Gestione documentale: dal GDPR al lavoro agile, ecco il percorso di ENEA

Digitalizzazione: dagli adempimenti GDPR al lavoro agile, ecco perché ENEA ha scelto la gestione documentale in riuso

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Flessibilità, rapidità di risposta di fronte alle esigenze di cambiamento dell’amministrazione e potenzialità di implementazione continua. Queste le caratteristiche che hanno portato ENEA a scegliere la piattaforma di gestione documentale in riuso DocSuite PA. Una soluzione che, introdotta per assicurare la tenuta del registro dei trattamenti previsto dal GDPR, si è rivelata poi essenziale nel momento in cui lo scorso anno è esplosa l’emergenza Covid-19

13 Aprile 2021

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Redazione FPA

Photo by Beatriz Pérez Moya on Unsplash - https://unsplash.com/photos/XN4T2PVUUgk

La gestione documentale è un tema centrale anche quando si parla di privacy e sicurezza. Quando nel maggio 2018 è entrato in vigore il Regolamento (UE) 2016/679, meglio conosciuto come GDPR, le amministrazioni hanno dovuto scegliere gli strumenti più adatti per far fronte ai diversi adempimenti previsti. Tra questi, la redazione, la gestione e l’aggiornamento del “registro dei trattamenti”, inserita dal Regolamento tra gli adempimenti obbligatori ai fini della Compliance Privacy: in particolare, il comma 1 dell’art. 30 prescrive che “ogni titolare del trattamento e, ove applicabile, il suo rappresentante tengono un registro delle attività di trattamento svolte sotto la propria responsabilità”.

Una piattaforma di gestione documentale per il Registro dei trattamenti

Il Registro è uno strumento fondamentale per disporre di un quadro aggiornato dei trattamenti e deve essere esibito su richiesta al Garante Privacy in caso di ispezioni. Come garantire, quindi, una tenuta sempre aggiornata di questo registro? All’interno di ENEA (l’Agenzia nazionale per le nuove tecnologie, l’energia e lo sviluppo economico sostenibile) dopo diverse valutazioni, si è optato per la piattaforma di gestione documentale DocSuite PA, prodotto di Dgroove e offerto in Riuso AGID in convenzione con l’Azienda Unità Sanitaria Locale di Reggio Emilia. Una soluzione, presente nel Catalogo nazionale dei software open source della Pubblica amministrazione di Developers Italia, progettata per gestire, in modo totalmente digitale, tutto il processo documentale e i procedimenti amministrativi, dalla creazione o inserimento fino all’archiviazione, in conformità alle normative vigenti.

“Il Regolamento europeo lascia ampia discrezionalità alle autorità pubbliche riguardo la modalità scelta per assicurare la tenuta del registro dei trattamenti, non impone una forma precisa – racconta Stefania Fiduccia, Responsabile del Servizio Data Protection Officer di ENEA – per cui abbiamo avviato una riflessione tra il gruppo di lavoro privacy e il servizio Ict su quale fosse la modalità più adatta alla nostra realtà. Ci siamo quindi orientati sulla DocSuite PA e abbiamo cominciato a lavorare alla sua implementazione. Si tratta, infatti, di una piattaforma di gestione documentale molto libera e flessibile, per cui via via che lavoravamo e che cominciavamo a riempirla di contenuti è stato possibile adattarla alle nostre esigenze con un taglio che potremmo definire sartoriale”.

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22 Settembre 2021

La piattaforma DocSuite PA e l’utilizzo durante l’emergenza Covid-19

Versatilità, rapidità di risposta di fronte alle esigenze di cambiamento dell’amministrazione e potenzialità di implementazione continua, dato che i referenti dell’area IT di ENEA possono operare direttamente su alcune tipologie di modifica. Queste le caratteristiche evidenziate da Stefania Fiduccia, raccontando l’esperienza di ENEA con DocSuite PA, soluzione che tra l’altro si è rivelata molto importante nel momento in cui lo scorso anno è esplosa l’emergenza Covid-19.

“Quando è scoppiata la pandemia – racconta Stefania Fiduccia – ci siamo ritrovati a lavorare tutti in modalità agile e quindi è stato necessario accelerare l’utilizzo degli strumenti ICT disponibili e dare un ulteriore impulso al percorso di digitalizzazione avviato. Anche il lavoro agile era stato introdotto l’anno precedente come sperimentazione per un certo numero di dipendenti. A quel punto DocSuite PA è stata adottata anche per la completa digitalizzazione delle procedure presenze/assenze, essenziale nel momento in cui siamo passati tutti allo smart working. Anche la direzione del personale e i servizi dei vari centri ENEA sul territorio nazionale hanno quindi utilizzato la piattaforma di gestione documentale per il sistema di trasmissione del cartellino e dei documenti ad esso associato. DocSuite PA ancora una volta si è rivelata, oltre che molto flessibile e quindi adattabile al nuovo uso, anche molto semplice e intuitiva nella fruizione, per cui tutti i dipendenti dopo una rapida formazione l’hanno potuto utilizzare agevolmente”.

La flessibilità come carta vincente

Per le procedure presenze, DocSuite PA viene quindi utilizzata da tutti i dipendenti, mentre in ambito privacy esiste uno specifico gruppo di lavoro, con referenti presenti in tutte le direzioni, i dipartimenti e gli istituti che sono abilitati a caricare i trattamenti, censire le banche dati, e così via. “Sulla piattaforma – conclude Fiduccia – è stata implementata anche una sezione relativa alla formazione, dove vengono caricate le verifiche sul corso GDPR seguito dai colleghi e dalle colleghe e altre parti dedicate alla documentazione privacy, quindi via via andiamo a creare nuove sezioni per valorizzare una determinata attività, sfruttando ancora una volta la grande flessibilità della soluzione, che incide sull’efficienza e l’economicità del percorso”.

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