Smart Learning in Regione Lazio. Cambiare paradigma, modello e strumenti

Il mese di marzo del 2020 sarà ricordato come lo spartiacque tra il prima e il dopo la pandemia creata dall’infezione del Covid 19.

Mai come in questo  mese ci siamo ritrovati a dover affrontare una crisi così grave che ha costretto a rivedere l’organizzazione economica, sociale e organizzativa al fine di contenere la diffusione del virus e sostenere il sistema sanitario.

L’inizio del tutto…

L’applicazione dello Smart Working nelle aziende private e pubbliche, quale strumento di gestione dell’emergenza sanitaria e di contenimento del contagio, ha comportato una veloce riorganizzazione del lavoro, tramite l’adozione di “nuove modalità spazio-temporali di svolgimento della prestazione lavorativa”, modalità individuate dalla Legge 124 del 2015 – la cosiddetta Legge Madia – e dalla Legge 81 del 2017.

Dobbiamo però ricordare che nel 2019 i dati dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano evidenziavano come le iniziative strutturate di Smart Working riguardassero il 16% delle PA e quelle informali interessassero il 7% delle amministrazioni per circa 385 mila dipendenti pubblici (rispetto ai 3,2 milioni di dipendenti complessivi). Quindi se i dati del 2019 indicavano una contenuta partecipazione alla modalità agile, nel marzo del 2020 le amministrazioni e i loro dipendenti si sono ritrovati ad affrontare un nuovo modo di lavorare in un arco temporale molto ristretto. Il dato pubblicato dal Dipartimento della Funzione Pubblica indica che alla data del 3 aprile i dipendenti  delle Regioni che lavorano in modalità agile hanno raggiunto un peso del 73%.

Cambiare paradigma

In questo periodo chi si occupa di gestione del personale, oltre a dover adeguare gli assetti organizzativi e i processi, definendo modalità semplificate per l’accesso al lavoro agile, ha dovuto individuare le leve di gestione del personale più efficaci per garantire lo svolgimento del servizio pubblico ma soprattutto per motivare e sostenere il personale.

Tra le leve di gestione del personale è stata importante la progettazione e l’erogazione di percorsi formativi online al fine di garantire un rapido accesso allo Smart Working e continuare a sostenere l’aggiornamento professionale, lo sviluppo di competenze e soprattutto la motivazione.

I professionisti dell’apprendimento si sono ritrovati a dover rivedere il paradigma di riferimento utilizzato per progettare e assicurare adeguati percorsi di formazione e a ripensare i format impiegati nelle aule in presenza.

In particolare, si è dovuto ragionare su come dare attuazione a quanto già pianificato per il 2020 e/o cambiarne completamente l’impostazione per soddisfare le molteplici esigenze che ha posto il nuovo contesto emergenziale. Le strategie e gli obiettivi definiti nel 2018 e nel 2019 non si sono dimostrati adeguati nel momento in cui la pandemia ha stravolto le regole del gioco.

Il contesto ha impedito di operare con le vecchie regole ed è stato necessario cambiare paradigma per poter gestire uno stravolgimento epocale del sistema economico, organizzativo e sociale.

Cosa significa cambiare paradigma? Significa che sia i promotori dell’apprendimento – committenti, progettisti e docenti – sia i destinatari dell’apprendimento devono mettere in discussione le esperienze di formazione finora realizzate per individuare un nuovo modello e approccio alla formazione. Rinunciare al passato è fondamentale, anche se doloroso e faticoso, in quanto le esperienze consolidate potrebbero costituire una forte barriera per l’apprendimento stesso.

È necessario quindi ripensare il processo attuato finora per arrivare alla definizione di un diverso piano formativo e verificarne l’attinenza delle varie componenti – obiettivi, risultati attesi, contenuti, struttura, metodi e strumenti – nel nuovo contesto in cui siamo sommersi.

Chi presidia le politiche della formazione ha dovuto riflettere sull’efficacia dei piani formativi esistenti, individuando punti di forza e di debolezza, e ha dovuto ipotizzare nuovi obiettivi di apprendimento e una nuova offerta formativa in relazione a tecnologie, metodologie e strumenti attualmente utilizzabili.

Partire dall’esistente per trasformare il futuro: l’esperienza di Regione Lazio

Il mese di marzo è stato un mese di trasformazione anche per Regione Lazio, che ha messo in campo azioni per fronteggiare lo tsunami che stava per travolgere il Sistema Paese.

Il cambio di paradigma è avvenuto nel momento in cui si è capito che non era sufficiente fronteggiare il cambiamento, reagendo con alcune azioni di contenimento quali semplici azioni di restyling dei piani e dei percorsi formativi. È stato importante capire che era necessario mettere in discussione le strategie e gli obiettivi sottostanti alla programmazione formativa per individuare le strategie e gli obiettivi necessari per affrontare il nuovo contesto.

Per il 2020 il Piano Formativo della Regione Lazio – in coerenza con le linee guida degli anni precedenti – mirava, essenzialmente, a quattro macro obiettivi:

• obiettivi strategici relativi all’implementazione di programmi e progetti strategici di Regione Lazio;
• obiettivi di sviluppo delle competenze trasversali, che identificano le necessità formative in relazione al “comportamento organizzativo” del personale, in particolare su dimensioni quali la motivazione, il problem solving e l’engagement del personale;
• obiettivi di crescita professionale tesi a supportare lo sviluppo di conoscenze e competenze qualificanti necessarie nella semplificazione amministrativa e nell’efficienza ed efficacia dell’azione pubblica;
• obiettivi di sviluppo delle competenze digitali e innovative tese al miglioramento dei processi di lavoro e dei servizi per il cittadino nonché all’innovazione dell’organizzazione e dei comportamenti.

Oggi Regione Lazio per sostenere il benessere dei lavoratori sta investendo soprattutto sugli obiettivi di sviluppo delle competenze trasversali quali la motivazione, il coinvolgimento e la resilienza del personale. Ma soprattutto sta investendo sulle competenze digitali e innovative tramite percorsi formativi sullo Smart Working, sulle Competenze digitali – attinenti il Syllabus messo a punto dal Dipartimento della Funzione Pubblica – e sulle competenze necessarie per l’utilizzo dei principali sistemi informativi relativi alla gestione di documenti, dati e informazioni.

Nella gestione dei processi di apprendimento viene quindi reinterpretato il paradigma di riferimento in quanto è necessario approcciarsi alle nuove esperienze di formazione con mente aperta, scoprendo step by step nuovi obiettivi, nuovi contenuti, nuovi format, nuovi strumenti, nuovi stili di docenza.

Lo Smart Learning: il nuovo modello formativo

In questa fase di emergenza sanitaria Regione Lazio ha predisposto, con il supporto di LAZIOcrea, lo Smart Learning, un modello formativo online che prevede l’erogazione di molteplici percorsi di apprendimento con l’obiettivo di rafforzare le soft e le digital skills necessarie per lavorare in modo smart. Lo Smart Learning consente di poter offrire ai vari destinatari servizi di formazione flessibili fruibili da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, reinterpretando il processo di apprendimento.

Aver implementato negli anni precedenti un framework, che integra formazione in aula e formazione a distanza, è stata una importante base di partenza, sia perché i dipendenti avevano già avuto modo di accedere a percorsi di formazione interamente on line, sia perché era disponibile la piattaforma Moodle EDU.Lazio con i relativi contenuti e strumenti.

Dopo un primo momento in cui si è cercato di integrare la preesistente offerta formativa, con una serie di percorsi di formazione sullo Smart Working, erogati tramite la piattaforma e-learning EDU.Lazio, si è capito velocemente che bisognava cambiare passo.

Il primo step verso il cambiamento di paradigma è stato l’individuazione degli strumenti tecnologici e delle possibili piattaforme utili per supportare la formazione in modalità webinar e la valorizzazione di strumenti, quali appunto la piattaforma Moodle, adeguati per raggiungere il maggior numero di dipendenti. Nonostante la tecnologia sia uno strumento valido per assicurare il processo di apprendimento dei dipendenti regionali, il focus della nuova programmazione sono stati: approccio, contenuti e metodi di formazione. La scelta degli strumenti e delle tecnologie non è, di norma, sufficiente per garantire un buon processo di apprendimento.

Lo step immediatamente successivo, infatti, è stato quello di rivedere obiettivi di apprendimento e contenuti in funzione delle più immediate strategie dell’amministrazione regionale e dei connessi obiettivi formativi. Appunto cambiando paradigma.

Nel terzo step il Piano formativo del 2020, finanziato con risorse FSE e regionali, è stato completamente rivisto ed è stato riorganizzato puntando su due strumenti: la già esistente piattaforma di formazione online EDU.Lazio e la formazione live (webinar, web meeting e web training).

EDU.Lazio – la piattaforma di e-learning di Regione Lazio, creata nel 2015 personalizzando Moodle, il noto sistema LCMS (Learning Content Management System) open source – è nata con la finalità di migliorare i processi formativi tramite un modello che integra aula, nuove tecnologie e piattaforma Moodle. In questo periodo sulla piattaforma EDU.Lazio, grazie al supporto di un costante servizio di tutoraggio, sono stati attivati i percorsi su Smart Working e Microsoft 365, articolati in video-pillole, resi efficaci da animazioni digitali e completati da test di verifica dell’apprendimento e dell’efficacia. Dal mese di aprile fino a giugno la nuova programmazione prevede l’attivazione di ulteriori percorsi formativi su varietematiche: anti-corruzione e trasparenza, sicurezza nei luoghi di lavoro, privacy, competenze digitali, lingua inglese.

Oltre ai percorsi formativi fruibili sulla piattaforma EDU.Lazio, è stata avviata la programmazione di webinar tematici rivolti a tutti i dipendenti regionali. Molti i temi affrontati: politiche del personale in emergenza covid, competenze digitali, contrattualistica, privacy, cittadinanza attiva, sostegno psicologico in fase di emergenza.

Nell’ambito della formazione live, a breve partirà anche il web training: saranno riprogettati ed erogati online molteplici attività formative, tra le quali i percorsi di aggiornamento e di sviluppo delle competenze destinati ai dipendenti dei Centri per l’Impiego e agli esperti che operano nella programmazione e gestione dei fondi comunitari.

Il Piano formativo è stato, inoltre, accompagnato dall’ideazione e dall’implementazione di strumenti di comunicazione interna per informare i dipendenti sui nuovi servizi formativi, puntando sul coinvolgimento e sulla partecipazione. Tramite newsletter periodiche e sezioni dedicate presenti sulla intranet i dipendenti sono stati informati sul nuovo modello formativo dello Smart Learning e sui vari percorsi programmati, offrendo regolari approfondimenti su singoli temi di rilevanza nel periodo che stiamo vivendo.

Lo Smart Learning: cambiare le regole per un apprendimento contemporaneo

Introdurre un modello di Smart Learning ha comportato la ridefinizione della macro-progettazione ma anche l’individuazione di un modello di micro-progettazione da utilizzare per strutturare sia i webinar che il web training. Non basta infatti individuare strumenti tecnologici per erogare percorsi formativi. Per continuare a garantire anche online l’efficacia didattica è fondamentale identificare una possibile articolazione dei percorsi formativi e dei singoli incontri di training. In funzione dell’obiettivo formativo è così possibile scegliere se utilizzare un metodo induttivo o deduttivo; inoltre, la micro-progettazione consente di impostare il webinar o il web training in funzione dell’obiettivo di apprendimento: contestualizzare, approfondire, sperimentare, riflettere, valutare.

Lo Smart Learning, lungi dall’essere uno schema rigido, è soggetto ad una sperimentazione e ad un miglioramento continui, al fine di individuare sempre nuovi contenuti, metodi e strumenti grazie ad una intensa attività di benchmarking con altre amministrazioni, con operatori della formazione e docenti e facilitatori con cui si lavora.

Il fine ultimo è sostenere i bisogni di apprendimento dei dipendenti regionali ed in particolare il bisogno di conoscere e l’orientamento ad apprendere – per ricordare alcuni dei “bisogni di apprendimento” proposti da Knowles, il fondatore dell’andragogia -.

Lo Smart Learning è un modello di apprendimento di conoscenze, competenze e capacità, immediatamente utilizzabili e spendibili nel contesto attuale in cui tutti quanti lavorano e studiano in modalità smart. Per questo motivo la formazione deve essere legata alla realtà e il formatore deve impegnarsi nel creare collegamenti tra i vari ambiti disciplinari e le dimensioni della competenza. L’apprendimento è incrementale se l’individuo – sulla base di bisogni e interessi – è l’attore del suo sviluppo, della sua crescita e se è motivato ad apprendere – non semplicemente da fattori estrinseci quali incentivi e premi, quanto invece da fattori intrinseci quali la soddisfazione personale, la qualità della vita, l’autostima, il senso del dovere -. Per questo motivo vanno progettati percorsi formativi che agiscano sulla motivazione e sulla soddisfazione.

I nuovi scenari dell’apprendimento

È evidente quanto ormai si siano ridotte le resistenze all’utilizzo della tecnologia e quanto sia importante superare i gap tecnologici, ripensando la formazione in termini umanistici e riconoscendo un valore centrale al capitale umano, inteso come insieme di conoscenze, competenze, capacità e esperienze.

Lo Smart Learning avviato in Regione Lazio si basa sia sulla dimensione tecnologica e sulle sue potenzialità ma ancor di più su un metodo di progettazione rigoroso finalizzato al più efficace processo di crescita e sviluppo di conoscenze, competenze e capacità.

Molto ancora è da ideare e da sviluppare, molte le potenzialità da sondare ma anche da scartare. Molteplici le sfide da intraprendere in uno scenario aperto ricco di opportunità e di possibilità creative per creare i nuovi scenari dell’apprendimento.