PNRR e PA digitale: non dimentichiamo la dematerializzazione

Uno degli articoli più dimenticati del CAD è l’articolo 42 “Dematerializzazione dei documenti delle pubbliche amministrazioni”: 1. Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e benefici il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici, nel rispetto delle (Linee guida).

Fare dematerializzazione non è “cool” come realizzare un nuovo portale, un’app, un servizio, un chatbot, una AI, parte del metaverso, qualcosa che sia spendibile verso le persone in maniera “politica” e “innovativa”. A molti sembra una cosa d’altri tempi, del resto è assolutamente gamechanger. Perché, quindi, parlarne oggi? Perché con le risorse di padigitale2026.gov.it si può fare anche dematerializzazione, una volta effettuato quanto esplicitamente richiesto dagli avvisi e finalizzato all’erogazione dei fondi.

Ecco, allora, una sintesi dei principali obiettivi e dei benefici che la dematerializzazione porta con sé[1]: è importante ricordarli e inserire anche la dematerializzazione tra gli investimenti da fare con le risorse del PNRR, ovviamente (come dicevamo) dopo che sono stati raggiunti gli obiettivi fissati negli avvisi per il digitale.

Obiettivi della dematerializzazione

Gli obiettivi della dematerializzazione sono due:

• da una parte adottare criteri per evitare o ridurre in maniera significativa la creazione di nuovi documenti cartacei;
• dall’altra eliminare i documenti cartacei attualmente esistenti negli archivi, sostituendoli con opportune registrazioni informatiche e scartando la documentazione non soggetta a tutela per il suo interesse storico-culturale.

Ma come farlo?

Linee guida AgID e dematerializzazione

L’AgID definisce la dematerializzazione come “il progressivo incremento della gestione documentale informatizzata – all’interno delle strutture amministrative pubbliche e private – e la conseguente sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico”.

La dematerializzazione nella pubblica amministrazione richiede processi innovativi e strumenti tecnologici.

È importante sottolineare che il processo di dematerializzazione non coincide meramente con la “scomparsa della carta” in favore del supporto digitale, o almeno è corretto dire che ciò non è possibile per tutte le tipologie di documenti e di aggregati documentali. Bensì il termine “dematerializzazione” va inteso nel senso più ampio di progressivo assorbimento di determinati documenti all’interno di sistemi documentali digitali, al fine di agevolare la gestione documentale.

Nelle Linee guida AgID si trova due volte il termine “dematerializzazione”:

• nella sezione 1.3, rimando all’articolo 42 del CAD (Dematerializzazione dei documenti delle Pubbliche Amministrazioni);
• nella sezione 2.2 che in particolare spiega che:

La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico è prodotta mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o, nel caso di esigenze di dematerializzazione massiva di documenti analogici, attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia.

Leggi l’approfondimento sulle nuove Linee Guida AgID

Si deve verificare la piena corrispondenza tra copia digitale e originale cartaceo che può avvenire tramite:

• raffronto tra documenti analogico e digitale
• certificazione di processo (nel caso di dematerializzazione massiva).

La certificazione di processo, può essere definita come un meccanismo di autenticazione legale delle copie prodotte durante un processo di scansione, quindi una dichiarazione ufficiale che la procedura di dematerializzazione massiva è stata applicata seguendo la regolamentazione vigente, mediante un’attestazione di conformità del pubblico ufficiale corrispondente con l’apposizione di una firma digitale.

Guarda l’Academy di FORUM PA 2022 sulla certificazione di processo tenuta da Mariella Guercio

Leggi l’approfondimento su riproduzione e copia nella dimensione digitale

Come per tutti i documenti della PA, i documenti dematerializzati devono poi essere assoggettati al processo ordinario con: apposizione dei metadati corrispondenti, registrazione al protocollo se necessaria, conservazione.

Protocollazione e gestione documentale

L’attività di protocollazione, l’operazione con la quale si memorizzano le informazioni principali relative al documento nel registro di protocollo, è quella fase del processo amministrativo che certifica provenienza e data di acquisizione del documento identificandolo in maniera univoca per mezzo dell’apposizione di informazioni numeriche e temporali. Costituisce pertanto un passo obbligato per tutti i flussi documentali che intercorrono tra le Amministrazioni ed all’interno di esse.

Conservazione delle risorse digitali

Un sistema di conservazione digitale è un insieme di procedure, attività e strumenti tramite i quali ci si propone di salvaguardare nel tempo le memorie digitali. Questo significa conservare a lungo termine documenti digitali, conservandone i contenuti. Ma insieme ai contenuti si devono conservare anche le informazioni necessarie a garantire la riproducibilità della loro forma esteriore (metadata), nonché i collegamenti con le varie parti componenti l’intero sistema informativo, l’intero archivio digitale. Pertanto il processo di conservazione digitale è finalizzato al mantenimento delle caratteristiche di autenticità, integrità, leggibilità, accessibilità e riservatezza dei documenti informatici e deve prendere avvio subito dopo il loro ingresso nell’archivio digitale

Leggi l’approfondimento sulla conservazione digitale

Non dimentichiamo infine che alla base di un buon sistema documentale abbiamo la classificazione dei dati e la fascicolazione, che non sono solo processi interni all’ente ma che in prospettiva dovrebbero permettere anche l’accesso ai dati in tempo reale al cittadino e alle imprese.

Classificazione e Fascicolazione

La classificazione è un’attività di organizzazione logica dei documenti, protocollati e non, che nel caso della Pubblica Amministrazione dipende da una Area Organizzativa Omogenea, secondo uno schema articolato di voci che identificano funzioni, attività e materie specifiche della AOO stessa. Mediante le operazioni di classificazione e registrazione di protocollo vengono attribuiti a ciascun documento dei codici di riferimento che lo identificano e lo associano agli altri documenti che formano la stessa pratica, nell’ambito di una delle serie di un determinato archivio. Tale ordine reciproco prende la forma del fascicolo ossia di un contenitore logico di documenti riferiti ad uno stesso procedimento di processo amministrativo e ad una stessa materia, utili allo svolgimento di una determinata attività. In un fascicolo trovano posto documenti diversi per formato, natura e contenuto.

Leggi l’approfondimento sulla classificazione archivistica

Conclusioni

La dematerializzazione può essere un investimento da fare con le risorse del PNRR rese disponibili sul digitale, ovviamente una volta effettuato quanto richiesto dagli avvisi e finalizzato all’erogazione dei fondi. L’obiettivo degli avvisi non è sicuramente fare “solo quanto indicato”, ma fare molto di più e tra questo di più, si può ragionare di documenti cartacei.

I vantaggi della dematerializzazione sono innumerevoli. Tra i principali: risparmio di costi e risorse; risparmio di tempo (basti pensare a quanto sia diverso cercare un documento in un vecchio archivio polveroso e non classificato e cercare lo stesso documento in un database informatico. Moltiplichiamolo per tutte le ricerche di documenti fatte in Italia in un solo giorno e capiamo l’impatto di questo cambiamento); riduzione impatto ambientale; riduzione degli errori (trascrivere dati è passibile di errori, passare un documento digitale no). Infine, cambio di pensiero: come classificare i documenti che sto dematerializzando? La prima risposta che viene in mente è: secondo le mie necessità! E se invece pensassimo: secondo gli output che devo generare?

[1] Nota dell’Autore: alcuni passaggi sono tratti da documenti presenti online, ne è stato fatto un merge per cercare di dare una visione compatta e chiara. Tra le fonti utilizzate:

1. http://qualitapa.gov.it/sitoarcheologico/relazioni-con-i-cittadini/open-government/strumenti-della-pa-digitale/dematerializzazione/index.html
2. https://www.trasformazionedigitale.regione.lombardia.it/wps/wcm/connect/4e3dbc7b-7c46-4eff-92a8-b171831085e9/Dematerializzazione+Linee+Guida+per+gli+Enti+Locali+.pdf?MOD=AJPERES&CACHEID=ROOTWORKSPACE-4e3dbc7b-7c46-4eff-92a8-b171831085e9-m5coHx2