Obiettivo dematerializzazione completa: evitiamo gli anelli deboli

Se si vuole perseguire con efficacia l’obiettivo della dematerilizzazione completa, non si deve fare l’errore di lavorare esclusivamente su alcuni nodi della catena del processo, tralasciandone altri. Un solo anello debole, infatti, compromette gli sforzi di tutta la filiera. È il caso ad esempio della Giustizia come ci ha spiegato Elena Pino che dirige il sistema informatico dell’Avvocatura dello stato, una struttura che sta puntando molto su innovazione e dematerializzazione con una strategia che mira a coinvolgere tutta la filiera a monte e a valle delle proprie funzioni.

L’Avvocatura dello Stato è un’amministrazione pubblica che ha il compito di rappresentare e difendere lo Stato (e le amministrazioni pubbliche) nei giudizi penali, amministrativi, tributari, civili e comunitari. Inoltre il ruolo dell’Avvocatura dello Stato è prezioso nel contenzioso con la Commissione Europea in cui rappresenta la posizione nazionale nel contesto comunitario. Insomma un “pezzo” importante della “giustizia” in Italia, le cui strategie di innovazione possono influenzare decisamente il panorama complessivo. Abbiamo provato a fare il punto su queste strategie con Elena Pino responsabile della struttura informatica dell’Avvocatura.

Quali sono i cambiamenti che l’avvocatura sta introducendo in termini di innovazione?

Da quando dirigo il sistema informatico, una parte dell’attività è costantemente volta alle modernizzazioni delle strutture tecnologiche, per restare sempre al passo con i tempi e con i repentini mutamenti tecnologici.
Recentemente, abbiamo fatto il grande passo della creazione del fascicolo elettronico: siamo riusciti ad integrare con i nostri sistemi di protocollo e di organizzazione professionale del lavoro le immagini scansionate di gran parte di ciò che arriva su carta; da un lato, dunque, trasformiamo in formato digitale ciò che arriva tradizionalmente in formato cartaceo, e, dall’altra, siamo anche riusciti a fare in modo che larga parte dei documenti in entrata e in uscita viaggino direttamente in formato digitale.
Avevamo sviluppato molti anni fa un sistema proprietario di classificazione dei fascicoli, che governa tutta la nostra attività di archiviazione e organizza l’attività professionale, ma per quanto funzioni perfettamente, abbiamo dovuto metterci mano pesantemente perché tecnologicamente obsoleto.
La creazione del fascicolo elettronico associato ed integrato al nostro sistema è un traguardo molto ambizioso, perché è l’innovazione che ci permette di resistere a numeri spaventosi: tra il 1976 e il 2010 abbiamo avuto un incremento del 400% del contenzioso, passando da 41.000 a 290.000 nuovi procedimenti l’anno.
Visto che a tale incremento non è corrisposto un proporzionale aumento del personale né togato né amministrativo, è evidente che la tecnologia diviene fondamentale per assicurare il compito istituzionale che ci è affidato.

Qual è l’impatto che ha avuto finora l’introduzione del fascicolo elettronico?

Negli ultimi due mesi (dal 16 settembre al 16 novembre) abbiamo avuto 140.000 protocolli legali in ingresso, di cui il 50% è stato caricato come immagine documentale nel fascicolo elettronico. Il trend di crescita è molto soddisfacente, anche se chiaramente è solo un dato di partenza, perché l’obiettivo è arrivare alla dematerializzazione di tutto ciò che arriva in carta.
Ad integrazione di questo progetto, abbiamo realizzato un progetto di cooperazione telematica con la giustizia amministrativa attivando un canale di Posta Elettronica Certificata (PEC) tra i due sistemi ed aggiornando le basi dati in tempo reale, in modo da eliminare così ogni passaggio cartaceo,
Anche con la giustizia civile stiamo mettendo in atto una serie di interventi telematici per rendere sempre più automatizzato il flusso di lavoro.

Ci sono state iniziative anche relative alla trasparenza?

Noi non offriamo servizi al cittadino ma a tutta la PA. Per questo motivo, come politica di trasparenza, abbiamo realizzato un sistema di consultazione del contenzioso di riferimento.
Tutte le amministrazioni patrocinate, autenticandosi con una procedura descritta nel nostro sito attraverso la sezione “extranet” del portale, possono consultare la nostra base dati, riuscendo in tal modo a seguire in tempo reale l’andamento delle cause di propria competenza. Quasi il 50% delle amministrazioni usa questo sistema.

Quali sono le resistenze principali ai cambiamenti che state introducendo?

La prima difficoltà sta nell’organizzare i processi di lavoro, con sempre meno personale, nonostante siano molto qualificati. Inoltre manca la possibilità di realizzare un concreto e continuo piano di formazione al personale, per metterlo al passo con i tempi. Ad esempio abbiamo persone che hanno quotidianamente a che fare con la Posta Elettronica Certificata (PEC) o con meccanismi di conservazione digitale dei documenti, senza avere conoscenza dei principi che regolano la materia (dobbiamo pensare che l’età media del nostro personale amministrativo è di 55 anni).
Manca inoltre una prospettiva di “partecipazione informata” dei lavoratori al processo innovativo, che non può a mio avviso essere circoscritto ai soli aspetti tecnico-informatici, ma dev’essere opportunamente valutato con riferimento alla realtà lavorativa quotidiana di ognuno.

Quali sono i progetti futuri sui quali l’Avvocatura dello Stato sta lavorando?

Abbiamo creato una consolle informatica ad uso dell’avvocato nella quale vogliamo integrare tutte le consultazioni, le spedizioni e i depositi per rendere il lavoro dell’avvocato più semplice e trasparente, che ruoti attorno alle facilitazioni rese dalle immagini documentali acquisite nel fascicolo elettronico.
E’ poi in cantiere una versione di questa stessa consolle ad uso del personale amministrativo per le attività di supporto a quella legale.
Poi a livello più alto stiamo lavorando ad un tavolo congiunto con tutte le giurisdizioni (tributaria, civile, amministrativa e con la Corte dei Conti) per sottoscrivere un protocollo di intesa nel quale mettiamo a fattor comune tutti i problemi della gestione della Giustizia. Riuscire ad unificare, pur nel rispetto delle peculiarità di ciascuno, le procedure telematiche del mondo Giustizia vuol dire risparmiare tempo e risorse.

L’obiettivo è quello di innovare continuamente, perseguendo l’ambizioso obiettivo della dematerializzazione completa.
Per fare questo non deve mai mancare un anello della catena: se siamo ancora obbligati ad un deposito cartaceo ai fini della ammissibilità della procedura giudiziaria, tutta la digitalizzazione che è alle spalle ha un punto di rottura, ci si deve fermare e tornare alla carta e alle fotocopie.

Pensa che la vostra azione innovatrice possa fare da traino per altre amministrazioni?

L’Avvocatura dello Stato è in un punto nevralgico del mondo dell’Amministrazione Pubblica. Se noi digitalizziamo tutta la documentazione per la difesa in giudizio, anche i nostri clienti – cioè le amministrazioni – sono costretti a farlo intrattenendo con noi sempre più scambi digitali e sempre meno cartacei. Anzi a tal proposito mi auguro che possa rapidamente andare a regime la digitalizzazione dei depositi giudiziari, per evitare il paradosso di dover ritrasferire in carta quello che abbiamo ottenuto digitalmente.
Siamo di fronte ad un processo culturale che va avanti lentamente e che ha bisogno di una grossa dose di pazienza, di coraggio e di entusiasmo.