Guida pratica alla “full migration”: le soluzioni di produttività individuale contenute in PRINCO

Avviata la fase di attuazione del PNRR, oggi anche i Comuni e le associazioni di Comuni sono chiamati a procedere, rapidamente, con la messa a terra dei progetti di trasformazione digitale, in accordo con uno dei 5 indicatori di digitalizzazione indicati nella Strategia Nazionale Italia Digitale 2026: l’adozione del cloud. Il quadro regolatorio è composto da diversi documenti che convergono sul principio cloud-first e introducono il concetto di “full migration”.

In questo scenario, il webinar del 22 marzo scorso, “Dal Cloud first all’adozione di servizi in SaaS”, organizzato da FPA in collaborazione con Microsoft Italia, accompagna la PA Locale in un percorso di “full migration” consapevole, attraverso il pieno sfruttamento dei fondi a disposizione e l’adozione degli strumenti presenti nell’AQ PRINCO.

Convergenza sul cloud-first

Il principio “cloud first”, sancito dalle strategie di digitalizzazione fin dal Piano Triennale 2014-2020, s’inserisce in tutti i documenti strategici attuali:

• Italia digitale 2026, strategia incardinata nel PNRR rispetto alla trasformazione digitale del Paese;
• Strategia Cloud Italia, strettamente collegata all’implementazione del PNNR;
• Piano Triennale 2022-2024, in cui gli obiettivi e le roadmap di realizzazione dei progetti sono pienamente allineati a quanto previsto dal PNRR.

Il forte richiamo al “cloud-first” sta portando la PA a migrare al cloud sfruttando le abbondanti risorse messe a disposizione dal PNRR. Si tratta di 1,9 miliardi di euro divisi tra le seguenti due misure:

• “Investimento 1.1: Infrastrutture digitali” (PA Centrali, ASL e Aziende Ospedaliere) – 900 mln di euro;
• “Investimento 1.2: Abilitazione e facilitazione migrazione al cloud” (Comuni, Scuole, ASL e Aziende Ospedaliere) – 1000 mln di euro;

Relativamente all’Investimento 1.2 del PNRR, dedicato alla PAL, va detto che a marzo 2023, sono stati allocati fondi solo per 539 milioni di euro: il dato non va letto semplicisticamente come indice di ritardo nella trasformazione digitale della PAL, ma come opportunità di crescita; c’è ancora un ottimo margine di manovra per tutti gli enti locali che non si siano ancora candidati per ottenere i finanziamenti.

Italia digitale 2026, dal canto suo, dispone che entro 3 anni si pervenga al 75% di pubbliche amministrazioni “completamente migrate” al cloud. Questo obiettivo non implica solo il trasferimento dei gestionali e dei dati critici sul cloud, bensì chiede la “full-migration”, condizione che si ottiene attraverso la reale riorganizzazione operativa e culturale della PA. Le amministrazioni non devono semplicemente dismettere gli oltre 11.000 server ancora presenti in altrettante amministrazioni, ma interpretare la digitalizzazione, nel suo complesso, come un’opportunità strategica organizzativa.

La Strategia Cloud Italia, fornisce il Cloud Enablement KIT, che spiega i processi da attuare per la migrazione al cloud.

Mentre il Piano Triennale 2022-2024 evidenzia un principio derivato dal cloud-first: si tratta del SaaS-first. La scelta di servizi in SaaS, infatti, è strategica per il raggiungimento dell’obiettivo di full migration. Il motivo risiede nei vantaggi che i servizi SaaS portano alla PA, in termini di tempo risparmiato nella gestione dello strumento e che può essere impiegato, invece, nel core business, permettendo alle risorse umane interne di concentrarsi sui processi e sui dati.

Accanto ai documenti di indirizzo, vanno citate anche le gare strategiche ICT di Consip che abilitano per la PAL la migrazione: l’Accordo Quadro Public Cloud, ma anche altre gare strategiche ICT, come PRINCO, che mette a disposizione soluzioni nell’ambito della produttività individuale e collaboration.

Con questo bagaglio di strumenti e risorse economiche, la PAL può impostare una strategia di full migration molto efficace, che consente di raggiungere gli obiettivi di Italia 2026, e allocare al meglio i finanziamenti del PNRR.

Hybrid work per la full migration

Fatti salvi i vantaggi della migrazione al cloud, in termini di miglioramento della qualità e della cyber sicurezza dei servizi e dei processi, in sé per sé partecipare agli avvisi della misura 1.2 non porta a una condizione di full migration. “La maggior parte dei Comuni ha candidato i primi servizi in elenco o quelli indicati come ‘migliori’ dal fornitore di riferimento, per migrare il prodotto ‘core’ dell’ente. Questo processo ha permesso solo di poter accedere ai finanziamenti, ma non cambia alcunché da un punto di vista organizzativo”, ha fatto notare Andrea Tironi, Project Manager – Digital Transformation intervenuto nel corso del webinar organizzato sul tema da FPA e Microsoft Italia.

Claudia Bonatti, SMB Lead, Microsoft Italia ha spiegato cosa vuol dire, invece, cogliere appieno l’opportunità degli avvisi: “La digitalizzazione non è solo una operazione puramente tecnologica. È piuttosto una strategia organizzativa che, per avere successo, deve essere accompagnata da un ripensamento delle modalità di lavoro e della cultura aziendale”. Questo tema è fondamentale quando si parla di hybrid work, fenomeno in grande ascesa nelle imprese, pubbliche e private, sin dal primo lockdown. Il lavoro ibrido, se ben gestito, può portare molti vantaggi all’operatività dell’intera organizzazione, garantendo grande flessibilità.

“Quando pensiamo al lavoro ibrido, ma anche al passaggio al cloud – ha argomentato Bonatti – pensiamo alla creazione di un ambiente di lavoro nel quale è possibile lavorare in maniera molto trasparente, da qualsiasi postazione. Questo non vuol dire solo “smart working”, ma anche poter lavorare da sedi diverse, per esempio. Il cloud, quindi, facilita la collaborazione tra enti di una stessa aggregazione, oppure, tra ente e fornitori o consulenti. Rende possibile anche implementare nuove modalità di contatto con i cittadini, scambiare e accedere a informazioni in tempo reale e proteggere i dati e gli stessi utenti”.

Nell’avviso 1.2 Migrazione al cloud, sono stati inseriti fondi in eccesso rispetto al fabbisogno di pura migrazione. “Ciò consente di utilizzare parte dei finanziamenti per realizzare attività aggiuntive associate allo sviluppo, automazione e innovazione dei Comuni. Le soluzioni di produttività individuale e di collaborazione inserite in PRINCO fanno parte di questi strumenti d’innovazione”, ha suggerito Andrea Tironi.

PRINCO e full migration

Le soluzioni in SaaS contenute nell’AQ PRINCO permettono di organizzare diversi canali di comunicazione sia all’interno che verso i cittadini.  Si tratta di strumenti di:

• Collaboration;
• Document management;
• Email security.

L’adozione di queste soluzioni in SaaS permette la migrazione di un corpus di dati e servizi che, aggiunti al gestionale e ai software migrabili in cloud con le soluzioni contemplate dalla Misura 1.2, Backup, antivirus e autenticazione, consente di dismettere realmente i server vetusti, ancora presenti in molte PAL. “Portare i gestionali in cloud è un passo, ma il vero cambiamento organizzativo si ottiene attraverso l’uso degli strumenti contenuti in PRINCO”, ha sintetizzato Andrea Tironi, in una battuta finale.

La proposta di Microsoft

Per cogliere i vantaggi operativi e competitivi legati all’adozione di servizi in SaaS contenuti in PRINCO, Microsoft Italia ha messo a disposizione in collaborazione con Postel, società del Gruppo Poste in qualità di Cloud ServiceProvider tre prodotti, tutti integrabili tra loro e utilizzabili attraverso un’unica piattaforma:

• MS Exchange Online (Plan1) per la posta elettronica;
• MS OneDrive for Business (Plan1) per la gestione documentale;
• MS Office 365 E1 per la collaboration e per i bundle Posta e Documentale; Posta, Documentale e Collaboration.