È possibile fare smart working anche stando in ufficio? La risposta è sì, se usciamo dallo schema per cui fare smart working significa esclusivamente lavorare da una sede alternativa (casa, ma non solo) e in mobilità, e partiamo prima di tutto da una diversa concezione del lavoro che si rispecchia anche nella progettazione e nell’uso degli spazi.

Lo smart working in Regione Lazio

La Regione Lazio sta puntando proprio su questo aspetto e lo sta applicando nell’allestimento della sua nuova sede che verrà aperta presso il Campus della Ericsson a Roma sulla via Anagnina. Ce lo racconta Alessandro Bacci, Direttore della Direzione Affari istituzionali, Personale e Sistemi informativi della Regione Lazio, che fa anche il punto sulla sperimentazione dello smart working in Regione che ha visto coinvolti nell’ultimo anno 579 dipendenti su 4.500, con un coinvolgimento trasversale di uffici, funzioni e categorie di personale.

Spazi più razionali e innovazione tecnologica

“L’esperienza della Regione Lazio sullo smart working parte dall’esigenza di razionalizzare gli spazi e di spingere sull’innovazione – esordisce Bacci – con un salto di qualità sia in termini di dotazioni tecnologiche al personale, che di accrescimento delle competenze digitali. Ci attendiamo poi, una volta a regime,  benefici a livello di organizzazione del lavoro e, quindi, anche un miglioramento nella qualità dei servizi resi dall’amministrazione”.

Condivisione e flessibilità

“In questa fase di sperimentazione – aggiunge Bacci – abbiamo constatato che lo smart working ha bisogno prima di tutto di condivisione delle informazioni e di flessibilità nel modo di lavorare, cosa che stiamo traducendo anche dal punto di vista logistico nella creazione di ambienti smart, open space e spazi di coworking, coniugando quindi innovazione tecnologica e cambiamento della logistica. In particolare stiamo applicando questo approccio nell’allestimento della nuova sede regionale, dove sposteremo le direzioni tecniche e dove ci sarà un grande centro per l’impiego. Una sede con circa mille dipendenti che sarà allestita (anche se non totalmente) in modalità smart working, superando il concetto di postazione fisse, stanze e scrivanie assegnate e prevedendo spazi di condivisione, spazi per il coffee break e sale riunioni allestite in maniera più efficiente e smart, con tecnologie avanzate per le videoconferenze”.

Dematerializzazione e digitalizzazione dei processi

Si vuole così favorire, attraverso una diversa organizzazione degli spazi e un’adeguata dotazione tecnologica, anche la condivisione delle informazioni necessarie per lavorare. Il presupposto per raggiungere questo obiettivo è però la dematerializzazione e la digitalizzazione dei processi, come sottolinea Bacci: “Non deve esserci più circolazione di carta, non solo all’interno della nuova sede, ma soprattutto tra questa e la sede della Regione in via Cristoforo Colombo. Tutto deve viaggiare con firma digitale. Stiamo quindi facendo un lavoro importante di change management sia sul personale che sulla dirigenza, con il coinvolgimento dei direttori”.

Lavoro “sostenibile”

Grazie alle nuove dotazioni e alla nuova organizzazione del lavoro che andrà a regime con l’apertura della nuova sede, il personale in smart working dovrebbe aumentare anche perché, come ricorda Bacci, “lo smart working consente anche una migliore conciliazione vita lavoro e una riduzione degli spostamenti, che in una città come Roma non sono un problema da poco. In questo senso lo smart working è una modalità di lavoro sostenibile, che si concilia perfettamente con la logica green e le relative politiche”.

La risposta dei dipendenti

Ma come stanno rispondendo i lavoratori coinvolti nella sperimentazione? “Stiamo riscontrando un’adesione molto convinta del personale a questa nuova modalità lavorativa, i lavoratori si sentono più responsabilizzati dovendo lavorare per obiettivi e sostengono anche di fare un miglior uso del proprio tempo rispetto alle modalità tradizionali, viene evidenziata una maggiore concentrazione, si apprezza l’autonomia e la responsabilizzazione. Allo stesso tempo, si sottolinea la necessità di allineare i flussi informativi e l’organizzazione delle direzioni a questa nuova modalità, perché spesso il lavoratore in smart working viene percepito ancora come un lavoratore assente dal posto di lavoro. Dobbiamo trovare il modo di abbattere queste barricate, che sono ancora presenti. Questo presuppone uno sforzo ulteriore da parte dell’amministrazione”.

Formazione e confronto

In questo senso è centrale la formazione e il confronto, sia all’interno dell’amministrazione che tra realtà diverse. Uno dei prossimi appuntamenti in questo senso è l’incontro che la Regione Lazio organizza per il  22 novembre a Roma un incontro dal titolo “Benchmarking sulle strategie e prospettive dello Smart Working nella PA”, che vuole dare seguito all’esperienza del progetto VeLA.

L’importanza del benchmarking: sulla scia del progetto VeLA

“Le innovazioni non si impongono per legge, norma o contratto – conclude Bacci – l’operatività di questo cambiamento passa attraverso la condivisione delle migliori pratiche e dei risultati ottenuti. Quello del 22 novembre è un vero e proprio evento di benchmark su strategie e prospettive dello smart working nella PA attraverso il confronto con esperti del settore pubblico e privato. Vogliamo evidenziare le modalità che le varie amministrazioni hanno adottato per l’attuazione dello smart working e, soprattutto, confrontarci su criticità e prospettive di sviluppo. Insomma, provare a capire cosa serve affinché questa nuova modalità di lavoro sia una modalità perfettamente alternativa a quella tradizionale nel momento in cui un’amministrazione la implementa”.

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27 Luglio 2024

L’appuntamento del 22 novembre è aperto a tutti gli interessati.

Qui il programma completo

Per partecipare, scrivere a lavoroagile@regione.lazio.it

L’evento (Roma, LUISS EnLabs, in Via Marsala 29H, ore 9.30-17.00) si aprirà con una sessione plenaria in cui interverranno, oltre ad Alessandro Bacci, Francesco Raphael Frieri, Direttore della Direzione Risorse, Europa, Innovazione e Istituzioni, Regione Emilia-Romagna; Gianni Dominici, Direttore Generale di FPA; Mariano Corso, Responsabile Scientifico Osservatorio Smart Working, Politecnico di Milano; Monica Parrella, Direttore Direzione del Personale, Dipartimento dell’Amministrazione Generale, del Personale e dei Servizi, Ministero dell’Economia e delle Finanze; Alessandro Adamo, Partner – Director DEGW, Lombardini. tavoli di Benchmarking: People strategy, Programmazione e controllo, Gestione degli spazi e degli immobili, Digitalizzazione, Sostenibilità.

A seguire, sessione di lavoro in tavoli di Benchmarking dedicati a: People strategy, Programmazione e controllo, Gestione degli spazi e degli immobili, Digitalizzazione, Sostenibilità. Nel pomeriggio un momento di restituzione dei risultati dei tavoli e, per chiudere, discussione in plenaria.