Lo smart working come acceleratore di innovazione per la PA

Partita nel 2011 con la sperimentazione del telelavoro, alla quale si è aggiunta nel 2015 la sperimentazione dello smart working, la Provincia di Trento ha in questo momento ben 71 persone che lavorano in modalità agile.

Il passaggio non è banale: mentre con il telelavoro (che nel 2015 è stato inserito nell’accordo sindacale, quindi dalla sperimentazione si è passati a una modalità di lavoro a tutti gli effetti) sono fissati sia i giorni che il luogo fisico in cui svolgere la propria attività, nello smart working è uno strumento più flessibile, in cui è destrutturato sia lo spazio che il tempo, con un monte ore massimo mensile riconosciuto.

Entrambe le modalità, comunque, rispondono a un’esigenza centrale: accelerare l’innovazione all’interno dell’ente, come ci spiega Stefania Allegretti, Direttore dell’Ufficio sviluppo organizzativo e del personale della Provincia autonoma di Trento.

Lo smart working leva per il cambiamento

“Noi abbiamo due grosse sfide, che sono quelle di tutte le grandi organizzazioni: la trasformazione digitale e il cambiamento della cultura organizzativa – commenta Allegretti –.

Non è semplice, innanzitutto per l’età media dei lavoratori che è di 51 anni (in pratica più di un quarto dei nostri dipendenti è over 55, che per la letteratura sono già lavoratori anziani) e poi perché nelle amministrazioni, rispetto al mondo privato, si sente meno la pressione della competizione con l’esterno. Abbiamo cercato quindi di vedere nello smart working, come già fatto in precedenza con il telelavoro, un acceleratore per l’innovazione e una leva di cambiamento”.

In pratica, grazie all’uso del telelavoro, è stato necessario ad esempio introdurre una chat aziendale, strumenti per fare meeting a distanza, instant messaging per comunicare coi colleghi. Inoltre, nel momento in cui le persone lavorano a distanza, bisogna pianificare meglio le attività, utilizzare meglio gli strumenti informatici e, soprattutto, rivedere i processi.

“Le persone sono restie al cambiamento – spiega Allegretti – per cambiare devono vederne il vantaggio. Eco quindi che lo smart working può essere usato come leva e utilizzato per generare vantaggi per il singolo e, a cascata, anche per l’amministrazione. La tecnologia è alla base di questa modalità lavorativa, ma è anche vero che se non convinci le persone non puoi generare un vero cambiamento”.

Sperimentazione e prospettive

In questo momento al telelavoro possono accedere tutti, purché l’attività lo consenta, e viene fatta una graduatoria ogni due anni, mentre lo smart working è riservato a funzionari e dirigenti, come ricorda Allegretti: “La sperimentazione è stata riservata a funzionari che avessero già in dotazione un pc, che lavorassero a tempo pieno e che, per la tipologia di lavoro svolto, potevano difficilmente usufruire del telelavoro a giornate fisse. Ora dovremo regolamentare anche questa modalità, come abbiamo fatto con il telelavoro. Stiamo cominciando a ragionarci anche grazie agli spunti che stanno arrivando dal progetto Vela”.

Cosa ne pensano i lavoratori

Nel giugno 2017 la Provincia ha somministrato un questionario ai lavoratori agili. All’esperienza viene assegnato complessivamente un punteggio molto alto (pari a 8,28). La flessibilità è il valore aggiunto che spinge a richiedere lo smart working e i benefici rilevati dai lavoratori sono una maggiore conciliazione e una maggiore concentrazione “Gli smart worker ci dicono che è aumentata la loro capacità di pianificare il lavoro, si sono sviluppate competenze comportamentali e di problem solving e dichiarano che la produttività è rimasta invariata o è addirittura aumentata.

I punti di attenzione che hanno messo in luce – conclude Allegretti – sono la difficoltà ad accedere a strumenti o documenti presenti in ufficio, ad avere informazioni aggiornate dai colleghi che lavorano in sede e a prendere le distanze dalle attività lavorative, per cui bisognerà investire sul diritto alla disconnessione”.

La Provincia autonoma di Trento è Ente cedente del Progetto VeLA, ovvero l’Ente che ha messo a disposizione la buona pratica di riuso del modello di smart working