Interoperabilità, il ruolo delle soluzioni di gestione documentale nel dialogo tra applicativi e servizi

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L’interoperabilità tra le soluzioni applicative dell’ente e le piattaforme digitali dell’eco sistema nazionale è una delle componenti essenziali per la realizzazione dei progetti di digitalizzazione. In questo contesto svolge un ruolo cruciale, in termini di efficienza e trasparenza, la gestione documentale, che include il protocollo informatico quale strumento per la raccolta, formazione e gestione delle informazioni e documenti informatici delle singole attività e procedimenti amministrativi. Diviene quindi fondamentale per il Responsabile dell’interoperabilità, la valutazione della idoneità delle soluzioni di gestione documentale e protocollo informatico adottate alle progettualità di interoperabilità. Una valutazione che va fatta di concerto con il Responsabile della Gestione Documentale e il Responsabile della Conservazione in un approccio multidisciplinare alla trasformazione digitale

23 Aprile 2024

Foto di Mr Cup / Fabien Barral su Unsplash - https://unsplash.com/it/foto/lotto-di-cartelle-di-colori-assortiti-o6GEPQXnqMY

I progetti legati alla realizzazione degli avvisi della misura MC1.1 del PNRR (Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza), gestiti dal Dipartimento della Trasformazione Digitale attraverso l’utilizzo della piattaforma PA Digitale 2026 sono nel pieno della loro fase realizzativa. Per la struttura stessa degli avvisi derivante dalla impostazione del PNRR e per le diverse tempistiche con cui le finestre di finanziamento degli avvisi sono state aperte, i vari progetti non sono sempre allineati nel tempo, anzi, sono spesso gestiti come singole attività progettuali isolate tra loro.

È importante ricordare che il fine ultimo nella realizzazione delle iniziative finanziate è quello di portare alla digitalizzazione dei procedimenti e attività dell’ente al fine di migliorare la trasparenza, economicità e sostenibilità, liceità e sicurezza del dialogo con e tra le pubbliche amministrazioni, ponendo il cittadino e le imprese al centro. Questo per rendere il sistema Paese, e in generale l’Unione Europea, più resiliente e sostenibile.

Il dialogo digitale comprende molti aspetti, che vanno dall’utilizzo della identità digitale, alla comunicazione e utilizzo dei servizi digitali (sito con il cittadino attivo e AppIO), alla gestione delle notifiche con SEND, ai pagamenti (PagoPA), fino alla comunicazione di dati tra pubbliche amministrazioni.

Interoperabilità, il ruolo della gestione documentale

Appare quindi evidente che i diversi applicativi interni dell’amministrazione dovrebbero, meglio dire devono, dialogare in tempo reale con i servizi digitali realizzati, perché è proprio questo dialogo amministrativo che adempie alla trasparenza e liceità normativa richieste. Ovviamente in questo ambito non si deve dimenticare la centralità del ruolo del protocollo informatico quale strumento per la registrazione di tutte le comunicazioni giuridicamente rilevanti in ingresso e uscita dall’ente. Appare quindi evidente, all’interno della infrastruttura informatica dell’ente, la centralità della gestione documentale comprensiva del protocollo informatico quale strumento per la raccolta, formazione e gestione delle informazioni e documenti informatici delle singole attività e procedimenti amministrativi.

Ne deriva che l’interoperabilità tra le soluzioni applicative dell’ente e le piattaforme digitali dell’eco sistema nazionale, è una delle componenti essenziali per la realizzazione dei progetti di digitalizzazione. E sono proprio queste le considerazioni che hanno portato AgID ad inserire nel nuovo Modello di Interoperabilità, richiamato anche nel Piano Triennale per la sua importanza, la figura del Responsabile della Interoperabilità, figura nell’ente incaricata di assicurare che i sistemi informativi delle pubbliche amministrazioni siano in grado di comunicare e scambiare dati in maniera efficace. L’interoperabilità tra le soluzioni diviene quindi centrale non solo per gli aspetti di integrazione esterna ma anche per il dialogo digitale delle soluzioni interne.

Da gestione documentale a gestione delle informazioni

Tanto di più l’infrastruttura applicativa dell’ente è composta di soluzioni verticali specializzate, tanto più l’interoperabilità tra tali soluzioni verticali diviene fondamentale per permette di gestire in modo coordinato i passaggi informativi richiesti nelle diverse fasi dei procedimenti amministrativi.

Le esperienze e buone pratiche sulla integrazione di architetture basate su servizi, riprese anche nel Modello di Interoperabilità di AgID, ci insegnano che sono due le componenti fondamenti mandatorie da realizzare: la definizione di interfacce comuni (API) e la definizione dei vocabolari e schema comuni ai diversi servizi per rappresentare le informazioni che sono scambiate nei flussi digitali (l’insieme delle due è tecnicamente detto ontologia dei servizi).

Di tutte le entità informative digitali che transitano nei verticali specializzati, quelle che coinvolgono i documenti amministrativi digitali, che ricordiamo rappresentano atti e fatti giuridicamente rilevanti, sono oggetto del protocollo informatico e della formazione dell’archivio unico digitale dell’ente. Vale, ancora una volta, soffermarsi per notare come il concetto di documento informatico e di entità informativa digitale si vadano a sovrapporre, portando la gestione documentale ad evolversi in una gestione delle informazioni.

Interoperabilità e gestione documentale: un lavoro congiunto

La normativa sulla interoperabilità dei documenti informatici (Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici e Linee Guida sulla Interoperabilità di AgID) costituiscono un modello di riferimento per la realizzazione delle soluzioni di gestione documentale e protocollo informatico abilitanti alla realizzazione dei progetti di trasformazione digitale.

Nei compiti del Responsabile della interoperabilità, in accordo con il Responsabile della Gestione Documentale e del Responsabile della Conservazione, in un approccio multidisciplinare coordinato dal Responsabile della Transizione Digitale, diviene fondamentale la valutazione della idoneità delle soluzioni di gestione documentale e protocollo informatico adottate alle progettualità di interoperabilità. Tanti, forse troppi responsabili, rispetto all’assetto organizzativo degli enti; per questo l’apporto consulenziale dei fornitori specializzati in temi digitalizzazione e interoperabilità diviene un elemento essenziale e abilitante per le amministrazioni per la loro evoluzione digitale.

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