L’IA per la gestione documentale nella PA, verso i “sistemi ibridi”: i pilastri sono governance e responsabilità umana

L’intelligenza artificiale può trasformare profondamente il modo in cui la pubblica amministrazione affronta la gestione documentale. Non si tratta solo di una promessa legata all’efficienza, ma di una necessità strutturale: l’enorme mole di dati e documenti prodotti e conservati dagli enti pubblici rende ormai insufficiente il ricorso agli strumenti e ai processi tradizionali. L’IA rappresenta una risposta possibile e potente, ma solo se integrata con competenze professionali, regole condivise e una cultura documentale solida.

È questo il messaggio emerso dal primo dei talk organizzati da Dgroove nell’ambito di Documenta Futura, un osservatorio sulla gestione documentale ideato da Dgroove con il supporto tecnico-scientifico di Mariella Guercio, già professore ordinario di archivistica e gestione documentale della Sapienza.

“Il nuovo Osservatorio Documentale di Dgroove, dal nome Documenta Futura, è una piattaforma virtuale che offre contenuti formativi specialistici, aggiornamenti normativi e spazi di confronto diretto con esperti del settore per supportare la digitalizzazione del settore pubblico”, ci condivide Francesco Giachi, Ceo di Dgroove. “In questo primo talk abbiamo voluto affrontare uno dei temi di maggiore attualità: come l’IA può migliorare la gestione documentale. Lo abbiamo fatto, concretamente, illustrando i rischi da evitare e gli elementi di valore su cui fare leva”.

IA nella gestione documentale: dall’automazione alla governance

La gestione documentale può scontrarsi con diversi problemi strutturali, come disorganizzazione, frammentazione, ridondanza. L’intelligenza artificiale può migliorare significativamente il processo intervenendo nella descrizione, conservazione e classificazione automatica dei documenti. Ma, per essere efficiente, necessita di dati ben strutturati e organizzati: senza un archivio digitale ben organizzato, nessun sistema di IA potrà produrre risultati affidabili.

“L’IA può rappresentare una sorta di richiamo irresistibile, ma non sostituisce i sistemi di gestione documentale”, ha sottolineato Mariella Guercio. “Potrà, invece, darci strumenti molto interessanti purché abbiamo policy di riferimento, un trattamento normalizzato dei dati, regole per la conservazione e la classificazione, piani di formazione delle aggregazioni documentarie e, non da ultimo, competenze aggiornate. Occorre sempre un’intermediazione umana nei processi di formazione, valutazione e monitoraggio. Occorre, complessivamente, una governance”.

Le tecnologie, infatti, possono fornire un supporto, ma devono essere guidate e valutate da figure esperte, come il responsabile della gestione documentale.

“In assenza di workflow ben definiti, canali governati e contenuti documentali caratterizzati da metadata e marcatori informativi standardizzati, l’efficacia dell’IA viene meno: se i dati in ingresso sono di bassa qualità, lo saranno anche i risultati prodotti. È qui che il ruolo del responsabile della gestione documentale diventa cruciale: è questa figura a garantire la qualità dei dati e l’uso consapevole delle tecnologie”, ha evidenziato Guercio.

Il quadro normativo

La governance include un’attenta analisi di rischi e vincoli, inclusi quelli normativi, che durante il talk sono stati illustrati da Andrea Piccoli, professionista della digitalizzazione e privacy, coordinatore Triveneto ANORC e ANORC Professioni.

I testi di riferimento sono, innanzitutto, le Linee Guida AgID per l’adozione dell’IA nella PA, che propongono un modello incentrato su efficienza, supporto decisionale e gestione documentale. A livello europeo, invece, c’è l’AI Act, che classifica i sistemi in base al rischio e impone obblighi di trasparenza per quelli ad alto impatto.

Anche il Piano Triennale per l’Informatica nella PA 2024–2026 dedica un intero capitolo a dati e IA, mentre il disegno di legge italiano S.1146/2024 affida al Governo la definizione di una cornice normativa coerente.

Infine, standard internazionali come ISO/IEC 42001:2023 indicano buone pratiche per un’adozione responsabile.

Rischi e vincoli non impediscono alle PA più avanzate di sperimentare e, in molti casi, implementare l’IA in numerosi ambiti, non solo la gestione documentale, ma anche l’assistenza virtuale, la gestione dei contratti e l’automazione delle gare d’appalto fino alle smart cities, con l’ottimizzazione della mobilità urbana e il monitoraggio degli eventi ambientali.

Ma ogni caso d’uso “dimostra che l’IA è tanto più efficace quanto più è inserita in un sistema documentale ben strutturato, trasparente e integrato con l’intervento umano”, ha sottolineato Piccoli.

Paradati e sistemi ibridi: la nuova frontiera della trasparenza

Nell’efficace e corretta implementazione dell’IA per la gestione documentale nella pubblica amministrazione va anche ricordato che la PA gestisce documenti che hanno valore legale, storico e amministrativo: errori nella classificazione, conservazione o accesso possono avere conseguenze gravi. I sistemi di IA devono, quindi, essere progettati secondo principi di sicurezza, trasparenza e tracciabilità.

“L’IA non può sostituire il giudizio umano nella valutazione di questi valori, ma può essere uno strumento di supporto”, ha evidenziato Guercio. “Non si tratta di affidare tutto all’IA, ma di creare sistemi ibridi: il personale definisce regole, categorie, priorità. L’IA automatizza dove possibile e apprende dai feedback umani”.

In questo contesto si parla spesso di intelligenza artificiale spiegabile, cheha l’obiettivo di rendere intelligibile il funzionamento dell’IA, esplicitandolo in modo da renderlo comprensibile all’utente finale. Tuttavia, oggi sta emergendo un nuovo concetto ancora più avanzato, quello di paradati, che Guercio ha definito come “le informazioni sulle procedure e sugli strumenti utilizzati per creare e trattare le risorse informative, insieme alle informazioni sulle persone che gestiscono le procedure medesime”. Si tratta della documentazione che esplicita non tanto l’algoritmo, ma gli scopi dell’applicazione di IA e il suo contesto d’uso.

“Il concetto di explainable AI si limita a chiarire perchéun certo strumento produce un certo risultato a partire da una serie di elementi, mentre il concetto di documentazione di processo e paradati per i progetti di IAsi allarga a spiegare perché, come e con quale effettouno strumento è usato in un contesto in tutte le fasi del progetto”, ha indicato l’esperta.

Documenta Futura di Dgroove: i prossimi appuntamenti

Guercio ha riferito che le percentuali di successo attuali nei progetti di classificazione automatica dei documenti non superano il 75%. Ma la profonda conoscenza dei bisogni documentali dell’ente, strumenti archivistici ben definiti e risorse umane formate aiutano a contenere i rischi e a salvaguardare gli investimenti.

“L’IA nella Pubblica Amministrazione non è un traguardo semplice da raggiungere, ma se il percorso viene affrontato con rigore e visione, l’IA può davvero migliorare la qualità del lavoro pubblico, la trasparenza e l’efficacia dei servizi”, conclude Francesco Giachi di Dgroove. “La gestione documentale, in questo scenario, non è un comparto tecnico secondario, ma una condizione abilitante per il successo dei progetti di intelligenza artificiale”.

L’Osservatorio Documenta Futura prevede un ciclo di incontri che si snoderanno nel corso dell’anno, tenuti da docenti e professionisti del settore: il citato Andrea Piccoli; Matteo Savoldi, Archivista e Docente del Master in “Produzione, gestione e conservazione di archivi digitali” presso l’università di Macerata; e Stefano Sasso, Archivista e consulente in formazione, gestione e conservazione del documento digitale.

Seguiranno sei “Documenta Futura Talks”, sessioni tematiche online della durata di 45 minuti ciascuna, incentrate su argomenti di particolare rilevanza per la gestione documentale nella pubblica amministrazione. Al primo di aprile su IA e gestione documentale nella PA, seguirà, il 13 maggio, il talk su “Integrazione delle piattaforme nazionali (SPID, CIE, AppIO, PagoPA, ecc.) e interoperabilità”. Le iscrizioni sono aperte.

Il calendario prevede quindi:

• Giugno: Il Piano Triennale per l’informatica nella PA e la gestione documentale.
• Luglio: Infrastrutture cloud: considerazioni concettuali e implicazioni per il PNRR.
• Settembre: Selezione, scarto documentale e sostenibilità nei processi archivistici.
• Ottobre: Digitalizzazione e certificazione di processo: aspetti operativi e normativi.

Nel mese di novembre è in agenda un evento ibrido: un incontro in presenza, ma con la possibilità di collegarsi da remoto per chi non riuscisse a partecipare, presso il Talent Garden di Roma, organizzato in collaborazione con FPA, con l’obiettivo di favorire il confronto diretto tra esperti e rappresentanti istituzionali. Infine, 2 ulteriori workshop, completeranno il programma.