La dematerializzazione in Lombardia: la giunta è digitale

Con la prima seduta del 2011 la Regione Lombardia inaugura la Giunta digitale: l’iter di approvazione delle delibere di Regione Lombardia, con pieno valore giuridico e amministrativo, sarà gestito interamente in digitale. Sparisce completamente il cartaceo e spariscono le fotocopie, non solo nella seduta di Giunta ma in tutto il processo di preparazione degli atti e della loro approvazione, grazie a un sistema informatico integrato e alla firma digitale.

Il Presidente Formigoni l’ha presentata come un’innovazione sostanziale nei processi organizzativi e operativi della giunta regionale: "Niente più cartelle e faldoni zeppi di fogli e allegati sul tavolo della Giunta davanti ad ogni assessore, ma monitor individuali su cui tutti gli atti e i documenti necessari vengono visualizzati". E’ la "giunta digitale" un progetto avviato la scorsa settimana dalla Regione che permetterà di risparmiare tra i 2 e i 3 milioni di fogli all’anno (cioè 200-300 quintali di carta) e di guadagnare in funzionalità, tempestività, precisione, sicurezza e riservatezza.

Non solo tecnologia

Il progetto è stato realizzato grazie alla realizzazione di un’apposita infrastruttura tecnologica, ma la parte più complessa è ciò che sta dietro alla tecnologia. La giunta digitale, infatti, ha coinvolto la stessa gestione della seduta di Giunta modificando i compiti del presidente e del segretario di Giunta, che diventa una sorta di aiuto-regista che, a beneficio di ogni componente dell’esecutivo, sfoglia ordini del giorno e provvedimenti, all’occorrenza ingrandisce o evidenzia singole parti del testo, di allegati, cartine, tabelle o grafici.
Altra cosa che cambia radicalmente è l’iter.

La tecnologia – ha notato Formigoni – "è sicuramente la parte più appariscente, come la punta dell’iceberg, di una importante e complessa digitalizzazione di tutto il sistema e di tutto l’iter dell’atto amministrativo di Regione Lombardia".

Il vecchio iter

Fino a oggi il processo di una delibera era sostanzialmente il seguente: la bozza di testo predisposta dall’ufficio competente per materia veniva inoltrata, a firma del dirigente, al direttore generale del suo assessorato per l’approvazione (con firma) tecnica; quindi passava all’esame dell’assessore (o del presidente) per l’approvazione politica, sempre su documento cartaceo ufficiale, con firma materialmente apposta e con annesso un "giro" di copie fotostatiche per controlli formali e consultazione di funzionari ed esperti.
A questo punto la proposta di delibera veniva sottoposta, sempre in forma cartacea, alla seduta di Giunta per la sua approvazione.
Seguiva la registrazione e numerazione ufficiale, la pubblicazione sul Burl (cartaceo anch’esso sino allo scorso anno), il passaggio eventuale (per alcuni tipi di atto) al Consiglio regionale.

Il nuovo iter

Il nuovo sistema di gestione digitale delle delibere, invece, innanzitutto si avvale della firma digitale per tutti i tipi di approvazione, vale a dire: approvazione tecnica delle proposte di delibera; approvazione politica delle proposte di delibera (firma forte, con l’utilizzo della CRS-Carta regionale dei Servizi); approvazione definitiva della delibera dopo la seduta di Giunta (firma forte, idem come sopra).
Uno dei vantaggi della firma digitale è che può essere apposta anche ‘da remoto’; nel caso poi delle delibere ‘di concerto’ l’acquisizione delle diverse firme può avvenire contestualmente. Inoltre, il sistema delle delibere digitali è integrato con le piattaforme informatiche del protocollo, dell’archivio e con la nuova procedura di pubblicazione del Bollettino Ufficiale di Regione Lombardia, che da quest’anno è interamente telematico. Infine, la Pec (Posta elettronica certificata), già attiva in Regione Lombardia, consente la trasmissione degli atti ufficiali (per esempio al Consiglio regionale) in modo rapido e sicuro.