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Smart Working: l’importanza di riprogettare gli spazi lavorativi

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All’interno di un progetto di Smart Working, la dimensione spaziale porta con sé una forte componente umana, dinamica e relazionale. Se ne è parlato all’appuntamento “Smart working. Lo spazio come leva del cambiamento” organizzato a Bologna in collaborazione con Regione Emilia-Romagna nell’ambito del Progetto VeLA.

10 Aprile 2019

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Giovanna Stagno

Responsabile Area Ricerca, Advisory e Formazione FPA

Smart Working nella PA con VeLA

Spazio spazio delle mie brame, com’è lo spazio smart del reame?

Ce lo siamo chiesti nell’appuntamento “Smart working. Lo spazio come leva del cambiamento” organizzato a Bologna in collaborazione con Regione Emilia-Romagna nell’ambito del Progetto VeLA. Ne siamo usciti con diversi interrogativi, ma anche con molti spunti di riflessione.

La prima considerazione è che, all’interno di un progetto di Smart Working, la dimensione spaziale porta con sé una forte componente umana, dinamica e relazionale, seppure si tenda a pensarla come una componente statica o impersonale.

Lo spazio nello Smart Working

Se lo spazio è “lo specchio di un’organizzazione”, non si può quindi prescindere dall’inserire la progettazione dello spazio in un quadro più ampio e di tipo valoriale, che definisce missionvision, strategia, obiettivi e intero sistema di valori di un’organizzazione, anche nel caso della PA.

Se quindi, come sta accadendo seppure con timidi passi anche nella PA, ci si muove verso un’organizzazione del lavoro che adotta sempre più modelli e approcci orientati alla flessibilità, al lavoro collaborativo e al team working, al raggiungimento degli obiettivi e non più all’elogio della postazione fisica, alla supremazia gerarchica e al mito della presenza, non si può non interrogarsi sul ruolo che lo spazio gioca nel processo di cambiamento culturale e organizzativo che lo smart working porta con sé. Gli esperti parlano di “workplace change management”, un cambiamento organizzativo che passa anche attraverso la rivisitazione degli spazi.

Nel processo che porta alla giusta ed efficace progettazione degli spazi in progetti di smart working, la fase conoscitiva e di analisi iniziale degli spazi e degli usi di questi spazi rappresentano step fondamentali.

FORUM PA 2019

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Di Smart Working e Pubblica amministrazione parleremo anche durante la nostra manifestazione, con un confronto per capire cosa manchi al vero cambio culturale, organizzativo e tecnologico.

Roma Convention Center "La Nuvola", 16 Maggio 2019

Lo spazio come ingaggio delle persone

Lo spazio non è semplicemente questione di “estetica” e di “interior design”, ma di usi, di significati, di benessere, di relazioni tra persone. Ed è per questo che riprogettare uno spazio vuol dire agire anche sulla parte di ingaggio delle persone – come precisa Alessandra Di Pietro, Architetto di Lombardini 22 – tanto “nella fase di progettazione per definire insieme alle persone alcune caratteristiche degli spazi in cui queste persone si troveranno a lavorare” quanto nella fase successiva di utilizzo dei nuovi spazi.

Conoscere gli spazi attuali e l’uso che se ne fa è fondamentale per ripensare gli spazi e gli usi possibili in ottica smart working, anche per evitare la “decodifica aberrante” (per dirla alla Umberto Eco), che come sottolinea Pierluigi Cervelli, docente di semiotica alla Sapienza Università di Roma, si manifesta quando “entra in gioco l’interpretazione cioè quando il rapporto tra una trasformazione e il suo effetto non è automatico”.

“Progettare uno spazio allora è progettare delle relazioni”, significa agire sul sistema dei valori e dell’appartenenza. Se si parte da questa considerazione e da quello che spazialmente questo implica, si comprende la portata di enorme trasformazione che lo smart working intende introdurre nella PA in cui ogni dipendente è abituato alla propria postazione, al proprio orario di lavoro, al proprio ufficio e si comprende anche perché la trasformazione spaziale, organizzativa, tecnologica e manageriale vada pensata come un’unica trasformazione, e non a compartimenti stagni.

L’evento a Bologna

Il workshop di Bologna è stato quindi un’occasione importante di riflessione sulla pratica di riprogettazione degli spazi, pratica sicuramente più frequente nel privato in cui grandi aziende hanno ridefinito i loro spazi contestualmente ai processi di ridefinizione di tipo organizzativo. Pratica che nel pubblico è invece di recente introduzione e, come spesso accade in questo settore, che si prefigura difficile da realizzare in partenza a causa di incertezze e vincoli burocratici e procedurali che (come al solito ci verrebbe da dire!) indeboliscono “lo slancio vitale” – per dirla alla Bergson – di una PA che invece ci prova ad innovare, anche partendo da quella dimensione che sembra più difficile da modificare, lo spazio fisico.

Lo stesso tema del patrimonio immobiliare pubblico è stato affrontato per lungo tempo in modo burocratico, inibendo di fatto così le grandi potenzialità, disponibilità e varietà di spazi di cui le Amministrazioni pubbliche dispongono e senza affrontare in modo approfondito e sistemico i processi attraverso cui si riprogettano e si riorganizzano le funzioni di questi spazi, specie in un’ottica di introduzione di forme di lavoro flessibile.

Quali sono questi spazi di cui ciascuna amministrazione dispone? Quanti sono? Dove sono localizzati? A cosa sono adibiti? Quali prospettive di nuovi utilizzi? Gli interrogativi restano ancora molti, ma la mancanza di risposte non scoraggia. E se si pensa che lo stesso Progetto VeLA inserisce nel kit di riuso una componente legata agli spazi, finalizzata a fornire esempi di “worksetting” a cui le PA possono ispirarsi per definire nuovi ambienti di lavoro funzionali e a misura di dipendente, si comprende come la consapevolezza del “peso” della componente spaziale nel ridefinire l’organizzazione prenda piede all’interno delle Amministrazioni.

La PA come promotrice dello Smart Working

Infine, il tema dello spazio nei progetti di Smart Working contribuisce a ribadire la necessità di un rapporto più aperto tra Amministrazione e il suo territorio, del governo con la rete e di una PA che si faccia essa stessa promotrice e abilitatrice dell’innovazione sui territori.

Questo cambio di paradigma, se vogliamo, trova nella ridefinizione organizzativa e spaziale un alleato se si guarda oltre l’orizzonte dello spazio fisico degli edifici delle Amministrazioni e si tiene conto dello spazio su almeno tre altri tre livelli:

  • Lo spazio “digitale” abilitato dalle nuove tecnologie, tecnologie che supportano i processi e a tendere possano consigliare e guidare i comportamenti delle persone, come sottolineato da Emanuele Madini – Associate Partner e Smart Working Evangelist di Partners4Innovation. Tecnologie che non solo si integrano nello spazio fisico quindi, ma che permettono di supportare efficacemente forme di lavoro collaborativo e la comunicazione;
  • Lo spazio “delocalizzato”, pratica sempre più diffusa quella dei coworking e dei fab lab, che sempre più ospitano organizzazioni o parti di queste, pubbliche e private, che dal lavorare in uno spazio in comune traggono spunti e vantaggi in termini di innovazione e creatività. Recente l’iniziativa di Regione Veneto per la creazione di innovation lab sul territorio o quella di Regione Emilia-Romagna che sta attivando condivisione di spazi tra pubbliche amministrazioni del territorio;
  • L’ecosistema spaziale e lo “smart place”, uno spazio che mette in connessione diversi attori, persone interne ed esterne all’organizzazione che si contaminano vicendevolmente e nel caso della PA aperto ai cittadini e agli stakeholder territoriali.

FORUM PA 2019

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