Responsabili per la transizione digitale nella PA locale: il modello a rete per uno “strabismo virtuoso” dell’innovazione

Questo articolo è tratto dal capitolo “Trasformazione digitale” dell’Annual Report di FPA presentato il 18 gennaio 2024. La pubblicazione è gratuita

Sta aumentando la consapevolezza dell’importanza del Responsabile per la Transizione al Digitale (ex art.17 del CAD) e dell’ufficio associato. Seppur obbligatoria dal 2016, è solo negli ultimi anni che questa figura, il suo ruolo e i compiti ad essa assegnati stanno diventando realmente parte attiva nella strategia di digitalizzazione della PA. Aumentano anche le riflessioni su punti di forza e punti di debolezza che contraddistinguono l’operatività di questa figura e di questo ufficio, intesa come la responsabilità della gestione di temi e problematiche legali, amministrative, ICT e di project management. Ad esempio, il RTD è quotidianamente coinvolto in valutazioni che spaziano dalle regole dell’innovazione digitale nella PA alla digitalizzazione di procedimenti amministrativi, dal digital marketing al design system, dal social listening alla cybersecurity, dalla conservazione documentale fino all’intelligenza artificiale.

Il RTD deve dunque avere molteplici occhi: un occhio fisso al presente, l’altro puntato sul domani; un occhio sul diritto ed un occhio sulla realtà, uno sulla normativa e uno sull’operatività; uno sguardo puntato sulle dinamiche interne, l’altro proiettato verso dinamiche esterne: locali, europee e internazionali.

Inoltre, così come la tecnologia è uno strumento che abilita qualsiasi ambito, così il RTD deve condurre la strategia di innovazione digitale in maniera totalmente trasversale. Deve ‘abilitare’ tutti i servizi e tutte le figure professionali. Deve garantire la realizzazione di un’amministrazione aperta, così come deve garantire i diritti di cittadinanza digitale. Persone, sistemi, normative, piattaforme sono collegate, e tutto quanto va organicamente sviluppato, in un progetto da fare bene, altrimenti si rischia di non fare niente e di rimanere immobili, andando contro la legge e contro i diritti delle persone e delle imprese. Per proseguire nella valutazione, bisogna comprendere anche la complessità del contesto. Quando parliamo di pubblica amministrazione intendiamo, in realtà, le pubbliche amministrazioni. Inoltre, ciascuna di esse, è caratterizzata da 10, ma anche 100 differenti velocità di erogazione servizi e sviluppo. Bisogna fare i conti con questo, continuamente. Il percorso sembra da un lato ben tracciato ma è al tempo stesso destrutturato, e richiede un alto livello di improvvisazione e creatività, spesso a causa di vincoli interni e di must che piovono periodicamente dall’esterno (aggiornamenti alla normativa, consuetudini, attualità, sentiment, decisioni politiche).

Il viaggio, non la meta

Un RTD che ha ben chiaro il contesto in cui opera può solo sfruttare al massimo quello che ha a disposizione: uno per tutti, la condivisione e l’empatia, ovvero puntare tutto sul sentimento comune di voler fare squadra. In Puglia abbiamo fatto questa esperienza. Abbiamo deciso di collaborare per lo scambio di buone prassi dal punto di vista organizzativo, tecnologico e procedurale nell’interesse comune di rafforzare la capacità amministrativa e di favorire ed accelerare un processo di miglioramento di attività e servizi erogati al territorio regionale.

Il modello RTD proposto funziona, è efficace. Porta a solidarizzare, empatizzare, mette a disposizione quello che si conosce, quello che si ha come esseri umani e professionisti. In cambio il RTD sa che non avrà gloria e onore, ma gli basta portare avanti una trasformazione necessaria sapendo che ci sono altri nelle sue condizioni. La transizione digitale ha già nella sua definizione il movimento, il percorso, la continuità. Da A a B e poi da B a C, fino ad arrivare all’obiettivo. Ma sono passaggi continui, cruciali, mai lineari, conta il viaggio non la meta. La meta la decidiamo insieme, continuamente. Il viaggio è la transizione.

Ed ecco che il RTD deve esercitare quello strabismo virtuoso: accanto ai tavoli per le buone pratiche in tema di gestione documentale e conservazione a norma, bisogna avere nuovo slancio per capire come le nuove frontiere tecnologiche o le trasformazioni epocali che campeggiano sulle pagine di attualità – vedi il PNRR – possono essere calate nella PA, come possono essere prima di tutto comprese, studiate, approfondite dagli Uffici RTD. Questo perché l’aggiornamento professionale continuo è l’unico strumento che può consentire di cogliere le opportunità che offre il mercato. Senza perdere di vista la strategia pluriennale che siamo chiamati a definire.

La Rete di RTD diventa così fondamentale strumento di lavoro. Utile a ottimizzare i tempi e valorizzare gli investimenti fatti; sfruttare al meglio le esperienze virtuose, nonché ad imparare da quelle fallimentari che non si ha paura di condividere. E ancora: stringendoci, e diventando ‘uno’, quando serve essere più grandi, oppure sparpagliandoci quando serve un presidio più specialistico. Ma sempre per riportare tutto al centro, alla Rete. E il bello dell’esperienza di fare rete è che essa non ha limiti. È una filosofia di vita, potremmo dire. Oppure un modus operandi. O semplicemente l’impostazione che in Puglia abbiamo voluto dare.

Differenti velocità e contaminazione

L’impostazione a Rete ci permette di portare avanti anche quei progetti essenziali per garantire l’operatività imprescindibile, quelli che potremmo definire meno cool ma che servono per fare bene tutto il resto. Ad esempio: se non garantisco la conservazione documentale o l’accessibilità informatica, se non combatto ogni giorno per la cooperazione applicativa tra sistemi, non basterà specializzarmi sull’intelligenza artificiale per garantire i diritti di cittadinanza digitale e fare bene il mio lavoro verso il cittadino e il territorio.

In questo modo, le differenti velocità che si riscontrano per specifici ambiti, favoriscono la nascita di progetti pilota che sarà poi la Rete a valutare se meritevoli o meno di essere portati avanti, con investimenti tali da contaminare il resto e non lasciare indietro niente, in modo che le sperimentazioni diventino progetti stabili, parte di una strategia più ampia e condivisa.

Nel frattempo, lavoriamo insieme per una trasformazione graduale ma orientata alla completezza, all’intero. Mutuando contesti e ambiti di sperimentazione dalle realtà interne alla PA che man mano (durante il viaggio) sembrano essere più pronte ad accogliere il cambiamento e a trarne beneficio.

Inoltre, la Rete è fondamentale per conciliare la specializzazione con la visione d’insieme, nella sua capacità di mettere a valore le esperienze, risparmiando così tempo e denaro. Ad esempio, si è avviata una riflessione di Rete sulle esigenze di formazione specialistica per gli uffici RTD, così come si è deciso di affrontare come territorio i temi più ‘recenti’ dell’intelligenza artificiale e della sostenibilità digitale, mettendo attorno allo stesso tavolo della rete anche mondo privato e mondo accademico.

La sostenibilità digitale come strumento di lavoro

Nello specifico, l’ufficio RTD di ARTI promuove all’interno della Rete gli approfondimenti sul tema della sostenibilità digitale nella PA. L’interesse per questo tema nasce dalla sensibilità che necessita il ruolo di Responsabile della transizione digitale, che non si occupa del momento, ma che ha proprio nel suo DNA normativo, la prospettiva, il futuro. E come non avvertire l’assoluta esigenza di portare avanti progetti sostenibili che siano coerenti con la tassonomia ESG?

Abbiamo voluto andare oltre, oltre la ricerca della soluzione tecnologica più sostenibile, abbiamo rilevato l’esigenza di misurare l’impatto del nostro lavoro. Misurare la nostra prospettiva, la nostra direzione: avere contezza dell’impatto su ambiente, società e governance dei progetti che portiamo avanti e poterne dare evidenza.

Un piccolo esercizio svolto negli ultimi mesi ci ha portato ad un’attività di analisi e studio partendo dall’osservazione dei dati immediatamente disponibili, ottenuti da interventi di digitalizzazione di alcune procedure amministrative relative a progetti realizzati con alcune strutture regionali. Oggetto di questa prima analisi sono stati principalmente i dati riferiti a numero di istanze gestite, tempi di gestione della procedura, personale coinvolto attivamente nella gestione, investimento realizzato. Focus specifici sono stati riservati ad individuare le “criticità” per misurare l’impatto di una loro risoluzione positiva. Sono emerse alcune ‘rapide evidenze’ che abbiamo provato a raccontare attraverso una suggestione: articolo 97 della Costituzione Italiana, «… i pubblici uffici sono organizzati secondo disposizioni di legge, in modo che siano assicurati il buon andamento (efficienza ed efficacia) e l’imparzialità dell’amministrazione…». Abbiamo evidenziato, infatti, come un investimento di poche decine di migliaia di euro, per la digitalizzazione di un procedimento amministrativo per l’erogazione di contributi, avesse avuto degli impatti diretti, ad esempio sulla produttività e sul garantire l’aderenza agli obiettivi di progetto, ma anche sulla riorganizzazione dei processi, in funzione di una valorizzazione del lavoro delle persone. Abbiamo anche riscontrato come la misurazione dell’impatto negativo delle criticità riscontrate (una per tutte la mancanza di cooperazione applicativa tra sistemi e banche dati) può essere utile per orientare gli investimenti futuri e rafforzare la strategia dell’ente.

Inoltre, abbiamo compreso che questo può essere anche un modo efficace per attivare consapevolezza e comunicare che la tecnologia, ma soprattutto i cambiamenti ad essa connessi, possono avere impatti positivi non solo sull’utente finale (i cittadini, imprese e territorio) ma anche sugli utenti interni, ovvero sui funzionari della PA che vivono in trincea questo cambiamento e spesso pensano di subirlo, oggetto come sono di azioni di formazione dedicate e al centro di polemiche continue sull’arretratezza della nostra PA in relazione alle competenze digitali. Ma per affrontare il cambiamento, qualsiasi esso sia, e portarlo avanti attivamente, deve esserci una motivazione che non può prescindere da una base di conoscenza, o meglio di comprensione che avviene attraverso la condivisione di dati: per una PA è necessario partire dal dato e dalla lettura del dato.

Siamo andati avanti raccogliendo spunti, esperienze, criticità attraverso un confronto allargato tra mondo pubblico, privato e accademico. Stiamo cercando di trovare, nella pluralità di punti di vista, la strada giusta per raggiungere il nostro obiettivo e mettere a punto uno strumento che possa essere utile e replicabile, e che possa magari essere messo a disposizione di altri Uffici RTD che hanno avvertito la nostra stessa esigenza.
Per un RTD in una realtà locale è difficile parlare di innovazione digitale al netto di “normativa, vincoli, adempimenti”, ma quando la normativa diventa strumento abilitante, anche gli obblighi e le sanzioni possono essere vissuti come opportunità. Con la passione e la pazienza, con le persone e le competenze, si può fare innovazione digitale nella PA. Se poi si innescano le relazioni, il confronto, lo scambio, non solo si può, ma è anche possibile guardare al futuro con slancio e consapevolezza, perseguendo gli obiettivi di sostenibilità digitale attraverso il lavoro sinergico della Rete.