Il 2020 è stato l’anno del lavoro a distanza, che ha rappresentato la prima esperienza per la maggior parte dei dipendenti della Pubblica Amministrazione. Secondo i numeri del monitoraggio elaborati da FormezPA per conto della Funzione pubblica e pubblicati a dicembre 2020, lo smart working nella PA ha riguardato l’86% delle amministrazioni interpellate (1.537 amministrazioni), dal 94% al 100% se parliamo degli enti sopra i 10 addetti. Da un’indagine realizzata da FPA nel luglio 2020, l’88% dei dipendenti ha giudicato l’esperienza in modo positivo, il 69,5% ha sostenuto di aver potuto organizzare e programmare meglio il lavoro e il 34,9% di aver lavorato in un clima di maggior responsabilizzazione; il 94% dei dipendenti pubblici dichiarava che avrebbe voluto continuare a lavorare da remoto anche nel new normal. La maggior parte delle pubbliche amministrazioni sono riuscite a garantire i servizi essenziali ai cittadini e alle imprese, anche nelle fasi più critiche del lockdown, adottando una logica emergenziale.

Verso il “new normal”: il ruolo del POLA (Piano Organizzativo del Lavoro Agile)

“Lo smart working è stato certamente fondamentale durante la fase acuta della pandemia e ha segnato un cambiamento culturale – ha sottolineato di recente il Ministro per la Pubblica Amministrazione, Renato Brunetta -. Ora occorre ricondurlo ad essere uno degli strumenti di organizzazione del lavoro delle singole amministrazioni, strettamente connesso al livello di qualità dei servizi da fornire a cittadini e imprese”.

Va in questa direzione il POLA (Piano Organizzativo del Lavoro Agile), pensato per normare lo smart working nella PA anche nel new normal, utile anche per indicare il percorso verso la transizione digitale. Questo strumento, previsto già nel decreto Rilancio, prevede che le amministrazioni pubbliche entro il 31 gennaio di ciascun anno (a partire dal 2021) redigano il Piano per le attività che possono essere svolte in modalità agile e che almeno il 60% dei dipendenti possa avvalersene.

Per attuare il lavoro agile è indispensabile un ripensamento delle attività e del modello di lavoro, degli orari e del livello di responsabilizzazione. Si parla anche di una ridefinizione degli spazi di lavoro, con l’introduzione del digital workplace, il posto di lavoro con caratteristiche simili sia per il lavoratore che opera in sede sia per chi lavora da casa o da un altro luogo.

Il percorso verso il lavoro agile rappresenta una sfida per la PA, come i numeri nell’approvazione dei Piani evidenziano: a fine febbraio un terzo delle amministrazioni che erano tenute a farlo aveva approvato il Pola, secondo i dati del Portale della performance del Dipartimento della funzione pubblica, un numero che, al di là delle letture date (in positivo o in negativo) parlano di un percorso finalmente avviato, ma che richiede ancora impegno e disseminazione. Del resto, proprio alla presentazione del POLA è legata la possibilità di ottenere risorse aggiuntive, da destinare all’acquisto di dispositivi informatici e ai percorsi di formazione per dipendenti.

Il ruolo delle piattaforme digitali per lo smart working nella PA

Le piattaforme digitali possono venire in aiuto della PA semplificando la complessità sia per il dipendente, che potrà concentrarsi sulle attività di collaborazione interna e al servizio dei cittadini, sia per i reparti che devono mettere a punto l’infrastruttura e fornire supporto. Si guarda, quindi, a soluzioni che dovrebbero offrire un’esperienza soddisfacente al dipendente, fruibile anche da mobile, preferibilmente con una modalità di interazione consumer-like, tipica degli smartphone, per ridurre la formazione per l’uso dello strumento.

La piattaforma digitale ideale deve garantire rapidità di esecuzione e agilità, in modo da adattarsi alla mutazione di processi e workflow che possono evolversi in base alla legislazione e al momento storico. In questo contesto il ricorso a soluzioni cloud, così come l’Agenda Digitale suggerisce, fornisce un tremendo boost a questo tipo di approccio.

La piattaforma dovrebbe essere in grado di orchestrare processi di governo che ruotano intorno al dipendente, come survey, autorizzazioni, flussi, questionari, portali e applicazioni mobile a supporto della vita in ufficio e a casa, nonché la raccolta dei KPI per analizzare in maniera costruttiva l’andamento del lavoro agile.

Quindi il ruolo delle piattaforme digitali è sempre più centrale e strategico, caratteristiche quali lo sviluppo low-code daranno agli enti e ai business stakeholder elementi per indirizzare nuovi processi e nuovi scenari per i dipendenti.

Nella nuova modalità di lavoro agile, la piattaforma garantirà ai dipendenti un sistema di prenotazione delle postazioni basato su mappe, aperta e integrata con tutti i sistemi di gestione aziendale esistenti, garantendo accessi sicuri, alle applicazioni e ai dati dall’esterno, con il ricorso eventualmente a tecniche di criptazione e VPN.

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20 Aprile 2024

Smart working nella PA e ruolo delle persone

Per assicurare il successo del progetto di smart working nella PA, il tema delle persone è centrale, non soltanto in riferimento alle competenze da acquisire e al cambio di mentalità necessario all’interno dell’organizzazione, ma anche guardando al loro coinvolgimento fin dalla fase di analisi del processo di cambiamento, attraverso la creazione di uno o più gruppi di lavoro interni per effettuare la mappatura dei bisogni. La definizione degli obiettivi e delle caratteristiche del progetto dovranno tener conto anche degli spazi fisici e della dotazione tecnologica, per rilevare eventuali gap. Andrebbero infine previste, prima del rollout, una fase di sperimentazione, individuando le persone e i reparti più idonei, e una successiva fase di monitoraggio (che anche l’approccio POLA indica), previa definizione degli indicatori, facilitata da opportuni strumenti di reporting o dashboard.

L’esperienza maturate durante questo periodo ha dimostrato il perfetto binomio tra smart working e transizione digitale. I POLA e i piani triennali per l’informatica delle singole PA dovranno includere necessariamente le nuove piattaforme digitali per garantire la corretta accelerazione sulla semplificazione e la dematerializzazione di atti, documenti e processi, favorendo la transizione digitale.