La logistica sanitaria 4.0: come renderla più efficace ed efficiente

L’emergenza sanitaria derivata dal Covid-19 ha messo in evidenza i limiti e le debolezze del nostro sistema sanitario anche (se non soprattutto) nella sua capacità di rendere disponibili i materiali giusti nel momento giusto e all’istante giusto. Questo è precisamente il compito della logistica sanitaria, che naturalmente deve anche raggiungere questi obiettivi al costo “giusto”.

Possiamo suddividere la logistica sanitaria in due ambiti: la macro-logistica, la fase attraverso cui i beni sanitari sono fatti affluire dai punti di produzione agli istituti di cura. E la micro-logistica, ossia l’insieme delle attività, infrastrutture e dei flussi attraverso cui i suddetti materiali vengono conservati all’interno delle Aziende Sanitarie, consegnati ai punti di consumo (ad es. ai reparti di cura) e somministrati ai pazienti. È su questa seconda fase che ci concentriamo in questo articolo.

Un’indagine sul campo svolta in 30 tra istituti di cura e aziende sanitarie della Penisola ci ha portato a constatare con i nostri occhi come la micro-logistica sanitaria sia oggi svolta in maniera inefficiente ed inefficace. Inoltre, nella maggior parte dei casi manca un adeguato livello di controllo su questi beni, anche se spesso i medesimi rappresentano una parte rilevante della spesa degli istituti di cura.

Nella maggior parte dei casi da noi esaminati, la gestione del flusso dei materiali sanitari è risultata inefficiente con riferimento alle tre risorse chiave per un’attività logistica: lo spazio utilizzato, il personale impiegato e il capitale circolante immobilizzato. Si è anche verificato un livello migliorabile di efficacia in riferimento alla precisione dei flussi, con valori rilevanti dei resi a fornitore e anche dei resi da reparto a magazzino centrale. Infine, abbiamo potuto constatare anche un livello di controllo discutibile, in relazione al divario tra materiali entranti ed uscenti dal magazzino.

Quali sono i motivi, i driver di queste prestazioni insoddisfacenti e certamente molto migliorabili? E quindi, quali le leve che sarebbe opportuno muovere per risolvere oppure attenuare il problema? Ci sentiamo di identificarne eminentemente quattro.

La prima è la leva delle competenze. Negli istituti di cura Italiani, meno del 5% degli addetti totali attivi presso il magazzino centrale dei beni sanitari ha competenze professionali nella logistica. Essi sono presenti in poco meno di 1/3 delle aziende sanitarie del Paese. Troppo poco, visto che la presenza di questo personale specializzato è mediamente associabile ad un livello molto più elevato di sviluppo digitale e logistico delle attività, oltre che a prestazioni di efficienza, efficacia e controllo decisamente superiori.

Purtroppo, in quasi tutte le strutture dove abbiamo direttamente realizzato sopraluoghi abbiamo riscontrato spazi poco adeguati allo svolgimento di attività logistiche: tanti locali piccoli anziché uno solo e di grande metratura; altezze sotto trave limitate; assenza di baie di carico-scarico, spazi di manovra ridotti. Tutte caratteristiche che implicano la difficoltà di lavorare in modo ordinato ed efficiente. La seconda leva che è essenziale muovere per ridare competitività, efficienza ed efficacia alla micro-logistica sanitaria è quindi proprio il ridisegno degli spazi, per ottenere strutture appositamente progettate per svolgere attività logistiche, e non vecchi edifici riadattati in qualche modo.

La terza è la leva dell’evoluzione digitale della micro-logistica dei beni sanitari. Complessivamente abbiamo riscontrato un livello di sviluppo digitale decisamente insufficiente: ad esempio, solo 1/3 delle aziende hanno un sistema WMS (Warehouse Management System) o lo stanno implementando, un altro terzo ci sta pensando e un ulteriore terzo delle aziende non lo ritiene d’interesse. Questi applicativi aiutano a posizionare il materiale in ingresso nelle ubicazioni più corrette in relazione alla frequenza di utilizzo, e pertanto consentono di diminuire il tempo impiegato nelle missioni di versamento e prelievo e tengono in memoria dove è localizzato il materiale e quindi accelerano moltissimo il suo reperimento. Non desta stupore, quindi, il fatto che le aziende che applicano sistemi di questo tipo occupino 1/3 dello spazio per lo stoccaggio dei materiali, richiedano i 2/3 della forza lavoro, e riducano le scorte di materiali del 60% rispetto alle controparti che non ne dispongono.

Ancora più grigio è lo scenario per l’automazione delle attività fisiche di magazzino e delle altre attività caratteristiche di questi flussi, come il controllo dei materiali in ingresso, il loro deconfezionamento, l’allestimento delle spedizioni, etc. Non più del 10-15% delle imprese ha robotizzato una o più di queste attività, e nessuna le ha automatizzate tutte. Anche in questo caso, le (pochissime) aziende che hanno attivata questa leva (seppure solo su un sottoassieme di fasi) ottengono il dimezzamento dello spazio occupato, la riduzione di 1/3 dell’organico e di 1/4 del capitale circolante.

Infine, la quarta leva è quella della evoluzione gestionale della micro-logistica dei beni sanitari, relativamente alle politiche di pianificazione dei materiali e dei riordini, oltre che delle politiche di ubicazione dei materiali. Le politiche utilizzate per l’ubicazione dei materiali a magazzino sono risultate non esplicitamente presenti, oppure fatte al più “con buonsenso ed esperienza” nella maggioranza dei casi, mentre solo 1/4 delle aziende impiega politiche di livello professionale e appositamente pensate per ottimizzare le prestazioni del magazzino. Un peccato, perché utilizzare una politica di gestione delle ubicazioni ottimizzante significa risparmiare la metà dello spazio planimetrico ed addirittura i 3/4 dell’organico. Anche per quanto concerne la pianificazione delle scorte e dei riordini dei materiali sanitari la maggior parte delle aziende non adotta specifiche politiche, oppure adotta una politica pratica, mentre appena il 12% delle aziende ne adotta una tecnicamente sofisticata. Nuovamente, una grande occasione persa, poiché questo consente di ridurre l’occupazione di spazio a 1/4 e l’organico di più di metà.   

In sintesi, queste quattro leve consentono di ottenere vantaggi molto rilevanti in termini di efficienza, efficacia e livello di controllo, denotano una forte sinergia ed effetti superadditivi. E nonostante questo, vengono impiegate poco, troppo poco dalle aziende sanitarie Italiane.

E allora cosa occorre fare? Come possono reagire le Aziende Sanitarie, gli IRCSS, le Aziende Ospedaliere a questa situazione di complessiva arretratezza che rischia di compromettere in modo serio l’efficienza con cui si rende il servizio sanitario, e talvolta anche l’efficacia stessa del servizio?

Il primo intervento che noi suggeriamo è un check-up della micro-logistica sanitaria, un intervento breve e di non eccessivo impegno volto ad esaminare con l’adeguato livello di dettaglio lo stato delle cose e ad identificare i principali pain della struttura. Intervento che viene condotto sia attraverso interviste sia tramite l’elaborazione critica di dati che tracciano i principali processi. Essa permette quindi di ottenere una mappa quali-quantitativa dei principali processi, e di identificare gli elementi di criticità e le linee guida di soluzione.

Il secondo step del percorso è il ridisegno della micro-logistica sanitaria, nelle sue componenti:

• organizzativa – processi, ruoli e competenze;
• fisica – flussi, punti di accumulo, spazi, infrastrutture;
• gestionale: politiche di scorta, di riordino, di ubicazione dei materiali, etc.
• digitale: applicativi informatici (IT – information technology) ed apparati di automazione (OT – Operational technology)

In particolare, l’attenzione si può soffermare soprattutto sulla revisione del progetto del magazzino e dei flussi fisici, identificando il numero di punti di accumulo, la loro posizione, il dimensionamento delle diverse aree che lo compongono, il suo livello di informatizzazione ed automazione, etc.

E se per caso il livello di preparazione del personale è insufficiente per utilizzare al meglio i nuovi apparati, ed applicativi, oppure per mettere in pratica le nuove politiche gestionali identificate, sarò opportuno programmare un ciclo di formazione in logistica sanitaria.

La quinta edizione di FORUM PA Sanità sarà l’occasione per approfondire maggiormente questi temi alla luce delle sfide che il settore sanitario deve affrontare, confrontandoci sulle possibili soluzioni per superarle. All’interno di scenari, seminari e workshop, in una settimana tutta digitale, ricca di contenuti per un confronto tra tutti gli attori del “mondo sanità”. L’evento si svolgerà all’interno di “FORUM PA 2020 Restart Italia”, in programma dal 2 al 6 novembre in contemporanea e in sinergia con FORUM PA for a Smart Nation e FORUM PA Sud.

All’interno dell’evento, le Practice di Partners4Innovation (P4I) – e in particolare i team Healthcare Innovation, Compliance, Operations e IT Governance che hanno competenze specifiche nella trasformazione digitale del Sistema Sanitario – presenteranno servizi a supporto dei percorsi di evoluzione: dalla progettazione dei nuovi modelli di cura e assistenza, fino alla scelta delle soluzioni tecnologiche e al coordinamento nella realizzazione dei nuovi servizi.