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Acquisti pubblici, ecco perché nell’offerta non abbiamo bisogno di standard

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Interoperabilità dei sistemi, standardizzazione della domanda e possibilità di offrire un trial degli strumenti tecnologici: questi gli argomenti al centro del dibattito che ha coinvolto i maggiori rappresentanti pubblici, in occasione del terzo incontro di CantieriPA, tutti concordi che centralizzare non significa necessariamente standardizzare i processi di acquisto

14 Luglio 2016

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Federica Padrin, Marketing Manager di Pro-Q, il portale acquisti

Alla luce del nuovo Codice degli Appalti (D.Lgs. 50/2016), l’e-Procurement è diventato uno degli argomenti cardine della riforma. L’art. 44 sancisce che entro la primavera del 2017 dovranno essere stabilite le “modalità di digitalizzazione di tutti i contratti pubblici”, mentre AgID ha già cominciato a esprimere il proprio parere nelle ultime circolari emanate. In quella del 24 giugno scorso si afferma che: “Le pubbliche amministrazioni, nell’ambito degli acquisti di beni e servizi informatici di cui al punto precedente, devono comunque adottare gli standard vigenti (in particolare: le Linee Guida di design per i siti web della PA, le regole di interoperabilità previste da SPC […]”.

E’ lecito però chiedersi che cosa si debba intendere per interoperabilità dei sistemi e che cosa ci si possa aspettare dalle linee guida in qualità di fornitori di una soluzione di e-Procurement.

Vocabolario alla mano, la Treccani ci dice che l’interoperabilità è la “capacità di due o più sistemi, reti, mezzi, applicazioni o componenti, di scambiare informazioni tra loro e di essere poi in grado di utilizzarle”. La definizione continua asserendo: “In una società globalizzata che vede una sempre crescente diversità di sistemi e di applicazioni, l’interoperabilità rende possibile lo sviluppo di mercati e sistemi globali, prevenendo gli indesiderabili effetti della frammentazione”.

Alla luce di tale definizione, l’obiettivo finale dovrebbe quindi essere quello di sviluppare un “sistema globale”, nazionale nel caso specifico, che raccolga tutti i dati sugli acquisti effettuati dalla PA, e ne possa trarre i relativi vantaggi. Non si fa quindi riferimento a una standardizzazione dei sistemi, ma allo scambio di informazioni con la finalità di centralizzare la sintesi dei dati.

Se così non fosse, standardizzando i software di e-Procurement, le stazioni appaltanti andrebbero a perdere i vantaggi derivanti dall’utilizzo di soluzioni che rispondono a pieno alle specifiche esigenze di acquisto; esigenze che sono molteplici data la differenza di dimensioni, attività e funzioni delle PA.

Va da sé che per arrivare a una soluzione che sia utilizzabile da tutti, quindi standardizzata, sia necessario abolire tutti i caratteri distintivi delle stesse, con la conseguente perdita di aderenza alle specifiche esigenze. E’ chiaro che tutto questo potrebbe impattare negativamente sullo svolgimento delle attività di acquisto. Auspichiamo, quindi, che si parli di modalità standard di interscambio dati in termini di condivisione, di standardizzazione fra le interfacce e non fra i sistemi.

La sintesi delle informazioni, a un livello superiore rispetto a quello realizzato ad oggi attraverso ANAC, costituisce sicuramente un vantaggio per le stazioni appaltanti che possono condividere le informazioni di acquisto per migliorare processi e attività. I sistemi di ANAC potrebbero essere ampliati per raggiungere tale obiettivo e mettere a disposizione della PA un valido strumento di governance nazionale.

Standardizzazione della domanda

L’orientamento del nuovo codice è ben chiaro e pienamente condivisibile dal punto di vista della semplificazione. Tuttavia, ancora una volta, va fatta una riflessione su vantaggi e svantaggi che la standardizzazione comporta.

Per quanto riguarda la domanda, ovvero le richieste di acquisto fatte dalle stazioni appaltanti, sarebbe interessante introdurre il concetto di finalità d’uso quando si parla di standardizzazione della domanda. Spostare il focus dall’oggetto o servizio da acquistare alla finalità, all’esigenza che si vuole soddisfare con l’acquisto: standardizzare la domanda, non l’offerta.

La normativa indica alla PA come effettuare gli acquisti, ma alle stazioni appaltanti potrebbe essere utile, come proposto durante la tavola rotonda, disporre di linee guida su come presentare le proprie necessità di acquisto in modo da consentire una migliore valutazione delle diverse offerte dei fornitori, in base alla soddisfazione dell’esigenza. Questo ridurrebbe il rischio di acquistare una soluzione formalmente corretta ma che non soddisfa effettivamente le esigenze funzionali. Il concetto ha particolare valenza nell’ambito del software dove l’immaterialità, le caratteristiche tecniche a la complessità delle soluzioni rendono più ardua la scelta. Spesso è difficile possedere tutte le competenze necessarie per effettuare l’acquisto adeguato.

Possibilità di offrire un trial

La terza tematica trattata, ma non ultima in termini di importanza, parte dall’assunto che alle stazioni appaltanti dovrebbe essere concessa la possibilità di disporre di un periodo di trial della piattaforma di e-Procurement. La gestione degli acquisti è un processo estremamente delicato e strategico per le stazioni appaltanti, e la scelta della piattaforma giusta lo è altrettanto.

La proposta di rendere le piattaforme accessibili per un periodo di prova prima dell’acquisto, in modo da verificare che le caratteristiche della singola piattaforma si adattino a quelle della stazione appaltante, è sicuramente un tema che condividiamo appieno. A tutti i nostri prospect offriamo la possibilità di provare la piattaforma PRO-Q per la gestione degli acquisti attraverso un trial che può avere una durata variabile in base alla complessità delle attività di acquisto.

Riteniamo che il periodo di trial sia molto utile per la stazione appaltante, poiché la aiuta a capire meglio come è strutturato e come si vuole strutturare il processo di acquisto, oltre a evidenziare eventuali criticità e punti di miglioramento necessari per ottimizzare il processo stesso in base alle effettive esigenze, alle proprie dimensioni, struttura e attività. Scendere nel concreto testando le procedure di acquisto telematiche, affrontare nella realtà quanto scritto sulla carta, permette di capire se la piattaforma di acquisto è adatta alle proprie esigenze e competenze, fugando timori ed evitando scelte errate.

Per questi motivi, e per venire incontro ai bisogni delle stazioni appaltanti e delle donne e degli uomini che le dirigono, la piattaforma di e-Procurement Pro-Q può sempre essere valutata in modalità trial prima di procedere all’acquisto consapevole e sicuro.

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