ricerca sono disponibili qui

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